职工档案移交制度

职工档案移交制度一、总则（一）目的为了规范公司职工档案的移交工作，确保职工档案的完整、准确、安全，维护职工的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体职工档案的移交管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案移交工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确、完整，反映职工的真实情况。3.及时高效原则：档案移交应及时进行，确保工作的高效性，不影响职工的正常工作和权益。4.保密安全原则：加强档案的保密管理，确保档案信息安全，防止档案丢失、损坏和泄露。二、职工档案的内容与分类（一）档案内容职工档案应包含以下内容：1.履历材料：个人基本信息、工作经历、学历学位、培训经历等。2.自传材料：职工个人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：年度考核、绩效评估、任职考察等相关材料。4.学历学位、培训材料：学历证书、培训结业证书及相关证明材料。5.政审材料：政治历史审查相关材料。6.党团材料：入党、入团申请书及相关审批材料。7.奖励材料：获得的各类奖励证书及表彰决定。8.处分材料：受到的纪律处分决定及相关材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动记录、职务任免文件、出国（境）审批材料等。10.其他可供组织参考的材料：如劳动合同、离职证明、健康体检报告等。（二）档案分类根据档案内容的性质和用途，职工档案分为以下几类：1.人事档案：主要记录职工的基本信息、工作经历、人事任免等情况。2.工资档案：包含职工工资变动、奖金发放等相关记录。3.培训档案：存放职工参加各类培训的资料。4.健康档案：职工的健康体检报告等。5.其他专项档案：如涉及特定项目或事件的专项档案。三、档案移交的流程与要求（一）档案移交准备1.整理档案：职工所在部门或原档案管理部门应在档案移交前，对职工档案进行全面整理。按照档案分类标准，将各类材料进行分类、排序、编目，确保档案材料齐全、完整、规范。2.核对信息：仔细核对档案中的各项信息，确保与职工实际情况一致。如有错误或遗漏，应及时更正补充。3.编制清单：根据整理后的档案内容，编制档案移交清单。清单应详细列出档案的类别、名称、数量等信息，一式两份，双方签字确认。（二）档案移交手续1.确定移交时间：档案移交部门与接收部门应协商确定具体的移交时间，并提前通知相关人员做好准备。2.现场移交：在规定的移交时间，双方应安排专人进行现场交接。移交人员应将整理好的档案及清单一并交给接收人员，接收人员对档案进行清点核对。3.签字确认：经核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认。移交清单作为档案移交的重要凭证，应妥善保存。（三）特殊情况的处理1.档案缺失或损坏：如发现档案存在缺失或损坏情况，移交部门应及时查找原因，并采取相应的补救措施。对于无法补充或修复的材料，应在移交清单中注明情况，并说明原因。2.职工不同意移交：若职工因特殊原因不同意档案移交，应做好沟通解释工作，说明档案移交的必要性和重要性。如职工仍坚持不同意，应记录相关情况，并向上级领导汇报。四、档案接收部门的职责（一）审核档案1.完整性审核：接收档案后，应对档案的完整性进行审核。检查档案材料是否齐全，是否符合档案分类要求，有无缺页、漏项等情况。2.准确性审核：核对档案中各项信息的准确性，与职工实际情况进行比对。对于存在疑问的信息，应及时与移交部门沟通核实。3.规范性审核：审查档案材料的格式、字体、印章等是否符合规范要求。确保档案材料的质量和严肃性。（二）档案保管1.安全保管：按照档案保管的相关规定，为职工档案提供安全、适宜的保管环境。配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防潮防虫用品等。2.分类存放：根据档案分类标准，对接收的档案进行分类存放。建立清晰的档案索引和标识，便于查找和管理。3.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、变质等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理。（三）档案利用1.提供查阅服务：按照公司规定，为需要查阅职工档案的部门或人员提供查阅服务。严格履行查阅手续，登记查阅人员信息、查阅内容、查阅时间等。2.限制使用范围：明确档案的使用范围，除法律法规规定或公司批准外，不得擅自将档案提供给无关人员或用于其他非规定用途。3.做好记录：对档案查阅和使用情况进行详细记录，以备查询和追溯。五、档案移交过程中的保密与安全措施（一）保密措施1.人员保密教育：对参与档案移交工作的人员进行保密教育，明确保密责任和义务。签订保密协议，要求其严格遵守保密规定。2.档案信息保密：在档案移交过程中，对涉及职工个人隐私和敏感信息的内容进行严格保密。不得擅自泄露档案信息，确保职工的合法权益不受侵害。3.保密监督检查：加强对档案移交工作的保密监督检查，发现问题及时纠正处理。对违反保密规定的行为，依法依规追究责任。（二）安全措施1.运输安全：在档案移交过程中，采取必要的运输安全措施，确保档案不受损坏。如使用专门的档案运输箱，避免档案在运输过程中受到挤压、碰撞等。2.存储安全：档案接收部门应确保档案存储环境的安全。安装监控设备，防止档案被盗、被篡改等情况发生。3.应急处理：制定档案安全应急预案，针对可能出现的火灾、水灾、盗窃等突发事件，明确应急处理流程和责任人员。定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。六、档案移交的监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部设立档案移交监督小组，定期对档案移交工作进行检查和监督。检查档案移交流程是否规范，档案质量是否符合要求，保密安全措施是否落实等。2.职工监督：鼓励职工对档案移交工作进行监督，如发现问题可向监督小组或相关部门反映。对职工的监督反馈应及时处理，并给予答复。（二）考核办法1.考核指标：制定档案移交工作考核指标，包括档案移交的及时性、准确性、完整性，档案保管的规范性、安全性，保密措施的执行情况等。2.考核周期：每年度对档案移交工作进行一次考核。3.结果应用：将考核结果与部门和个人的绩效挂钩。对档案移交工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对存在问题的部门和个人，责令限