小学档案查阅借阅制度

PAGE小学档案查阅借阅制度一、总则（一）目的为了加强小学档案的管理，规范档案查阅借阅行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案在学校教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职员工、学生及因工作需要查阅借阅本校档案的校外单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持档案查阅借阅的必要性和合理性原则，凡查阅借阅档案必须有明确的目的和用途。3.遵循档案安全保密原则，防止档案信息泄露、丢失和损坏。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全校档案的集中统一管理。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等日常工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案、编号规则等。3.对档案查阅借阅情况进行登记和统计，定期检查档案的保管状况。4.负责向查阅借阅者提供档案咨询服务，解答相关问题。5.协助有关部门和人员做好档案的利用工作，根据需要编制档案检索工具和参考资料。三、档案查阅制度（一）查阅权限1.本校教职员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料。2.学生因学习、研究等正当理由，可在档案管理人员的指导下查阅本人学籍档案等相关资料。3.校外单位或个人因工作需要查阅本校档案，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅者填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、目的、范围等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，如涉及跨部门查阅，需相关部门负责人共同审核签字。3.申请表经审核通过后，交档案管理部门。档案管理人员根据申请表内容，查找并提供相关档案。4.查阅者在档案管理部门指定的查阅地点进行查阅，查阅过程中应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改标记、抽取、撤换、损坏档案。（三）查阅时间限制一般情况下，查阅档案的时间不得超过[X]个工作日。如需延长查阅时间，须提前向档案管理部门说明理由，并经批准后方可延长。（四）查阅记录档案管理人员应对查阅情况进行详细记录，包括查阅者姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称及内容、查阅目的等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。四、档案借阅制度（一）借阅权限1.本校教职员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料，但须经所在部门负责人批准。2.校外单位或个人原则上不得借阅本校档案，确因特殊情况需要借阅的，须经学校主管领导批准，并按照本制度规定办理借阅手续。（二）借阅流程1.借阅者填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、目的、借阅期限等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字，如涉及跨部门借阅，需相关部门负责人共同审核签字。3.申请表经审核通过后，交档案管理部门。档案管理人员对借阅申请进行审批，批准后向借阅者发放档案。4.借阅者领取档案时，应与档案管理人员办理交接手续，当面清点档案数量、核对档案内容，并在《档案借阅登记表》上签字确认。（三）借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，须提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅归还1.借阅者应在规定的借阅期限内归还档案。如需续借，应提前办理续借手续。2.借阅者归还档案时应确保档案完整无损，如有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。3.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真核对档案数量、内容，确认无误后在《档案借阅登记表》上注明归还日期，并办理注销手续。五、档案保密制度（一）保密范围本校档案中涉及国家机密、学校机密、个人隐私以及其他不宜公开的信息均属于保密范围。（二）保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，并配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。在档案查阅借阅过程中，应对查阅借阅者进行保密提醒，要求其不得泄露档案信息。3.对涉及保密内容的档案，应在显著位置标注“保密”字样，并采取单独存放、限制查阅等措施。4.未经批准，任何人不得私自复制、拍摄、传播档案内容。如因工作需要确需复制档案的，须经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记和管理。（三）保密责任1.本校全体教职员工、学生及校外查阅借阅者均有保密义务，如违反保密制度，造成档案信息泄露的，将依法依规追究相关人员的责任。2.档案管理人员如因工作失误或故意泄露档案信息，将视情节轻重给予相应的纪律处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、档案利用监督与检查制度（一）监督检查内容1.档案查阅借阅制度的执行情况，包括查阅借阅流程是否规范、手续是否齐全等。2.档案的安全保管情况，如档案库房设施设备是否正常运行、档案是否完好无损等。3.档案信息的保密情况，是否存在档案信息泄露事件。4.档案利用效果，是否满足学校教育教学、管理等工作的需要。（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对档案查阅借阅情况、档案保管状况等进行全面检查，一般每[X]个月进行一次。2.不定期抽查：学校主管领导或相关部门不定期对档案管理工作进行抽查，重点检查档案查阅借阅制度的执行情况和档案信息的安全保密情况。3.专项检查：针对档案管理工作中的突出问题或重要事项，开展专项检查，及时发现和解决问题。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行整改，并将整改情况报告学校主管领导。2.对违反档案查阅借阅制度、档案安全保密制度等规定行为的单位或个人，学校将视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；构成违纪违法的，依法依规追究责任。七、档案信息化管理制度（一）信息化建设目标利用现代信息技术，建立小学档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）档案数字化1.对本校各类档案进行全面数字化处理，包括文件扫描、图像处理、数据录入等工作。2.数字化档案应保证图像清晰、完整，数据准确无误，并按照档案分类方案进行分类存储。（三）信息化系统管理1.配备专业的信息化管理人员，负责档案信息化管理系统的日常维护和管理。2.建立健全信息化系统安全管理制度，采取数据备份、访问控制、防火墙等安全措施，保障档案信息的安全。3.定期对信息化系统进行升级和优化，确保系统的稳定性和兼容性。（四）电子档案利用1.本校教职员工可通过信息化管理系统查阅电子档