学院档案规章制度

学院档案规章制度一、总则（一）目的为加强学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学院教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学院各部门、各单位以及全体教职员工和学生。（三）档案定义学院档案是指学院在教学、科研、管理、服务等活动中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学院档案工作实行集中统一领导，由学院综合档案室负责全院档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映学院各项工作的历史过程和实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存学院在各个方面形成的档案，保证档案的系统性和连续性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学院机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案服务质量，方便档案的查阅和利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及其职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案工作规章制度并组织实施。2.负责全院档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施，确保档案的安全保管。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和网上查询。6.负责向学校档案馆移交应归档的档案，并接收学校档案馆反馈的档案整理意见。7.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高全院师生的档案意识。8.积极开发档案信息资源，为学院教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。（二）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的齐全完整。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理，并接受综合档案室的业务指导和监督检查。3.按照学院档案管理规定，定期向综合档案室移交应归档的档案。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括学院党委、纪委、工会、团委等组织形成的文件材料，如会议记录、工作计划、工作总结、重要活动资料等。2.行政管理类：学院行政部门形成的文件材料，如行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、统计报表等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学日历、学生成绩册、实习实训报告、毕业设计（论文）等教学过程中形成的文件材料。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、社会实践材料、毕业生就业材料等。5.科研管理类：科研项目申报书、立项批复、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、获奖证书等。6.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料。7.后勤管理类：校园建设规划、房产管理、物资采购、维修记录、水电管理等方面的文件材料。8.外事工作类：外事活动计划、协议、合同、外宾来访记录等外事文件材料。（二）归档要求1.各部门、各单位应按照档案形成的规律和特点，及时收集、整理本部门、本单位的文件材料，确保档案的齐全完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。4.归档的文件材料应编制详细的目录，注明文件的标题、文号、日期、责任者等信息，便于查找和利用。（三）移交时间1.各部门、各单位应在次年上半年将上一年度形成的应归档的文件材料整理完毕，并移交综合档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并移交综合档案室。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构保管期限分类法，即先将档案按年度分开，再按机构（部门）进行分类，最后按保管期限分为永久、长期、短期三类。（三）整理步骤1.区分全宗：以学院为一个全宗，将学院各部门、各单位形成的档案统一纳入全宗管理。2.年度分类：将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。3.机构分类：在每个年度内，按学院内部机构（部门）进行分类，同一机构（部门）形成的档案集中在一起。4.保管期限划分：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三类。5.排列编号：在每一类档案中，按文件形成的先后顺序排列，并编写页号或件号。6.编目装订：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，并将档案装订成册。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专用的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等必要的设施设备，确保档案的安全保管。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐有序，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同年度、不同机构（部门）、不同保管期限的档案分别存放。2.同一全宗的档案应集中存放，不得分散保管。3.档案应上架存放，不得随意堆放，确保档案的整齐美观和便于查找。（三）定期检查与维护1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，对破损、褪色、霉变等档案应及时采取修复、复制等措施。3.定期对档案库房的设施设备进行维护保养，确保设施设备的正常运行。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案鉴定的规定，结合学院实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立学院档案鉴定工作小组，由学院分管领导担任组长，综合档案室负责人、各部门档案工作兼职人员等为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的保存价值。2.分析比较法：将档案与同类型、同性质的档案进行分析比较，确定档案的保存价值。3.效益评估法：从档案对学院教学、科研、管理等工作的利用效益出发，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报学院分管领导批准。2.编制档案销毁清册，注明档案的题名、文号、日期、责任者、保管期限等信息，并由档案鉴定工作小组负责人签字确认。3.档案销毁清册一式两份，一份留存综合档案室，一份报学校档案馆备案。4.档案销毁应在指定地点进行，由综合档案室派人监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。七、档案的统计与利用（一）统计工作1.综合档案室应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。3.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和学院领导报送，并做好统计资料的归档工作。（二）利用工作1.综合档案室应积极开展档案利用工作，为学院教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。2.建立档案查阅利用制度，明确查阅利用的范围、程序、方式等，确保档案利用工作规范有序。3.档案查阅利用应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、利用效果等信息。4.