声像档案保管制度

声像档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司声像档案的科学管理，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥声像档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在工作活动中形成的各种声像档案的管理。（三）定义声像档案是指公司在各项工作活动中形成的，以声音、图像为主要载体，具有保存价值的文件材料，包括照片、录音带、录像带、影片等。（四）管理原则声像档案管理遵循集中统一管理、分级负责、确保安全、便于利用的原则。二、声像档案的形成与收集（一）形成部门与职责1.公司各部门负责本部门工作活动中声像档案的形成和收集工作。2.各部门应指定专人负责声像档案的收集、整理和初步保管，并确保声像档案的真实性、完整性和准确性。（二）收集范围1.公司重要会议、重大活动的照片、录音、录像等资料，包括会议现场、领导讲话、重要嘉宾发言、活动场景等。2.公司各类工程建设项目的照片、录像资料，包括项目规划、施工过程、竣工验收等各个阶段。3.公司产品研发、生产过程中的照片、录像资料，如新产品研发过程、生产线运行情况等。4.公司外事活动的照片、录音、录像资料，包括与国内外合作伙伴的交流、合作项目的洽谈等。5.公司获得的各类荣誉、奖项的照片、证书等资料。6.反映公司企业文化、员工风采的照片、录像资料，如员工培训、文体活动、团队建设等。7.其他具有保存价值的声像资料。（三）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时收集声像档案，确保资料的时效性。2.收集的声像档案应主题明确、图像清晰、声音清楚，能够准确反映工作活动的内容和过程。3.对于重要的声像档案，应同时收集相关的文字说明材料，包括活动主题、时间、地点、参与人员、主要内容等。4.收集的声像档案应注明拍摄时间、地点、拍摄人等信息。三、声像档案的整理（一）分类标准声像档案按照载体形式分为照片档案、录音档案、录像档案、影片档案等；按照内容分为行政管理类、生产经营类、企业文化类、外事活动类等。（二）整理方法1.照片档案按照照片的形成时间顺序进行排列，同一事件的照片集中排列在一起。对照片进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式可采用“年度+流水号”，如“2023001”表示2023年的第1张照片。填写照片说明，包括照片题名、拍摄时间、地点、人物、事由等信息。照片说明应简洁明了，能够准确反映照片的内容。将照片装入照片档案袋或相册，并在档案袋或相册上注明照片的编号、题名、数量等信息。2.录音档案按照录音的形成时间顺序进行排列，同一事件的录音集中排列在一起。对录音进行编号，编号格式与照片档案相同。填写录音说明，包括录音题名、录制时间、地点、内容摘要等信息。录音说明应详细记录录音的主要内容。将录音磁带或光盘装入专用的盒式磁带或光盘盒中，并在盒上注明录音的编号、题名、时长等信息。3.录像档案按照录像的形成时间顺序进行排列，同一事件的录像集中排列在一起。对录像进行编号，编号格式与照片档案相同。填写录像说明，包括录像题名、录制时间、地点、内容摘要、拍摄人等信息。录像说明应详细记录录像的主要内容和拍摄情况。将录像带或光盘装入专用的盒式磁带或光盘盒中，并在盒上注明录像的编号、题名、时长等信息。4.影片档案按照影片的形成时间顺序进行排列，同一事件的影片集中排列在一起。对影片进行编号，编号格式与照片档案相同。填写影片说明，包括影片题名、制作时间、地点、内容摘要、导演、主演等信息。影片说明应详细记录影片的制作情况和主要内容。将影片拷贝装入专用的片盒中，并在片盒上注明影片的编号、题名、时长等信息。（三）编目1.根据整理好的声像档案，编制声像档案目录。目录应包括声像档案的编号、题名、形成时间、保管期限、密级等信息。2.声像档案目录应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交使用部门，以便查阅和利用。四、声像档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的声像档案库房，用于存放声像档案。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的保管设备和设施，如档案柜、温湿度计、空调、除湿机等，确保声像档案的安全保管。（二）保管要求1.声像档案应分类存放，不同载体形式、不同内容类别的声像档案应分别存放，便于查找和管理。2.对声像档案的保管情况应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。3.对于磁性载体的声像档案，应定期进行转存，防止信息丢失。转存后的声像档案应与原档案同时保管。4.声像档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期三种。保管期限的划分应遵循以下原则：反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司发展有长远利用价值的声像档案，应列为永久保管。反映公司一般工作活动，在一定时期内对公司有查考利用价值的声像档案，应列为长期保管，保管期限一般为15年至50年。反映公司临时性工作活动，在较短时间内对公司有参考价值的声像档案，应列为短期保管，保管期限一般为5年以下。5.声像档案的密级应根据国家有关保密规定和公司实际情况确定，分为绝密、机密、秘密三级。密级声像档案应严格按照保密制度进行保管，确保档案信息的安全。（三）数字化管理1.为提高声像档案的利用效率和保管安全性，应对声像档案进行数字化处理。数字化处理应遵循相关技术标准和规范要求，确保数字化声像档案的质量。2.数字化声像档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并建立相应的数据库，便于检索和利用。3.定期对数字化声像档案进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的安全性。五、声像档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅声像档案的，可向档案管理部门提出申请。2.公司外部单位因工作需要查阅声像档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理查阅手续。3.声像档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用手续1.公司内部人员查阅声像档案，应填写《声像档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的声像档案，并在查阅登记表上记录查阅情况。查阅登记表应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。3.公司外部单位查阅声像档案，应提前向公司档案管理部门提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提供单位介绍信和查阅人员有效身份证件。档案管理部门收到申请函后，报公司领导审批。4.经公司领导审批同意后，档案管理部门与查阅单位签订《声像档案查阅利用协议》，明确双方的权利和义务。查阅单位应按照协议要求查阅声像档案，并在查阅登记表上记录查阅情况。查阅结束后，查阅单位应及时归还声像档案。（三）利用方式1.声像档案的利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。查阅是指利用人员在档案管理部门指定的场所查阅声像档案；借阅是指利用人员将声像档案借出档案管理部门，在规定的时间内归还；复制是指利用人员根据需要对声像档案进行复制。2.对于重要的声像档案，一般不提供借阅和复制服务。如确需借阅或复制的，应经公司领导批准，并按照相关规定办理手续。3.利用人员在查阅、借阅、复制声像档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠等，不得擅自将档案带出档案管理部门指定的场所。六、声像档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立声像档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对声像档案的保管期限和价值进行鉴定。（二）鉴定标准1.声像档案的鉴定应根据国家有关规定和公司实际情况，按照保管期限的划分原则和档案价值的评估标准进行。2.对于保管期限已满的声像档案，鉴定小组应进行全面审查，确定是否有继续保存的价值。对于确无保存价值的声像档案，应予以销毁。3.对于保管期限未满，但已失去利用价值的声像档案，鉴定小组应进行评估，确定是否可以提前销毁。提前销毁的声像档案应报公司领导批准。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的声像档案，由档案管理部门编制《声像档案销毁清册》。销毁清册应包括声像档案的编号、题名、形成时间、保管期限、密级等信息。2.《声像档案销毁清册》经公司领导审批后，由档案管理部门组织实