宜城档案管理制度

PAGE宜城档案管理制度一、总则（一）目的为加强宜城档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宜城范围内所有涉及档案管理的部门、单位及个人。（三）档案定义本制度所指档案是指在宜城各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：宜城档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映宜城各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应涵盖宜城工作的各个方面，保证档案的全面、系统。4.保密性原则：对涉及宜城机密、敏感信息的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立宜城档案管理中心，负责统筹协调全市档案管理工作。档案管理中心配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确归档。2.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的支持和配合。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案的开发利用工作，为宜城各项工作提供档案信息服务。4.定期对档案进行鉴定，提出档案的存毁意见，经批准后组织实施。5.做好档案管理工作的统计和分析，及时向上级汇报档案管理工作情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.宜城各类行政管理文件，包括上级文件、本级文件、下级文件等。2.宜城各项工作活动中形成的会议文件、记录、纪要等。3.宜城各类业务工作档案，如项目档案、合同档案、人事档案等。4.宜城的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。5.宜城的声像档案，如照片、录音、录像等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，确定分类方案。2.对每份档案材料进行编号、编目，并编制目录清单。3.将整理好的档案材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行上架存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应办理登记手续。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止档案安全事故的发生。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立宜城档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、年度、保管期限、数量等信息，并经档案管理部门负责人审核签字。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。4.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁工作的彻底性。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案的，可在档案管理中心办理查阅手续后查阅。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后查阅。3.涉及宜城机密、敏感信息的档案，查阅范围应严格限定，并按照相关保密规定进行审批。（二）查阅要求1.查阅档案应在档案管理中心指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。（三）利用服务1.档案管理中心应积极开展档案的开发利用工作，为宜城各项工作提供档案信息服务。2.根据工作需要，可编制档案参考资料、专题汇编等，为领导决策和工作开展提供参考依据。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应真实、准确、完整，及时向上级汇报档案统计工作情况。（二）移交工作1.宜城各部门应按照规定的时间和要求，将本部门保管期满的档案移交档案管理中心。2.档案移交时，应办理移交手续，