职工档案转移制度

职工档案转移制度一、总则（一）目的为了规范公司职工档案的转移工作，确保职工档案的安全、完整和有效利用，维护职工的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体职工档案的转移管理工作，包括档案的接收、转出、保管、查阅等环节。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和政策规定，确保档案转移工作合法合规。2.真实准确原则：保证职工档案内容真实、准确、完整，如实反映职工的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.安全保密原则：加强档案安全管理，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生，确保职工档案信息安全。4.及时高效原则：及时办理档案转移手续，提高工作效率，满足职工合理需求。二、档案接收（一）新职工档案接收1.新职工入职时，人力资源部门应告知其档案转移的相关要求和流程。2.职工应在规定时间内将个人档案提交至公司人力资源部门。档案内容应包括但不限于：履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位证书、专业技术职务（职称）材料、奖惩材料、党团材料等。3.人力资源部门对接收的档案进行初步审核，检查档案材料是否齐全、完整，是否符合档案管理要求。如发现档案材料不齐全或不符合要求，应及时通知职工补充或更正。4.审核通过后，人力资源部门将新职工档案进行整理、编号，并录入公司职工档案管理系统，建立电子档案。（二）外部调入职工档案接收1.对于外部调入的职工，公司人力资源部门应在收到对方档案转递通知单后，及时与对方联系，确认档案转递事宜。2.按照新职工档案接收流程，对调入职工档案进行审核、整理、编号和录入系统。3.在档案接收过程中，如发现档案存在问题或疑问，应及时与原档案管理机构沟通核实，确保档案的真实性和完整性。三、档案转出（一）职工离职档案转出1.职工离职时，人力资源部门应在办理离职手续的同时，办理档案转出手续。2.职工需填写档案转出申请表，注明档案接收单位名称、地址、联系人及联系电话等信息。3.人力资源部门对档案转出申请表进行审核，确认职工离职手续已办理完毕，档案信息准确无误后，开具档案转递通知单。4.将职工档案材料进行整理、密封，并在档案袋封口处加盖公司公章。5.通过机要交通或专人送取等方式，将职工档案安全转递至档案接收单位。同时，将档案转递情况记录在公司职工档案管理系统中。（二）职工退休档案转出1.职工达到退休年龄，办理退休手续时，人力资源部门应按照规定将职工档案转出至当地社保部门或退休人员管理机构。2.参照职工离职档案转出流程，办理档案转出手续，确保档案及时、准确转递。（三）档案转出注意事项1.档案转递必须通过机要交通或专人送取等符合保密要求的方式进行，严禁个人自带档案转递。2.档案转递通知单应详细注明档案基本信息、转递原因、接收单位等内容，并加盖公司公章。3.在档案转出前，应与档案接收单位进行沟通协调，确保接收单位能够及时接收档案，并做好档案交接手续。四、档案保管（一）保管场所公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案保管环境安全、适宜。（二）保管要求1.按照档案类别、年度、职工姓名等进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整无损。3.做好档案保管室的清洁卫生工作，保持室内整洁、通风良好。4.严格控制档案保管室的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入。（三）档案数字化管理1.逐步推进职工档案数字化工作，将纸质档案内容进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.加强电子档案的安全管理，设置严格的访问权限，防止电子档案信息泄露、篡改等情况发生。3.定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。五、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅职工档案的，需填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门根据查阅申请进行审核，对于符合查阅条件的，予以批准，并指定专人陪同查阅。3.涉及职工个人隐私的档案材料，如奖惩材料、体检报告等，未经职工本人书面同意，不得查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人持经批准的档案查阅申请表到档案保管室，在档案管理人员的陪同下进行查阅。2.查阅过程中，查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案保管室，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）外单位查阅1.外单位因工作需要查阅公司职工档案的，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等内容，并经公司分管领导批准。2.按照公司内部人员查阅流程，办理查阅手续，并由公司档案管理人员负责提供查阅服务。3.外单位查阅档案时，公司应安排专人在场监督，确保查阅过程规范、有序。六、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对档案保管场所设置门禁系统，安装监控设备，确保档案保管环境安全。3.在档案查阅、转递等过程中，严格遵守保密规定，对涉及职工个人隐私的信息予以保密。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，定期对档案保管设施设备进行检查维护，确保其正常运行。2.加强防火、防盗、防潮、防虫等工作，采取必要的防护措施，确保档案安全。3.如发生档案安全事故，应立即采取应急措施，并及时向上级主管部门报告，配合有关部门进行调查处理。七、监督与检查（一）监督部门公司人力资源部门负责对职工档案转移制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案接收、转出、保管、查阅等环节的工作流程是否规范。2.档案管理人员是否严格遵守档案管理规定和保密制度。3.档案材料是否齐全、完整、真实、准确，档案整理、编号、录入等工作是否符合要求。（三）检查方式1.定期检查：人力资源部门定期对职工档案管理工作进行全面检查，每年不少于一次。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，人力资源部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.对违反档案管理规定的行为，