基建档案制度

基建档案制度一、总则（一）目的基建档案是公司/组织基本建设活动的真实记录，是维护公司/组织权益、反映工程建设全过程、为工程管理和运行维护提供依据的重要文件资料。为加强基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有基本建设项目，包括新建、改建、扩建工程以及技术改造、设备更新等项目的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：基建档案应如实反映工程建设的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设从项目前期到竣工验收全过程的各类文件资料，保证档案的全面性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据、文字、图表等符合实际情况，表述清晰规范。4.系统性原则：按照工程建设的内在规律和档案形成的特点，对档案进行科学分类、有序整理，保持档案之间的有机联系。5.及时性原则：文件资料形成后应及时收集、整理、归档，确保档案的时效性。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善基建档案管理制度，指导、监督和检查各部门基建档案管理工作。集中统一管理基建档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、保管、鉴定、统计和利用等工作。组织开展基建档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和相关人员的档案意识。2.项目建设部门负责本部门基建项目文件资料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件资料的完整、准确、系统。配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门基建档案的日常管理，并接受档案管理部门的业务指导和监督。在项目建设过程中，及时向档案管理部门移交应归档的文件资料。3.勘察、设计、施工、监理等参建单位按照合同要求和相关标准，负责各自工作范围内文件资料的收集、整理和归档，并向建设单位移交完整的项目档案。接受建设单位档案管理部门的监督和检查，确保档案质量符合要求。二、基建档案的形成与收集（一）项目前期文件1.项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目申请报告等立项文件。2.项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等规划文件。3.工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地形测量图等勘察测绘文件。4.初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等设计文件。5.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。（二）项目建设文件1.施工管理文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底、工程开工报告、工程暂停令、工程复工令等。2.施工技术文件，包括施工图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、技术核定单、施工日志等。3.原材料、构配件、设备质量证明文件及试验检测报告，如钢材、水泥、砂石、构配件、设备的质量证明文件，原材料的检验报告、混凝土试块抗压强度试验报告、砂浆试块抗压强度试验报告等。4.隐蔽工程验收记录，包括地基与基础、主体结构、防水工程等隐蔽部位的验收记录。5.分项分部工程质量验收记录，如地基与基础分部工程质量验收记录、主体结构分部工程质量验收记录等。6.工程质量事故及处理记录，包括质量事故报告、调查处理方案、处理结果验收记录等。7.工程进度文件，如工程进度计划、进度报表、工程进度照片等。8.工程安全管理文件，如安全生产许可证、安全专项施工方案、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。9.工程监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告、监理工作总结等。（三）项目竣工验收文件1.工程竣工验收报告，包括工程概况、建设依据、工程建设情况、工程质量情况、验收结论及意见等。2.工程竣工决算报告，包括工程费用决算表、设备购置费用决算表、待摊投资费用决算表等。3.工程竣工图，包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图。4.工程质量保修书，明确保修范围、保修期限、保修责任等内容。5.工程竣工验收备案表及相关备案文件。（四）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应采用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式存储，并保证其真实性和可读性。3.对重要文件资料应进行备份，防止丢失或损坏。4.在项目建设过程中，档案管理人员应定期对文件资料的收集情况进行检查，发现问题及时督促整改。三、基建档案的整理与归档（一）整理原则基建档案应按照工程建设项目的单项工程、单位工程、分部工程、分项工程等层次进行分类整理，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。（二）分类方法1.工程前期文件：按照立项、规划、勘察、设计、招投标等类别进行分类。2.工程建设文件：按照施工管理、施工技术、质量控制、安全管理、进度管理、监理文件等类别进行分类，再根据单项工程、单位工程进一步细分。3.工程竣工验收文件：按照竣工验收报告、竣工决算报告、竣工图、质量保修书、备案文件等类别进行分类。（三）整理要求1.对收集到的文件资料进行分类、编号、编目，编制卷内目录、备考表等。2.卷内文件应排列有序，图纸应折叠成A4幅面并按图号顺序排列。3.同一事项的文件应集中在一起，不同载体的文件应分别整理归档。4.对破损、褪色的文件应进行修复或复制，字迹模糊的应进行抄写或打印。5.电子文件应与纸质文件同步整理归档，建立电子文件目录数据库，确保电子文件的真实、完整和有效利用。（四）归档程序1.项目建设部门在项目建设过程中，应定期将整理好的基建档案向档案管理部门移交，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的基建档案进行审核，对不符合要求的档案应退回建设部门重新整理。3.审核合格的基建档案应进行上架保管，并建立档案检索系统，便于查询和利用。四、基建档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的基建档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）保管方式1.基建档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，纸质档案应分类存放于档案装具中，电子档案应存储于专用的存储设备中，并定期进行备份。2.对重要的基建档案应实行异地备份保管，确保档案的安全。（三）保管期限基建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括工程竣工验收报告、竣工决算报告、竣工图、工程质量保修书、备案文件等重要文件资料。2.长期保管的档案主要包括工程前期文件、工程建设过程中的重要文件资料等，保管期限为30年。3.短期保管的档案主要包括一般性文件资料，保管期限为10年。（四）档案保护1.定期对基建档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止档案丢失、损坏或泄密。五、基建档案的利用与借阅（一）利用范围基建档案主要为公司/组织内部工程管理、运行维护、技术改造、项目审计、产权登记等工作提供服务，也可根据国家有关规定和公司/组织的需要，向有关部门或单位提供查阅利用。（二）利用方式1.查阅利用：利用者可到档案管理部门查阅基建档案，档案管理人员应提供必要的帮助，并做好查阅登记。2.复制利用：利用者如需复制基建档案，应填写复制申请单，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并收取相应的复制费用。3.借阅利用：因工作需要借阅基建档案的，应填写借阅申请单，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应建立基建档案利用登记制度，对利用时间、利用者姓名、利用目的、查阅内容、复制份数、借阅期限等进行详细登记，以便统计和查询。六、基建档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则基建档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立基建档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对基建档案的保管期限、价值等进行鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的完整性、准确性、系统性，判断档案是否反映工程建设的实际情况。2.根据档案的形成时间、来源、内容等，确定档案的保管期限和价值。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对基建档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，形成鉴定意见。3.对鉴定为无保存价值的档案，填写档案销毁清单，经公司