档案室机要制度

档案室机要制度一、总则（一）目的为加强公司档案室机要文件的管理，确保机要文件的安全、完整、保密，提高机要文件的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及机要文件的管理与使用。（三）基本原则1.安全保密原则：机要文件的管理必须确保文件内容不泄露，防止文件丢失、被盗、篡改等情况发生。2.规范管理原则：严格按照规定的程序和方法进行机要文件的收集、整理、归档、保管、借阅、传递等操作，确保管理工作规范化、标准化。3.高效利用原则：在确保安全保密的前提下，充分发挥机要文件的作用，提高文件的利用效率，为公司的决策和业务工作提供有力支持。二、档案室机要文件的范围（一）上级机关下发的涉及公司重要决策、工作部署、人事任免等具有机密性的文件。（二）公司内部形成的涉及商业秘密、技术秘密、财务数据、重要会议纪要等具有保密价值的文件。（三）其他需要作为机要文件管理的文件。三、档案室机要文件的管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案室机要文件管理制度，并组织实施。2.负责机要文件的收集、整理、归档、保管等日常管理工作。3.负责机要文件的借阅、传递等服务工作，并对借阅和传递情况进行登记和跟踪。4.负责档案室的安全防范工作，确保机要文件的安全。5.定期对机要文件进行清查和盘点，确保文件的完整性。（二）文件产生部门职责1.负责本部门机要文件的形成、收集和整理工作，并及时移交档案室。2.按照规定的程序和要求，填写机要文件借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。3.负责对本部门人员进行机要文件保密教育，确保人员了解并遵守机要文件管理制度。（三）借阅人员职责1.严格遵守机要文件管理制度，不得擅自将机要文件转借他人或带出规定的使用范围。2.妥善保管借阅文件，不得在文件上涂改、标记、损坏，如有损坏应及时报告档案室。3.按时归还借阅文件，如需延期使用，应办理延期手续。四、档案室机要文件的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责机要文件的收集工作，确保文件及时、完整地收集到本部门。2.对于上级机关下发的机要文件，应在文件收到后[X]个工作日内移交档案室。3.公司内部形成的机要文件，应在文件定稿后[X]个工作日内移交档案室。（二）整理1.档案室对收集到的机要文件进行分类整理，按照文件的来源、内容、时间等因素进行编号、编目。2.机要文件应按照类别进行装订，确保文件整齐、牢固。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引和目录。五、档案室机要文件的归档（一）归档要求1.机要文件应按照年度、类别、保管期限等进行分类归档，便于查找和利用。2.归档文件应填写归档登记表，注明文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对于重要的机要文件，应建立专门的档案盒或档案柜进行存放，并标注清晰的标识。（二）保管期限1.机要文件的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的文件包括公司的重要历史资料、涉及公司核心利益的文件等。3.长期保管的文件包括公司的重要业务文件、财务报表等，保管期限为[X]年。4.短期保管的文件包括一般性的工作文件、临时性的资料等，保管期限为[X]年。六、档案室机要文件的保管（一）保管环境1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施，确保机要文件的安全保管。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.机要文件应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和保管期限进行排列。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应存放在不同介质和地点。（三）定期清查1.档案室应定期对机要文件进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括文件的数量、完整性及保管情况等，发现问题应及时处理，并记录清查结果。七、档案室机要文件的借阅（一）借阅范围1.因工作需要，公司内部人员可以借阅机要文件。未经批准，外部人员不得借阅。2.借阅机要文件应严格控制在工作所需的范围内，不得超量借阅。（二）借阅程序1.借阅人员填写机要文件借阅申请表，注明借阅文件名称、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案室审核。3.档案室审核通过后，办理借阅手续，借阅人员签字确认，并领取借阅文件。（三）借阅期限1.机要文件的借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理延期手续。2.对于重要的机要文件，借阅期限应根据文件的保密要求和工作需要进行确定。（四）归还要求1.借阅人员应按时归还借阅文件，不得逾期。如遇特殊情况需要延期，应提前向档案室说明原因，并办理延期手续。2.归还文件时，借阅人员应确保文件的完整性和保密性，不得在文件上留下任何标记或损坏。档案室应对归还的文件进行检查，如发现问题应及时处理。八、档案室机要文件的传递（一）传递方式1.机要文件的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子邮件等。2.对于绝密级文件，应采用专人送达的方式进行传递，确保文件安全。（二）传递程序1.传递机要文件时，应填写机要文件传递登记表，注明文件名称、编号、传递时间及接收人等信息。2.传递人员应将文件密封包装，并在封口处加盖密封章或签字确认。3.接收人员收到文件后，应在传递登记表上签字确认，并对文件进行检查，如发现问题应及时与传递人员联系。（三）传递安全1.传递机要文件的人员应具备保密意识和责任心，严格遵守传递规定，确保文件安全。2.在传递过程中，如遇文件丢失、被盗、损坏等情况，传递人员应及时报告档案室，并采取相应的措施进行处理。九、档案室机要文件的保密措施（一）人员管理1.档案室工作人员应经过严格的审查和保密培训，具备良好的保密意识和职业道德。2.与机要文件管理相关的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）环境管理1.档案室应设置专门的区域，与其他区域进行物理隔离，防止无关人员进入。2.档案室应安装监控设备，对档案室的出入情况进行实时监控。（三）文件管理1.机要文件应严格按照保密级别进行分类管理，不同保密级别的文件应存放在不同的区域。2.对机要文件的查阅、借阅、传递等操作应进行详细记录，以便追溯和查询。（四）保密教育1.公司应定期组织机要文件保密教育活动，提高员工的保密意识和防范能力。2.对涉及机要文件管理的人员进行定期的保密培训，确保其熟悉保密制度和操作流程。十、档案室机要文件的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且已无保存价值的机要文件。2.因工作失误或其他原因形成的重复、多余、错误的机要文件。3.经鉴定需要销毁的其他机要文件。（二）销毁程序1.档案室定期对机要文件进行清理，提出销毁意见，填写机要文件销毁申请表，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经档案室负责人审核后，报公司领导审批。3.经批准后，档案室组织专人对机要文件进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、文件名称