应急档案制度

应急档案制度一、总则（一）目的为加强公司应急管理工作，规范应急档案管理，确保应急档案的完整性、准确性和时效性，有效发挥应急档案在应对突发事件中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在应急管理活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则应急档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则应急档案应如实反映应急管理活动的全过程，数据准确、内容真实，不得弄虚作假。3.及时归档原则应急管理活动中形成的各类文件材料应及时整理归档，不得积压或延误。4.便于利用原则应急档案的整理和保管应便于查阅和利用，以满足应急处置、事后总结评估等工作的需要。二、应急档案的分类与归档范围（一）应急预案类1.综合应急预案公司应对各类突发事件的总体预案，包括应急组织机构及职责、应急响应程序、应急资源保障等内容。2.专项应急预案针对某一类特定突发事件制定的专项预案，如火灾应急预案、地震应急预案、生产安全事故应急预案等。3.现场处置方案针对具体场所、设备或岗位制定的应急处置措施，如某车间火灾现场处置方案、某设备故障现场处置方案等。（二）应急管理工作文件类1.应急管理工作规划、计划、总结公司及各部门制定的应急管理工作年度规划、季度计划、年度总结等文件。2.应急管理工作会议纪要记录应急管理工作会议讨论内容和决策事项的纪要文件。3.应急管理工作通知、通报公司发布的关于应急管理工作的通知、通报等文件。（三）应急资源管理文件类1.应急物资储备清单详细记录公司储备的各类应急物资的名称、数量、存放地点、保质期等信息的清单。2.应急物资采购、发放、使用记录应急物资的采购合同、发票，发放记录以及使用情况记录等文件。3.应急救援设备清单及维护保养记录公司配备的应急救援设备的清单，以及设备的维护保养计划、记录等文件。（四）应急演练文件类1.应急演练方案每次应急演练制定的详细方案，包括演练目的、内容、步骤、参与人员等。2.应急演练记录演练过程中的照片、视频、文字记录等，反映演练的实际情况。3.应急演练总结报告对演练效果进行评估和总结的报告，提出改进措施和建议。（五）突发事件应急处置文件类1.突发事件报告事件发生时，现场人员或相关部门向上级报告事件情况的文件，包括事件发生的时间、地点、经过、影响等。2.突发事件应急处置记录应急处置过程中的指挥调度记录、救援行动记录、现场勘查记录等文件。3.突发事件调查处理报告对突发事件进行调查分析，查明原因、认定责任、提出处理意见和整改措施的报告。（六）应急培训文件类1.应急培训计划公司制定的年度应急培训计划，明确培训内容、对象、时间、方式等。2.应急培训教材、课件用于应急培训的教材、课件等资料。3.应急培训记录培训过程中的签到表、考核成绩等记录文件。三、应急档案的收集与整理（一）收集要求1.明确责任主体各部门负责收集本部门在应急管理活动中形成的文件材料，并及时移交公司综合管理部门。2.定期收集各部门应定期（每月或每季度）将收集的文件材料移交综合管理部门，确保档案的及时归档。3.主动收集综合管理部门应主动跟踪应急管理工作进展，及时收集相关文件材料，避免遗漏重要信息。（二）整理要求1.分类整理按照本制度规定的分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理，确保档案类别清晰、层次分明。2.编号编目为每份档案编制唯一的编号，并进行编目，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.装订成册对纸质档案进行装订，确保文件整齐、牢固，便于长期保存。四、应急档案的保管（一）保管场所1.专用库房公司应设立专用的应急档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.温湿度控制库房内配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份数据应异地存放，确保数据安全。同时，建立电子档案索引目录，便于快速检索。（三）保管期限1.永久保管涉及公司应急管理工作重大决策、重要事件记录、长期保存有价值的档案，应永久保管。2.定期保管其他应急档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限为10年或30年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。（四）档案鉴定1.定期鉴定公司每年组织对应急档案进行一次鉴定，由综合管理部门牵头，各相关部门参与，对档案的保管价值进行评估。2.鉴定标准根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否具有保存价值。对已失去保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报公司领导批准后进行销毁。五、应急档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则应急档案的利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和他人合法权益。2.按需利用原则根据应急处置、事后总结评估等工作的实际需要，合理提供档案利用服务。3.严格审批原则查阅、借阅应急档案应履行严格的审批手续，确保档案的安全。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅应急档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.借阅如需借阅应急档案，应填写档案借阅申请表，经部门负责人、综合管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。（三）利用记录综合管理部门应对档案的利用情况进行记录，包括查阅或借阅时间、人员、内容、归还时间等信息，以便跟踪档案的流向和使用情况。六、应急档案的信息化管理（一）建立应急档案管理系统公司应建立应急档案管理系统，实现应急档案的数字化管理。通过系统录入档案信息，建立电子档案数据库，实现档案的快速检索、借阅审批、统计分析等功能。（二）数据录入与维护1.及时录入档案管理人员应及时将整理好的应急档案信息录入管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期维护定期对系统中的数据进行维护，更新档案的保管期限、利用情况等信息，确保系统数据的时效性。（三）安全管理1.权限设置对应急档案管理系统设置不同的用户权限，根据人员职责和工作需要，授予相应的查阅、录入、修改等权限，确保数据安全。2.数据备份与恢复定期对系统数据进行备份，并将备份数据存储在安全的位置。同时，制定数据恢复预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。七、监督与考核（一）监督检查1.定期检查公司综合管理部门定期对应急档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况，发现问题及时督促整改。2.专项检查针对应急管理工作中的重点环节或存在的突出问题，组织专项检查，确保应急档案管理工作规范有序。（二）考核评价1.建立考核指标制定应急档案管理工作考核指标体系，包括档案的完整性、准确性、时效性、利用效率等方面，对各部