档案收集鉴定制度规范

PAGE档案收集鉴定制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，规范档案收集与鉴定工作流程，提高档案管理水平，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、鉴定等过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集公司/组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。4.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案收集（一）收集范围1.行政管理类公司/组织设立、变更、注销等相关文件材料。公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。会议记录、纪要、决议等材料。工作计划、总结、报告等文档。人事任免、考核、奖惩等文件。印章使用记录、介绍信存根等材料。2.业务经营类市场调研、分析报告等资料。销售合同、订单、协议等文件。采购合同、发票、付款凭证等材料。生产计划、工艺文件、质量检验报告等文档。财务报表、账目、审计报告等资料。项目立项、可行性研究报告、项目验收文件等材料。3.技术研发类科研项目申请书、立项批复等文件。技术方案、设计图纸、实验数据等资料。技术创新成果、专利申请文件等材料。技术交流、合作协议等文档。4.党群工作类党组织建设、党员管理等文件材料。工会工作、职工活动等相关资料。企业文化建设、宣传报道等文档。（二）收集要求1.明确责任：各部门应指定专人负责档案收集工作，明确其职责和任务，确保档案收集工作的顺利进行。2.及时收集：档案形成部门应在文件材料产生后的规定时间内，将其收集整理后移交档案管理部门。对于重要紧急文件，应及时报送。3.确保质量：收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损毁。文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备。4.全面收集：不仅要收集纸质文件，还要收集电子文件、声像资料等不同载体的档案，确保档案信息的全面性。（三）收集流程1.部门收集：各部门档案收集责任人按照收集范围和要求，定期收集本部门产生的各类档案材料，并进行初步整理。2.整理编目：档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行进一步的整理和编目，编制档案目录清单。3.审核归档：对整理后的档案进行审核，确保档案质量符合要求后，将其归入相应的档案类别和保管期限，进行妥善保管。三、档案鉴定（一）鉴定原则1.价值原则：根据档案对公司/组织各项工作的查考利用价值进行鉴定。2.历史原则：从历史发展的角度，全面、客观地分析档案的价值。3.效益原则：综合考虑档案鉴定工作的成本和效益，确保鉴定工作的科学性和合理性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门的代表和档案管理人员。鉴定工作小组负责制定鉴定标准、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定标准1.重要性：对公司/组织决策、经营、管理等具有重大影响的文件材料，应列为重要档案。2.普遍性：反映公司/组织一般性业务活动、具有普遍参考价值的文件材料，可列为一般档案。3.时效性：超过一定期限，对公司/组织已无查考利用价值的文件材料，可予以鉴定销毁。4.完整性：档案材料不完整、无法反映某项活动全貌的，可根据情况进行鉴定处理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审阅档案内容，根据鉴定标准判断档案的价值。2.综合评估法：综合考虑档案的来源、内容、形式、时间等因素，对档案价值进行全面评估。3.专家咨询法：对于专业性较强的档案，可咨询相关领域的专家，获取专业意见，辅助鉴定工作。（五）鉴定流程1.初步筛选：档案管理人员按照鉴定标准，对库存档案进行初步筛选，确定需要进一步鉴定的档案清单。2.详细鉴定：鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细鉴定，逐份审查档案内容，填写鉴定意见书，明确档案的价值和保管期限。3.审核批准：鉴定意见书经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导批准。4.结果处理：根据鉴定结果，对具有保存价值的档案进行妥善保管，对无保存价值的档案按照规定程序进行销毁处理。四、档案保管期限划分（一）永久保管1.公司/组织设立、变更、注销等重要文件材料。2.公司/组织年度财务决算报表、审计报告等重要财务文件。3.涉及公司/组织重大权益、债权债务关系的合同、协议等文件。4.公司/组织重大项目的立项、可行性研究报告、项目验收文件等。5.公司/组织重要的人事任免、考核、奖惩文件。（二）长期保管1.公司/组织一般性业务活动的文件材料，如年度工作计划、总结等，保管期限为[X]年。2.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件，保管期限为[X]年。3.公司/组织的销售合同、采购合同等业务合同，保管期限为[X]年。4.公司/组织的技术方案、设计图纸等技术文件，保管期限为[X]年。（三）短期保管1.公司/组织临时性工作产生的文件材料，如会议通知、一般性工作报表等，保管期限为[X]年。2.公司/组织一般性的往来信函、便笺等文件，保管期限为[X]年。五、档案销毁（一）销毁范围经鉴定确无保存价值的档案，包括已到保管期限且无继续保存必要的档案、重复文件、内容虚假或无参考价值的文件等。（二）销毁程序1.编制清单：档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批签字：档案销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导审批签字。3.组织销毁：由档案管理部门会同相关部门，按照审批后的销毁清单，对档案进行集中销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。4.监销确认：销毁工作应有专人监销，监销人在销毁完成后应在销毁清单上签字确认，确保档案销毁彻底。（三）特殊情况处理对于涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的销毁，应按照国家有关保密规定执行，采取专门的保密措施，确保信息安全。六、档案信息化管理（一）数字化采集1.对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，确保档案内容清晰可读。2.建立数字化档案数据库，将扫描后的档案数据录入数据库，进行分类存储和管理。（二）数据安全1.采取数据备份、加密存储等措施，确保档案数据的安全性和完整性。2.建立数据访问权限管理制度，严格控制对档案数据库的访问，防止数据泄露。（三）利用服务1.开发档案信息检索系统，方便公司/组织内部人员快速查询和利用档案信息。2.提供档案在线借阅、下载等服务，提高档案利用效率。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门档案收集、整理、保管等情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对工作表现突出的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的进行批评问责。（二）外部审计接受公司/组织内部审计部门