档案制度梳理

档案制度梳理一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司/组织工作活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司/组织各类档案，建立健全档案管理体系。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。5.定期对档案进行安全检查，确保档案的安全保管。6.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.业务档案：根据公司/组织业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。4.项目档案：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。5.声像档案：包括照片、录音、录像等。6.电子档案：包括公司/组织在信息化过程中形成的电子文件、数据库等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保档案编号的科学性和规范性。2.档案编号采用层次编码法，由档案类别代码、年度代码、流水号等组成。3.具体编号规则如下：档案类别代码：采用大写字母表示，如“A”表示行政档案，“B”表示财务档案，“C”表示业务档案，“D”表示项目档案，“E”表示声像档案，“F”表示电子档案。年度代码：采用公元纪年的四位数字表示，如“2023”表示2023年度。流水号：按照档案形成的先后顺序，采用阿拉伯数字依次编号，位数根据档案数量确定。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作活动结束后，按照档案管理制度的要求，及时将档案整理归档，并移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和指导，对未按时移交或档案收集不完整的部门，应及时督促其整改。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理工作包括分类、组卷、编目、装订等环节。3.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。4.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应保持相对独立和完整。5.编目：对卷内文件进行编号、编页、填写卷内目录和备考表等。6.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。五、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境的适宜。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，并建立档案存放索引。2.声像档案应按照载体类型分别存放，并注明录制时间、内容、来源等信息。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，对档案进行全面审查，提出存毁意见。4.对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经公司/组织领导批准后，予以销毁。5.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁过程的安全、彻底。6.档案销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅涉及公司/组织机密的档案，应经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.查阅人员如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用统计1.档案管理部门应建立档案利用统计制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行统计。2.档案利用统计应定期进行，统计结果应及时上报公司/组织领导，并作为档案管理工作考核的依据之一。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的在线查阅、利用和共享，为公司/组织各项工作提供便捷的档案支持服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有的纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理信息系统网络平台，实现档案信息的传输和共享。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备安全可靠、功能齐全、操作简便等特点，满足公司/组织档案管理工作的需要。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，采取必要的安全防护措施，防止档案