客户信用档案制度

客户信用档案制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司客户信用档案的建立、管理和使用，加强对客户信用状况的评估和监控，有效防范信用风险，保障公司业务的稳健发展，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司与各类客户开展业务往来过程中涉及的信用档案管理工作，包括但不限于供应商、经销商、合作伙伴以及终端客户等。（三）基本原则1.真实性原则：信用档案内容应如实反映客户的信用状况，确保信息的真实性和准确性。2.完整性原则：全面收集客户的各类信用信息，涵盖基本信息、交易记录、信用评级、奖惩情况等，保证档案资料的完整性。3.动态管理原则：根据客户信用状况的变化，及时更新信用档案信息，实现动态跟踪和管理。4.保密性原则：严格保密客户信用档案信息，防止信息泄露，维护客户的合法权益。二、客户信用档案的建立（一）客户基本信息收集1.首次与客户建立业务关系时，业务部门应负责收集客户的基本信息，包括但不限于：客户名称、法定代表人姓名、地址、联系方式等；营业执照注册号、税务登记号、组织机构代码证号等相关证照信息；经营范围、经营规模、经营状况等企业概况；法定代表人及主要管理人员的个人信用记录。2.信息收集渠道包括但不限于：客户主动提供的资料；工商行政管理部门、税务部门等官方网站查询；第三方信用评级机构提供的报告；实地考察获取的信息。（二）客户交易记录整理1.业务部门应详细记录与客户的每一笔交易情况，包括：交易日期、交易金额、交易方式（如现金、转账、支票等）；交易产品或服务的名称、规格、数量、质量要求等；交货时间、交货地点、运输方式等交易细节；付款方式、付款期限、实际付款日期等付款情况。2.对于重要交易，应单独建立交易档案，留存相关合同、订单、发票、运输单据等原始凭证复印件，作为交易记录的重要支撑材料。（三）客户信用评级1.信用管理部门负责定期对客户进行信用评级，根据客户的信用状况、经营能力、财务状况等因素，采用科学合理的评级方法，确定客户的信用等级。2.信用评级标准如下：AAA级：客户信用状况优秀，经营实力强，财务状况良好，具有很强的偿债能力和履约能力，违约风险极低。AA级：客户信用状况良好，经营状况稳定，财务实力较强，偿债能力和履约能力较强，违约风险较低。A级：客户信用状况较好，经营正常，财务状况基本稳定，有一定的偿债能力和履约能力，存在一定的违约风险。BBB级：客户信用状况一般，经营和财务状况存在一定不确定性，偿债能力和履约能力一般，违约风险有所增加。BB级：客户信用状况较差，经营和财务状况不稳定，偿债能力和履约能力较弱，违约风险较高。B级：客户信用状况差，经营和财务状况存在较大问题，偿债能力和履约能力不足，违约风险很高。CCC级及以下：客户信用状况极差，经营和财务状况严重恶化，偿债能力和履约能力严重不足，违约风险极大。3.信用评级周期为[具体周期，如每年一次]，在评级过程中，应综合考虑客户的历史交易记录、信用报告、行业口碑、市场环境等多方面因素，确保评级结果客观公正。（四）客户奖惩情况记录1.收集客户在与公司合作过程中获得的奖励或受到的处罚信息，包括但不限于：政府部门颁发的荣誉证书、奖项等；行业协会的表彰、奖励；因违反合同约定、法律法规等受到的行政处罚、司法判决等。2.将奖惩情况详细记录在客户信用档案中，作为评估客户信用状况的重要参考依据。（五）信用档案的录入与存储1.业务部门负责将收集到的客户信用档案信息及时录入公司的信用管理系统，确保信息的准确性和完整性。2.信用管理系统应具备完善的档案管理功能，能够对客户信用档案进行分类存储、检索查询、备份恢复等操作，方便公司内部各部门共享和使用信用档案信息。3.对于纸质档案资料，应按照档案管理的相关规定进行整理、装订和归档，妥善保存，以备查阅。三、客户信用档案的管理（一）档案更新与维护1.业务部门应定期跟踪客户的经营状况、信用状况等变化情况，及时更新客户信用档案信息。2.当客户发生重大事项，如股权变更、法定代表人更换、经营范围调整、重大诉讼等，业务部门应在知悉相关信息后的[规定时间，如5个工作日内]，将信息反馈给信用管理部门，信用管理部门据此对客户信用档案进行相应调整。3.信用管理部门应定期对客户信用档案进行审核和清理，确保档案信息的时效性和准确性，对于过期或不再适用的信息，应及时进行删除或归档处理。（二）档案查阅与使用1.公司内部各部门因业务需要查阅客户信用档案时，应填写《客户信用档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人审批后，提交给信用管理部门。2.信用管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录，记录内容包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露客户信用档案信息，如需复制相关信息，应另行填写《客户信用档案信息复制申请表》，经信用管理部门负责人批准后方可进行。4.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅客户信用档案时，必须经过公司书面授权，并按照公司规定的程序进行查阅，查阅过程中应全程由公司人员陪同监督。（三）档案安全与保密1.公司应建立健全客户信用档案安全保密制度，加强对信用档案存储场所、存储设备、网络系统等的安全管理，防止信息泄露、丢失或被篡改。2.对涉及客户信用档案信息的工作人员进行定期的安全保密培训，提高其安全保密意识和操作技能，签订保密协议，明确保密责任和义务。3.严格限制客户信用档案信息的访问权限，根据工作需要设置不同的用户角色和权限级别，确保只有经过授权的人员才能访问和使用相关信息。4.对信用档案信息的传输、存储、处理等环节采取必要的安全技术措施，如加密传输、数据备份、防火墙设置等，防止信息在传输过程中被窃取或在存储过程中出现安全漏洞。四、客户信用风险评估与预警（一）信用风险评估1.信用管理部门定期对客户信用状况进行全面评估，结合客户信用评级、交易记录、财务状况等因素，分析客户的信用风险程度。2.采用定性与定量相结合的评估方法，如信用评分模型、财务比率分析、行业对比分析等，对客户的偿债能力、履约能力、经营稳定性等进行综合评估，确定客户的信用风险等级。3.根据信用风险评估结果，为不同信用风险等级的客户制定相应的风险管理策略，对于高风险客户，应采取更为严格的风险防控措施，如加强信用监控、限制交易额度、要求提供担保等。（二）信用风险预警1.建立客户信用风险预警机制，设定关键风险指标和预警阈值，当客户的信用状况出现异常变化，达到预警阈值时，及时发出预警信号。2.关键风险指标包括但不限于：逾期账款率：逾期账款金额占总应收账款金额的比例；应收账款周转率：一定时期内赊销收入净额与应收账款平均余额的比率；资产负债率：企业负债总额与资产总额的比率；经营活动现金流量：企业经营活动产生的现金流量净额。3.预警阈值根据行业特点、公司历史数据和风险管理目标等因素确定，例如，当逾期账款率超过[X]%，或应收账款周转率低于[X]次/年时，发出黄色预警信号；当资产负债率超过[X]%，或经营活动现金流量连续[X]个月为负数时，发出红色预警信号。4.信用管理部门在收到预警信号后，应立即对相关客户进行深入调查和分析，评估风险程度，并及时向业务部门、财务部门等相关部门通报预警情况，共同商讨制定应对措施，防范信用风险的扩大。五、客户信用政策制定与调整（一）信用政策制定原则1.依据公司的经营目标、市场定位、风险承受能力等因素，制定科学合理、切实可行的客户信用政策。2.信用政策应在促进业务发展与防范信用风险之间寻求平衡，既要满足客户的合理信用需求，又要确保公司的资金安全和经营稳定。3.充分考虑行业特点、市场竞争状况、客户群体特征等因素，使信用政策具有针对性和适应性。（二）信用政策内容1.信用额度：根据客户的信用评级和经营状况，为客户设定合理的信用额度，明确客户在一定时期内可以赊购的最大金额。信用额度应定期进行评估和调整，以适应客户信用状况的变化。2.信用期限：规定客户的付款期限，即客户从收到货物或服务之日起至必须付款的最后日期。信用期限的设定应综合考虑行业惯例、客户付款习惯、公司资金周转需求等因素。3.付款方式：明确客户可以选择的付款方式，如现金、支票、银行转账、商业汇票等，并对不同付款方式的适用条件和风险进行评估。4.信用担保：对于信用状况一般或风险较高的客户，要求其提供相应的信用担保，如保证金、抵押、质押、第三方担保等，以降低公司的信用风险。（三）信用政策调整1.当市场环境、行业形势、客户信用状况等发生重大变化时，信用管理部门应及时对信用政策进行评估和调整。2.调整信用政策应经过充分的市场调研和数据分析，广