借阅人事档案规章制度

PAGE借阅人事档案规章制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织人事档案的借阅管理，确保人事档案的安全与完整，维护员工的合法权益，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构以及与公司/组织签订劳动合同的员工。（三）基本原则1.严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保人事档案管理工作合法合规。2.坚持保密原则，对人事档案内容严格保密，防止信息泄露。3.规范借阅流程，明确借阅权限，确保借阅行为有序进行。二、人事档案的范围与分类（一）人事档案的范围1.员工个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、专业、毕业院校、参加工作时间、入党时间、健康状况等。2.员工履历材料，包括工作经历、职务变动、奖惩情况等。3.员工考核材料，包括年度考核、绩效考核、专项考核等结果。4.员工学历学位、专业技术职务（职称）、职业资格证书等材料。5.员工政审材料，包括入党政审、出国政审、干部选拔任用政审等。6.员工党团材料，包括入党申请书、入党志愿书、转正申请书、团组织关系证明等。7.员工工资、任免、出国（境）等材料。8.其他可供组织参考的材料，如培训记录、荣誉证书、学术成果等。（二）人事档案的分类根据人事档案的内容和性质，分为正本档案和副本档案。正本档案为原始档案，副本档案为根据工作需要复制的档案。三、借阅权限与申请流程（一）借阅权限1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅本部门员工人事档案的，由部门负责人提出申请，经人力资源部门负责人批准后，可查阅相关档案。2.公司/组织内部各部门因工作需要查阅其他部门员工人事档案的，需经人力资源部门负责人批准，并填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅时间、借阅范围等，方可查阅。3.公司/组织领导因工作需要查阅员工人事档案的，可直接查阅，但需在查阅后及时归还人力资源部门。4.外部单位因工作需要查阅公司/组织员工人事档案的，必须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，并经公司/组织人力资源部门负责人和分管领导批准后，方可查阅。（二）申请流程1.借阅人事档案，需填写《人事档案借阅申请表》，申请表应包括以下内容：申请人姓名、所在部门、职务。借阅目的、借阅时间、借阅范围。申请日期。2.将填写完整的《人事档案借阅申请表》提交给所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要，对借阅申请进行认真审核，并签署意见。3.将审核通过的《人事档案借阅申请表》提交给人力资源部门负责人审批，人力资源部门负责人应根据相关规定，对借阅申请进行审批，并签署意见。4.经审批同意后，借阅人凭有效身份证件到人力资源部门办理借阅手续，领取人事档案。四、借阅期限与归还要求（一）借阅期限1.一般情况下，人事档案的借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，需提前向人力资源部门提出申请，并说明理由，经批准后方可延长。2.外部单位查阅公司/组织员工人事档案的，借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，需重新办理审批手续。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还人事档案，不得逾期。如因特殊情况无法按时归还的，应提前向人力资源部门说明情况，并办理续借手续。2.借阅人归还人事档案时，应确保档案的完整无损，如有损坏、丢失等情况，应及时向人力资源部门报告，并承担相应的责任。3.人力资源部门在收到归还的人事档案后，应认真核对档案内容，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。五、借阅登记与档案管理（一）借阅登记1.人力资源部门应建立人事档案借阅登记制度，对每一次借阅人事档案的情况进行详细登记，包括借阅人姓名、所在部门、职务、借阅时间、借阅范围、归还时间等。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式进行，纸质登记本应妥善保管，以备查阅；电子登记记录应定期备份，确保数据安全。（二）档案管理1.人力资源部门应指定专人负责保管人事档案，确保档案的安全与完整。档案管理人员应具备良好的职业道德和专业知识，严格遵守档案管理的各项规定。2.人事档案应存放在专门的档案柜中，实行分类存放、编号管理。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案安全。3.档案管理人员应定期对人事档案进行整理、核对，及时更新档案内容，确保档案信息的准确性和完整性。4.人事档案的查阅、借阅应在专门的档案查阅室进行，档案查阅室应配备必要的办公设备和安全设施，确保查阅、借阅工作的顺利进行。六、保密与安全措施（一）保密措施1.借阅人事档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如因工作需要必须引用档案内容的，应注明出处，并经人力资源部门负责人批准。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自将人事档案内容告知他人。如因工作需要必须查阅档案的，应在档案查阅室进行，并在查阅后及时归还档案。3.公司/组织应加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止人事档案信息泄露。（二）安全措施1.人力资源部门应加强对人事档案的安全管理，采取必要的安全措施，确保档案的安全与完整。如安装监控设备、配备消防器材等。2.档案管理人员应定期对档案柜、档案查阅室等进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.如发生人事档案丢失、损坏、被盗等情况，档案管理人员应立即向人力资源部门负责人报告，并采取必要的措施进行补救。同时，应配合有关部门进行调查，查明原因，追究相关人员的责任。七、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立人事档案借阅监督机制，定期对人事档案的借阅情况进行检查，确保借阅行为符合规定。2.人力资源部门应加强对档案管理人员的监督管理，定期对档案管理人员的工作进行考核，确保档案管理人员严格遵守档案管理的各项规定。（二）违规处理1.如发现借阅人事档案的人员违反本规章制度，泄露档案内容或擅自转借档案的，公司/组织将视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处理；如造成严重后果的，将依法追究其法律责任。2.如发现档案管理人员违反本规章制度，擅自将人事档案内容告知他人或未按规定保管档案的，公司