档案三纳入制度

档案三纳入制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本档案三纳入制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案应如实反映本公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集本公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案三纳入的具体内容（一）纳入工作计划1.各部门应将档案工作纳入年度工作计划，明确档案工作目标、任务和责任人。2.在制定工作计划时，应充分考虑档案工作的特点和要求，合理安排档案收集、整理、保管等工作时间，确保档案工作与部门其他工作协调推进。3.档案管理部门应定期对各部门档案工作计划的执行情况进行检查和指导，及时发现问题并督促整改。（二）纳入人员职责1.明确各部门负责人为本部门档案工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、移交等工作，并对档案的真实性、完整性负责。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规，负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、统计、利用等。3.其他员工应积极配合档案管理工作，及时将工作中形成的文件材料移交档案管理部门，并确保文件材料的质量。（三）纳入经费预算1.公司/组织应将档案工作所需经费纳入年度经费预算，确保档案工作的正常开展。2.档案经费主要用于档案设施设备购置、档案整理装订、档案数字化加工、档案保管场所维护、档案人员培训等方面。3.档案管理部门应合理编制档案经费预算，严格控制经费支出，提高经费使用效益。三、档案收集（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：（1）行政管理类：公司/组织文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。（2）业务管理类：项目立项文件、合同协议、业务报表、技术资料、质量检验报告等。（3）生产经营类：生产计划、生产记录、销售合同、客户资料、市场调研报告等。（4）党群工作类：党组织文件、党员档案、工会活动记录、共青团工作资料等。2.对国家和社会具有保存价值的档案，应按照国家有关规定及时向国家档案馆移交。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据和背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）收集时间1.各部门应在工作事项完成后及时将形成的文件材料移交档案管理部门，一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的移交工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后一个月内移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理标准和规范。（二）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案划分为不同的类别，如行政管理类、业务管理类、生产经营类、党群工作类等。每个类别下再根据具体情况进一步细分二级类目、三级类目等。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号方法可采用全宗号、年度号、保管期限号、目录号、案卷号等多级编号方式。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应详细记录每个案卷的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息；卷内文件目录应记录卷内每份文件的编号、题名、日期、页号等信息。（三）整理流程1.接收档案档案管理部门接收各部门移交的档案后，对档案的数量、质量等进行检查。2.初步整理对接收的档案进行初步分类、排序，剔除重复、无效的文件材料。3.详细整理按照分类标准和编号规则，对档案进行详细分类、编号、编目等整理工作。4.质量检查整理完成后，由档案管理人员进行质量检查，确保档案整理符合要求。5.装订归档对整理好的档案进行装订，装入档案盒，并在档案盒上标明相关信息，完成归档工作。五、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案保管场所，档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案保管场所应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家有关标准要求。3.对不同载体的档案应分别设置保管区域，如纸质档案区、电子档案区、声像档案区等。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备、电子存储设备等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案保管期限1.根据档案的重要程度、形成时间、保存价值等因素，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。（1）永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织和国家具有长远利用价值的档案，应永久保管。（2）长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。（3）短期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行，不得随意变更。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的实际情况，结合国家有关档案保管期限的规定，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经公司/组织领导批准后予以销毁。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，记录鉴定过程和结果，并存档备查。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、完整，统计报表应定期报送档案管理部门负责人和公司/组织领导。3.利用档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据，不断改进档案管理工作。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本公司/组织的档案管理制度，确保档案利用工作的合法性、规范性。2.服务为本原则以服务公司/组织各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供档案信息服务，满足利用者的合理需求。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案的，应持有单位介绍信，并经本公司/组织档案管理部门负责人批准。涉及国家机密和商业秘密的档案，不得对外提供利用。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅因工作需要借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准。复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（四）利用登记与反馈1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量、归还时间等。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，及时调整档案管理工作策略。3.利用者在利用档案过程中，如发现档案存在问题或对档案利用有意见建议，应及时向档案管理部门反馈，档案管理部门应认真研究处理，并将处理结果及时反馈给利用者。七、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织档案管理部门负责对各部门档案工作进行监督检查，定期或不定期对档案三纳入制度的执行情况、档案收集、整理、保管、利用工作等进行检查。（二）监督检查内容1.档案三纳入制度的执行情况，包括是否将档案工作纳入工作计划、人员职责是否明确、经费预算是否落实等。2.档案收集工作情况，包括文件材料的收集是否及时、完整，收集范围是否符合要求等。3.档案整理工作情况，包括整理是否规范、分类是否准确、编号是否清晰、编目是否齐全等。4.档案保管工作情况，包括保管场所是否符合要求、保管设备是否正常运行、档案保管期限是否准确、档案鉴定工作是否规范等。5.档案利用工作情况，包括利用手续是否齐全、利用登记是否完整、利用效果是否良好等。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理部门每年定期对各部门档案工作进行全面检查，检查结果以书面形式通报各部门，并作为部门年度考核的重要依据。2.不定期抽查档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门档案工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，集中力量进行整治，确保档案管理工作质量。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对存在的问题，制定具体的整改措施，明确整