轻量犯罪档案封存制度

PAGE轻量犯罪档案封存制度一、总则（一）目的为了保护有过轻量犯罪记录人员的合法权益，帮助其更好地回归社会，减少社会对其不必要的歧视和偏见，促进社会和谐稳定，特制定本轻量犯罪档案封存制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及对有轻量犯罪记录人员的档案管理及相关工作。轻量犯罪是指根据相关法律法规，犯罪情节较轻、危害较小，依法可能判处较轻刑罚或免予刑事处罚的犯罪行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及相关行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.保护隐私原则：充分尊重有轻量犯罪记录人员的隐私权，对其档案信息进行严格保密，防止信息泄露。3.教育帮扶原则：以帮助有轻量犯罪记录人员改过自新、重新融入社会为出发点，提供必要的教育和帮扶措施。4.公平公正原则：在档案封存及相关管理工作中，确保程序公正、标准统一，不歧视任何有轻量犯罪记录的人员。二、轻量犯罪档案的界定（一）犯罪记录范围1.经司法机关依法认定构成轻量犯罪的相关记录，包括但不限于判决书、裁定书、决定书等法律文书中涉及的犯罪事实、罪名、量刑等信息。2.与轻量犯罪相关的侦查、起诉、审判等过程中的其他记录，如询问笔录、鉴定意见、证人证言等。（二）轻量犯罪的认定标准1.依据《中华人民共和国刑法》及相关司法解释，综合考虑犯罪行为的性质、情节、危害后果等因素，判断是否属于轻量犯罪。例如，对于一些轻微的盗窃、故意伤害（轻伤且情节较轻）、初犯且犯罪情节显著轻微的妨害社会管理秩序类犯罪等，可认定为轻量犯罪。2.参考当地司法实践中对轻量犯罪的认定尺度和惯常做法，但不得低于国家法律法规的规定标准。（三）特殊情况说明1.对于一些犯罪行为虽符合轻量犯罪的形式要件，但存在特殊情节或背景，可能影响对其是否属于轻量犯罪认定的，需进行综合评估。例如，犯罪行为系因遭受重大生活挫折、精神压力等特殊原因导致，且犯罪后的表现良好、积极悔罪的，可在严格审查后适当考虑其轻量犯罪的认定。2.涉及未成年人的轻量犯罪记录，按照《中华人民共和国未成年人保护法》及相关未成年人犯罪记录封存的特别规定执行，本制度仅适用于已成年后仍存在轻量犯罪记录的人员。三、档案封存的程序（一）申请1.有轻量犯罪记录的人员向本公司/组织提出档案封存申请，填写《轻量犯罪档案封存申请表》，申请表应包括个人基本信息、犯罪记录情况、申请封存的原因及承诺等内容。2.申请时需提交相关证明材料，如司法机关出具的生效法律文书、个人身份证明等，以证实其轻量犯罪记录的真实性及申请资格。（二）审核1.本公司/组织收到申请后，由人力资源部门会同法务部门进行审核。审核内容包括申请材料的完整性、真实性，犯罪记录是否符合轻量犯罪的界定标准，以及申请人是否具备申请封存档案的条件等。2.审核过程中，可通过与司法机关沟通核实、查阅相关档案资料、实地调查等方式，确保审核结果的准确性。如发现申请材料存在虚假或不符合要求的情况，应及时通知申请人并说明理由，不予受理申请。（三）决定1.经审核符合档案封存条件的，由公司/组织负责人签署批准意见，作出同意封存档案的决定。决定作出后，应及时通知申请人。2.对于不符合档案封存条件的，应书面告知申请人不予封存的理由及依据，并说明其享有依法申请复议或申诉的权利。（四）封存操作1.决定同意封存档案后，由档案管理部门负责对涉及轻量犯罪记录的档案进行单独整理、编号，建立专门的封存档案库。2.封存档案应采用加密存储、专人保管等方式，确保档案信息的安全与保密。除法律法规另有规定或本制度明确允许的情况外，任何人不得擅自查阅、复制、泄露封存档案的内容。四、档案封存后的管理（一）查阅限制1.原则上，封存后的轻量犯罪档案不得对外提供查阅。如因工作需要必须查阅的，需经过严格的审批程序。审批流程为：查阅部门填写《轻量犯罪档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容范围、查阅期限等，经部门负责人签字同意后，报公司/组织分管领导审批。2.查阅人员仅限于因工作需要直接参与相关业务处理且知悉必要信息的工作人员，查阅过程应在档案管理部门指定的场所进行，并有专人全程陪同监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）信息更新与维护1.定期对封存档案进行检查和维护，确保档案存储介质的安全性和信息的完整性。如发现档案存在损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充。2.关注与轻量犯罪记录人员相关的法律法规、政策变化，以及其个人情况的动态更新。如有涉及影响档案封存的新情况出现，应及时进行评估和处理，必要时重新审核档案封存的必要性。（三）保密措施1.加强对参与档案封存及管理工作的人员的保密教育，签订保密协议，明确其保密责任和义务。对违反保密规定的行为，依法依规追究责任。2.严格控制档案存储场所的人员进出，安装必要的安全监控设备，防止无关人员进入。对档案存储设备进行加密设置，定期更换密码，确保档案信息不被非法获取或篡改。五、解除封存的情形与程序（一）解除封存的情形1.有轻量犯罪记录人员提出申请，且经司法机关依法撤销或宣告其犯罪记录无效的。例如，经再审改判无罪、原判刑罚执行完毕后依法被宣告缓刑考验期满原判刑罚不再执行等情况。2.法律法规规定的其他应当解除封存的情形。（二）解除封存的申请与审核1.符合解除封存情形的人员，应向本公司/组织提交《轻量犯罪档案解除封存申请表》及相关证明材料，证明其犯罪记录已依法被撤销或宣告无效。2.公司/组织按照档案封存审核程序进行审核，核实相关证明材料的真实性和合法性。审核通过后，作出解除封存的决定。（三）解除封存的操作1.决定解除封存后，档案管理部门应将涉及轻量犯罪记录的档案从封存档案库中取出，恢复其正常档案管理状态，纳入公司/组织的常规档案体系进行管理。2.对解除封存后的档案信息，按照公司/组织的档案管理规定进行妥善处理，确保其在后续工作中的正常使用和流转。六、监督与责任追究（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的监督小组，由人力资源部门、法务部门、审计部门等相关人员组成，负责对轻量犯罪档案封存制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查档案封存及管理过程中的申请、审核、封存、查阅、解除封存等环节是否符合制度规定，是否存在违规操作、信息泄露等问题。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自查阅、复制、泄露封存档案信息的工作人员，视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分；造成严重后果的，依法追究其法律责任。2.因工作失误导致档案封存错误或管理不当，给有轻量犯罪记录人员造成损害的，由相关责任人员承担相应的赔偿责任，并按照公司/组织内部规定进行责任追究。3.对在档案封存及管理工作中存在弄虚作假、徇私舞弊等行为的人员，依法依规严肃处理，构成犯罪的