档案室安全管理制度

PAGE_档案室安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室安全管理，确保档案资料的完整、安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室及涉及档案管理工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防各类安全事故。2.预防为主原则：通过完善管理制度、加强设施建设、提高人员安全意识等手段，预防安全隐患的产生。3.依法管理原则：严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规和行业标准。二、档案室安全管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室日常安全管理工作，包括档案的整理、存放、借阅登记等。2.定期检查档案室的设施设备，确保其正常运行，发现问题及时报告并处理。3.严格执行档案借阅制度，对借阅档案的人员进行登记和监督，确保档案按时归还。4.做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期进行安全检查和隐患排查。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和准确性。2.配合档案室管理人员做好档案的安全管理工作，按照规定及时归还借阅的档案。3.对本部门人员进行档案安全意识教育，提高员工对档案安全重要性的认识。（三）公司领导职责1.全面领导公司档案室安全管理工作，将档案安全纳入公司整体安全管理体系。2.审批档案室安全管理制度和工作计划，提供必要的资源支持。3.定期检查档案室安全管理工作情况，对存在的问题提出整改意见并监督落实。三、档案室安全管理要求（一）档案存放安全1.档案室应设置在安全、干燥、通风良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.档案架应牢固可靠，排列整齐，便于查找和管理。档案应分类存放，标识清晰，按照档案类别、年度、保管期限等进行有序排列。3.对重要档案和机密档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（二）档案整理与保管安全1.档案整理应遵循档案管理的基本原则和方法，确保档案的系统性和完整性。整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。2.档案保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，定期对到期档案进行鉴定和销毁。3.档案应定期进行清点和核对，确保账物相符。发现档案丢失、损坏等情况应及时报告并查明原因，采取相应的补救措施。（三）档案借阅与利用安全1.建立严格的档案借阅制度，明确借阅范围、借阅流程、借阅期限等。借阅档案必须填写借阅申请表，经部门负责人和档案室管理人员审批后方可借阅。2.借阅人员应妥善保管借阅档案,不得擅自转借、复印、涂改、污损档案。如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。3.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应办理续借手续。对逾期未归还的档案，档案室管理人员应及时催还。（四）档案信息化安全1.加强档案信息化系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对档案信息化系统的用户进行权限管理，严格控制用户的访问权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案数据。3.定期对档案信息化系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，要定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保数据的可用性。四、档案室安全设施与设备管理（一）安全设施建设1.档案室应配备必要的安全设施，如防火门、防盗窗、烟雾报警器、温湿度计等。安全设施应符合国家相关标准和规定，并定期进行检查和维护。2.档案室应设置专门的消防器材存放区域，配备足够数量的灭火器、消火栓等消防器材，并确保其处于良好的备用状态。（二）设备管理1.档案室应配备档案管理所需设备，如档案架、档案盒、装订机、复印机、计算机等。设备应定期进行维护和保养，确保其正常运行。2.对用于档案信息化管理的计算机、服务器等设备，应安装杀毒软件、防火墙等安全防护软件，并定期进行病毒查杀和系统更新。五、档案室安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案室管理人员应每周对档案室进行一次安全检查，检查内容包括档案存放情况、设施设备运行情况、消防器材状态等。2.公司安全管理部门应每月对档案室进行一次全面安全检查，检查结果应形成书面报告，并及时反馈给档案室管理人员和相关部门。（二）专项检查1.在重要节日、重大活动前，应组织对档案室进行专项安全检查，确保档案安全。2.当档案室设施设备进行维修、改造或档案管理系统升级时，应进行专项安全检查，防止因施工或系统变更引发安全事故。（三）隐患排查与整改1.对安全检查中发现的安全隐患，应及时进行排查和分析，明确隐患的性质、危害程度和整改措施。2.对于一般安全隐患，应立即采取措施进行整改；对于重大安全隐患，应制定详细的整改方案，明确整改责任人和整改期限，并报公司领导审批后组织实施。整改完成后，应进行复查，确保隐患得到彻底消除。六、档案室安全应急管理（一）应急预案制定1.制定档案室安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、应急处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.每年组织不少于一次的档案室安全应急演练，演练内容包括火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急处置。2.通过应急演练，检验应急预案的可行性，提高相关人员的应急处置能力和协同配合能力。（三）应急处置1.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处置，最大限度地减少损失。2.及时向上级主管部门报告事故情况，配合有关部门进行调查和处理。同时，要做好事故原因分析和总结教训工作，采取有效措施防止类似事故再次发生。七、档案安全培训与教育（一）培训计划1.制定档案安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司档案管理工作实际情况和员工安全意识水平进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准培训，使员工了解档案安全管理的相关要求。2.档案安全管理制度培训，让员工熟悉公司档案室安全管理的各项规定。3.档案整理、保管、借阅等业务操作培训，提高员工的档案管理技能。4.安全意识教育，增强员工对档案安全重要性的认识，培养员工的安全责任感。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部管理人员进行授课。2.开展在线