小学档案制度博客

小学档案制度博客一、总则（一）目的为了加强小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和教育行业档案管理标准，结合本校实际情况，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学校工作实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立综合档案室，作为档案管理的专门机构，直属学校办公室领导。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计学校各类档案资料，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编目、鉴定、销毁等工作，提高档案管理水平。4.开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供档案资料查询、借阅等服务。5.指导和监督学校各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。6.做好档案的安全保密工作，维护档案的安全与完整。三、档案管理人员职责（一）档案主管职责1.全面负责学校档案管理工作，制定档案工作计划和规章制度。2.组织档案管理人员开展业务培训，提高档案管理队伍素质。3.协调学校各部门之间的档案工作关系，确保档案工作顺利进行。4.定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题。5.参与档案的鉴定、销毁等重要工作，审核档案管理工作中的重大事项。（二）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等具体工作。2.按照档案管理制度，对档案进行科学保管，确保档案的安全。3.做好档案的借阅登记、归还检查工作，并及时催还逾期借阅的档案。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。5.协助档案主管开展档案信息开发利用工作，提供档案资料查询服务。6.完成档案主管交办的其他档案管理工作任务。四、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关来文、来电、指示、通知等文件材料。2.学校制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。3.学校党、政、工、团等组织的会议记录、纪要、决议等文件材料。4.学校教学、科研、管理等各项工作中形成的文件材料，如教案、课件、试卷、科研成果、学生成绩等。5.学校师生员工的人事档案材料，包括履历表、工资表、考核材料、奖惩材料等。6.学校财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表等。7.学校基本建设、设备购置等方面的文件材料，如基建图纸、设备合同等。8.学校外事活动中形成的文件材料，如外事协议、出访报告等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份。4.各部门应定期将收集的文件材料移交学校综合档案室，移交时应填写档案移交清单。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年归档完毕。2.跨年度的文件材料，在办结后的次年上半年归档。3.学校基建、设备购置等项目文件材料，在项目竣工验收后三个月内归档。（四）归档程序1.档案管理员对移交的文件材料进行初步审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性。2.按照档案分类方案对文件材料进行分类整理，确定保管期限。3.对分类后的文件材料进行编目，编制档案目录、卷内目录等检索工具。4.将整理好的文件材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息。5.将档案上架存放，建立档案检索系统，便于查询和利用。五、档案的分类与编号（一）分类方法学校档案采用年度机构保管期限分类法，即先按照年度将档案分为不同类别，再按照机构（部门）进行细分，最后根据保管期限确定具体的档案类别。（二）一级类目设置1.党群工作类：包括学校党组织、工会、共青团等组织的工作文件材料。2.行政管理类：包括学校行政工作的各项文件材料，如学校规划、工作计划、总结、会议记录等。3.教学管理类：包括学校教学工作的文件材料，如教学计划、教案、课件、试卷、教学成果等。4.学生管理类：包括学生学籍管理、奖惩、德育等方面的文件材料。5.人事管理类：包括学校教职工的人事档案、考核、奖惩等文件材料。6.财务管理类：包括学校财务工作的文件材料，如会计凭证、账簿、报表等。7.后勤管理类：包括学校后勤保障、基建、设备购置等方面的文件材料。8.科研管理类：包括学校科研工作的文件材料，如科研项目申报、成果鉴定等。9.外事管理类：包括学校外事活动的文件材料，如外事协议、出访报告等。10.声像档案类：包括学校在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。11.实物档案类：包括学校获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+一级类目代码+二级类目代码+顺序号”的形式。2.年度采用公元纪年，如“2023”。3.一级类目代码采用大写英文字母表示，如“A”代表党群工作类，“B”代表行政管理类等。4.二级类目代码采用两位阿拉伯数字表示，如“01”代表党组织工作，“02”代表工会工作等。5.顺序号采用三位阿拉伯数字表示，从“001”开始依次编号。例如：2023年党群工作类党组织工作的第一份档案编号为“2023A01001”。六、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（二）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜档案保管的环境条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、通风良好。3.档案库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。（三）档案整理与上架1.档案管理员应定期对档案进行整理，检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。2.按照档案编号顺序，将档案整齐排列上架存放，并在档案架上标明档案类别、年度等信息，便于查找。3.建立档案存放位置索引，注明档案的存放库号、架号、层号等信息，方便快速定位档案。（四）档案清查与统计1.每年定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并及时上报档案主管。3.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报表应按时报送，不得虚报、瞒报、漏报。七、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，不得损害国家利益和学校声誉。2.服务学校工作原则：档案利用应紧密围绕学校教育教学、管理等各项工作需要，为学校决策、教学研究、师生服务等提供支持。3.严格审批原则：档案利用必须经过严格的审批程序，确保档案的合理使用。（二）利用方式1.查阅：本校教职工因工作需要查阅档案，可填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案主管批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案复印件。复制档案须经档案主管批准，并注明复制用途。（三）利用审批程序1.查阅档案：利用者填写档案查阅申请表，详细说明查阅目的、内容等，经所在部门负责人审核签字后，交综合档案室。档案管理员根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅档案：利用者填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人审核签字后，报档案主管审批。档案主管批准后，档案管理员办理借阅手续，将档案交利用者，并告知借阅注意事项。3.复制档案：利用者填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人审核签字后，报档案主管审批copy。档案主管批准后，档案管理员按照规定进行复制，并在复制件上加盖“档案复制专用章”。（四）利用登记与跟踪1.档案管理员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案内容等信息。2.对借阅的档案，档案管理员应定期跟踪催还，确保档案按时归还。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员责任。3.利用者归还档案时，档案管理员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时要求利用者说明情况并进行处理。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案主管、各部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的，予以销毁。3.对保管期限未满，但已失去利用价值的档案，经鉴定后可进行降密或销毁处理。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行全面清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理员对拟鉴定的档案进行初步整理，提供档案清单和相关说明。3.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。4.对鉴定为无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报档案主管审核，学校分管领导批准。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，由档案管理