人事档案资料借阅制度

PAGE人事档案资料借阅制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案资料的借阅行为，确保人事档案资料的安全与完整，保障公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工借阅人事档案资料的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保人事档案资料借阅活动合法合规。2.保密性原则：借阅人员应对所借阅的人事档案资料严格保密，不得泄露给无关人员。3.规范性原则：明确借阅流程、审批权限等，确保借阅活动有序进行。二、人事档案资料范围（一）员工基本信息档案包括员工的个人简历、身份证复印件、学历证书、学位证书、入职登记表等。（二）员工工作经历档案涵盖员工在公司内的工作岗位变动记录、绩效考核结果、培训经历等。（三）员工薪酬福利档案包含员工的工资发放记录、奖金分配情况、社保缴纳明细、福利待遇等。（四）员工奖惩档案记录员工获得的奖励与处罚情况，如荣誉证书、违纪处分决定等。（五）劳动合同档案员工与公司签订的各类劳动合同文本。三、借阅流程（一）借阅申请1.借阅人需填写《人事档案资料借阅申请表》，详细注明借阅目的、借阅档案资料名称及份数、预计归还日期等信息。2.申请表需经借阅人所在部门负责人签字同意，表明该部门知晓并同意借阅行为。（二）审批1.根据借阅申请的内容，由人力资源部门负责人进行审批。审批重点关注借阅目的是否合理、是否符合公司相关规定等。2.对于涉及重要机密或敏感信息的人事档案资料借阅申请，可能需公司高层领导审批。（三）借阅登记1.经审批通过后，人力资源部门档案管理人员对借阅申请进行登记。登记内容包括借阅人姓名、所在部门、借阅日期、预计归还日期、档案资料名称及份数等。2.档案管理人员为借阅人开具《人事档案资料借阅凭证》，注明借阅档案资料的详细信息及借阅期限等。（四）资料借阅1.借阅人凭《人事档案资料借阅凭证》到档案管理部门领取所借阅的人事档案资料。2.档案管理人员应与借阅人当面核对所借阅档案资料的名称、份数等信息，确保准确无误。（五）归还1.借阅人应在预计归还日期前将所借阅的人事档案资料归还至档案管理部门。2.档案管理人员对归还的档案资料进行核对，检查是否有缺失、损坏等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。3.核对无误后，档案管理人员在借阅登记记录上注明归还日期，并将《人事档案资料借阅凭证》收回存档。四、借阅期限（一）一般情况下，借阅期限不得超过[X]个工作日。（二）如有特殊情况需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。延长后的借阅期限最长不得超过[X]个工作日。五、借阅权限（一）人力资源部门内部人员1.因工作需要，人力资源部门员工可借阅本部门保管的人事档案资料。2.借阅涉及其他部门员工的人事档案资料时，需按照本制度规定的流程进行申请和审批。（二）其他部门人员1.其他部门员工因工作需要借阅人事档案资料时，需填写《人事档案资料借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.审批通过后，方可按照规定流程进行借阅。（三）公司高层领导公司高层领导因工作需要借阅人事档案资料时，可直接向人力资源部门提出借阅申请，人力资源部门应及时办理相关手续。六、借阅要求（一）借阅人必须妥善保管所借阅的人事档案资料，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案资料内容。（二）严禁将人事档案资料带出公司办公区域。如因特殊情况确需带出，必须经人力资源部门负责人批准，并办理相关登记手续，且在规定时间内归还。（三）借阅人不得在人事档案资料上圈划、批注、污损，不得擅自复印、拍照、扫描档案资料内容。如因工作需要复印或拍照部分档案资料内容，需另行填写申请，经审批同意后方可进行。（四）借阅人在借阅期间应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案资料内容。如因借阅人原因导致档案资料泄露，将依法追究其责任。七、档案资料查阅规定（一）查阅权限1.人力资源部门内部人员因工作需要可查阅人事档案资料。2.其他部门人员查阅人事档案资料需经人力资源部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。3.公司高层领导查阅人事档案资料不受上述限制。（二）查阅要求1.查阅人应在指定地点查阅人事档案资料，不得擅自将档案资料带出查阅地点。2.查阅人不得在档案资料上进行任何标记或记录，如需记录相关信息，应经档案管理人员同意后，采用合法合规的方式进行。3.查阅结束后，查阅人应将档案资料归还原位，由档案管理人员进行核对。八、档案资料复印规定（一）复印申请1.因工作需要复印人事档案资料的，需填写《人事档案资料复印申请表》，注明复印的档案资料名称、份数、用途等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。（二）复印审批1.人力资源部门负责人根据申请内容进行审批，重点审查复印用途是否合理、是否符合公司相关规定等。2.根据审批结果，决定是否同意复印申请。如同意，应明确复印份数及相关要求。（三）复印操作1.经审批同意后，由档案管理人员按照规定的份数进行复印。2.复印过程中，档案管理人员应确保复印内容清晰、完整，不得遗漏重要信息。3.复印完成后，档案管理人员在申请表上注明复印情况，并将复印件交予申请部门或人员。（四）复印件管理1.申请部门或人员应对所获得的人事档案资料复印件妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。2.如需再次复印或使用复印件，应重新按照本制度规定的流程办理申请手续。九、监督与检查（一）人力资源部门定期对人事档案资料借阅情况进行检查，包括借阅登记记录、归还情况、档案资料完整性等。（二）如发现有违反本制度规定的借阅行为，应及时进行调查处理，并视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。（三）接受公司内部审计部门及其他相关部门对人事档案资料借阅制度执行情况的监督检查，对提出的问题及时进行整改。十、保密与安全（一）档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管人事档案资料，防止档案资料丢失、被盗、损坏或泄露。（二）加强档案保管场所的安全防范措施，配备必要