人员档案及制度

人员档案及制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司人员档案的管理，确保人员档案信息的完整性、准确性和安全性，为公司的人力资源管理提供有力支持，保障公司各项工作的顺利开展，同时符合国家相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保人员档案管理工作合法合规。2.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况，不得虚假记载。3.保密性原则：对员工档案信息严格保密，防止信息泄露。4.完整性原则：全面收集员工各类相关信息，保证档案资料的完整性。5.动态管理原则：根据员工的工作变动、考核晋升等情况及时更新档案内容。二、人员档案的内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯：准确记录员工的基本身份信息。2.身份证号码：确保与员工身份证一致，作为重要的身份标识。3.婚姻状况、联系方式：包括家庭电话、手机号码、电子邮箱等，方便公司与员工沟通联系。4.户籍地址、现居住地址：明确员工的居住信息。（二）入职信息1.入职时间、入职部门、岗位：记录员工进入公司的具体时间、所在部门及担任的岗位。2.劳动合同签订情况：包括合同期限、续签情况等。（三）教育背景1.学历层次、毕业院校、专业：从高中及以上学历依次填写，注明所学专业。2.入学时间、毕业时间：准确记录学历教育的起止时间。3.学位证书编号：如有学位，填写学位证书编号。（四）工作经历1.过往工作单位名称、工作岗位：按时间顺序详细记录员工以往的工作经历。2.入职时间、离职时间：明确在各单位的工作起止时间。3.工作职责、工作业绩：简要描述在各岗位上的主要工作职责及取得的工作业绩。（五）培训经历1.培训课程名称、培训机构：记录参加过的各类内部或外部培训课程及培训机构。2.培训时间：注明培训的具体起止时间。3.培训证书编号：如有培训证书，填写证书编号。（六）考核评价1.年度绩效考核结果：记录每年的绩效考核等级及评语。2.专项考核评价：如岗位技能考核、项目考核等结果。（七）薪酬福利信息1.工资级别、薪资构成：明确员工的工资等级及薪资结构。2.福利待遇情况：包括社保、公积金、奖金、补贴等。（八）奖惩情况1.获得的奖励名称、奖励时间：记录公司及外部给予的各类奖励。2.受到的处罚原因、处罚时间：包括公司内部处罚及外部违规处罚等情况。（九）职业发展信息1.职业规划：员工个人填写的职业发展规划。2.晋升记录：包括晋升时间、晋升岗位等。（十）其他信息1.职业资格证书：如专业技术资格证书、职业技能证书等编号及取得时间。2.健康状况：记录员工的重要健康信息。3.其他特殊情况说明：如员工的特殊贡献、特殊事件等。三、人员档案的建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《员工档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、教育背景、工作经历等内容。2.员工应在规定时间内提交相关证明材料，如身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、离职证明等，人力资源部门负责审核材料的真实性，并将原件与复印件核对无误后，原件退还员工，复印件留存归档。3.人力资源部门根据员工填写的信息及提交的材料，建立员工初始档案，并录入公司人力资源管理系统。（二）档案信息补充与更新1.员工在工作过程中，如有个人信息变更，如联系方式、婚姻状况、居住地址等，应及时填写《员工信息变更申请表》提交至人力资源部门。2.人力资源部门在收到变更申请后，应及时审核并更新档案信息及人力资源管理系统中的相关内容。3.对于员工的工作经历变动、考核评价结果、奖惩情况等信息，由相关部门定期提供给人力资源部门，人力资源部门负责及时更新档案。四、人员档案的保管（一）保管部门公司人力资源部门负责统一保管员工档案。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案应分类存放于专用档案柜中，确保档案存放有序、便于查找。2.电子档案应存储在公司的人力资源管理系统中，并定期进行备份，备份数据存储在安全的存储设备上，异地存放。（三）保管环境档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（四）档案借阅与归还1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅档案内容及预计归还时间，经所在部门负责人及人力资源部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅人员应在规定时间内归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前向人力资源部门申请并说明原因。3.借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的完整性和原始性。4.外部单位或个人因工作需要查阅档案时，必须持单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由人力资源部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得拍照、复印或带走档案材料。五、人员档案的查阅与使用（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工的全部档案信息。2.公司领导根据工作需要，可查阅员工的相关档案信息。3.需要了解员工部分档案信息的其他部门负责人，经人力资源部门负责人同意后，可查阅相关内容。（二）使用范围1.人员档案主要用于公司的人力资源管理决策，如招聘、培训、绩效考核、晋升、薪酬调整等。2.在员工离职时，按照相关规定提供必要的档案信息用于办理离职手续。（三）信息安全与保密1.查阅和使用人员档案信息的人员，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及员工个人隐私的信息，如健康状况、婚姻状况等，未经员工本人同意，不得对外披露。六、人员档案的销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其档案在公司保存一定期限（根据国家规定及公司实际情况确定）后，如无特殊需要，可进行销毁。2.档案内容存在虚假、重复、无效等情况，经核实后可进行销毁。（二）销毁程序1.由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的员工姓名、档案编号、存放位置、销毁原因等信息。2.经人力资源部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称及数量等。七、人员档案管理制度的监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督小组，由人力资源部门、审计部门等相关人员组成，负责对人员档案管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案的建立与收集是否及时、准确、完整，是否符合规定程序。2.档案的保管是否安全，保管环境是否符合要求，档案借阅与归还手续是否完备。3.档案的查阅与使用是否规范，是否存在违规泄露信息的情况。4.档案的销毁是否按照规定程序进行，销毁记录是否完整。（三）检查频率监督小组定期对人员档案管理制度的执行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并根据实际情况进行不定期抽查。（四）问题处理对于检查中发现的问题，监督小组应及时发出整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，监督小组进行复查