档案借阅保密利用制度

PAGE档案借阅保密利用制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与保密，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案借阅、保密与利用方面的管理活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持保密原则，防止档案信息泄露，保障公司的商业秘密和敏感信息安全。3.合理利用档案资源，提高档案利用效率，为公司的各项工作提供有力支持。二、档案借阅管理（一）借阅申请1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.申请表需经所在部门负责人审核签字，确认借阅的必要性和真实性。（二）审批流程1.一般档案借阅申请，由档案管理部门负责人审批。审批通过后，档案管理部门方可办理借阅手续。2.涉及重要、机密档案的借阅申请，需经公司分管领导审批。审批通过后，档案管理部门按照规定办理借阅手续。（三）借阅期限1.档案借阅期限根据档案的性质和实际使用需求确定。一般情况下，短期借阅期限不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.对于重要、机密档案，借阅期限应严格控制，原则上不超过[X]个工作日，确需延长的，必须重新履行审批手续。（四）借阅数量借阅档案的数量应根据工作实际需要合理确定，不得超量借阅。对于重要、机密档案，严格限制借阅份数，确保档案的安全与完整。（五）借阅登记1.档案管理部门在办理借阅手续时，应建立《档案借阅登记台账》，详细记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅登记台账应妥善保管，以便查询和统计档案借阅情况。三、档案保密管理（一）保密责任1.公司全体员工均有保守档案秘密的义务，应严格遵守本制度及相关保密规定。2.档案管理部门工作人员负责档案的日常保密管理工作，确保档案在存储、借阅、归还等环节的安全。（二）保密措施1.档案存储场所应具备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案实体安全。2.对重要、机密档案应进行加密存储，限制访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。3.在档案借阅过程中，借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自复印、拍照或传播档案内容。如需复印或摘录档案信息，应按照规定办理审批手续。4.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，发现档案有损坏、丢失或泄密迹象时，应及时报告并采取相应措施。（三）保密教育1.公司应定期组织员工进行档案保密教育，提高员工的保密意识和责任感。2.保密教育内容包括国家有关档案保密的法律法规、公司档案保密制度、典型案例分析等，使员工充分认识档案保密工作的重要性。四、档案利用管理（一）利用范围1.公司员工可根据工作需要，在规定范围内利用档案进行业务查询、参考、决策支持等活动。2.档案利用应严格遵循本制度及相关规定，不得将档案用于与公司业务无关的目的。（二）利用方式1.借阅档案是档案利用的主要方式之一，借阅人应按照本制度规定办理借阅手续，并在规定期限内归还档案。2.对于需要集中查阅档案的情况，档案管理部门可设立专门的查阅场所，安排专人负责协助查阅。查阅人员应遵守查阅场所的管理规定，不得擅自将档案带出查阅场所。3.公司内部各部门之间如需共享档案信息，应通过档案管理部门进行协调，按照规定办理相关手续，确保档案信息的安全与规范传递。（三）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，定期对借阅档案的归还情况进行核对，确保档案按时归还。2.对于在档案利用过程中发现的违规行为，档案管理部门应及时制止，并按照公司相关规定进行处理。情节严重的，将依法追究相关人员的责任。五、特殊情况处理（一）档案遗失1.如发生档案遗失情况，借阅人应立即向档案管理部门报告，并协助进行查找。2.档案管理部门应及时采取措施，对可能涉及的档案信息进行评估和处理，防止档案信息泄露造成不良影响。同时，对档案遗失事件进行调查，查明原因，追究相关人员的责任。（二）档案损坏1.借阅人在借阅过程中如发现档案有损坏情况，应及时告知档案管理部门，并采取必要的保护措施。2.档案管理部门应会同相关部门对档案损坏情况进行鉴定，确定损坏原因和程度。如因借阅人故意或重大过失导致档案损坏，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）逾期未还1.借阅人如未能在规定期限内归还档案，应提前向档案管理部门申请续借。未经批准逾期未还的，档案管理部门将进行催还。2.对于催还后仍未归还的档案，档案管理部门将按照公司相关规定进行处理，如暂停借阅权限、通报批评等。情节严重的，将追究借阅人的责任。六、附则（一）解释权本制度由公司