干部个人档案查阅制度

PAGE干部个人档案查阅制度一、总则（一）目的为规范干部个人档案查阅行为，保证干部档案的安全与完整，维护干部的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及干部个人档案查阅的所有活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及公司/组织的相关规定，确保查阅活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障干部档案信息的安全，防止档案信息泄露，维护干部个人隐私。3.规范有序原则：明确查阅流程和要求，确保查阅活动有序进行，提高工作效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的干部个人档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责干部个人档案的收集、整理、保管、查阅等工作。（二）档案管理部门职责1.档案收集与整理负责接收、收集干部个人档案材料，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。按照规定的分类标准和编号方法，对干部个人档案进行科学分类、编号和整理，建立档案目录。2.档案保管配备安全的档案保管设施，如档案库房、档案柜等，确保档案存放安全。定期对档案进行检查、清点和核对，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障档案的安全与完整。3.档案查阅管理制定档案查阅登记制度，详细记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。对查阅申请进行审核，根据规定决定是否批准查阅申请，并告知查阅人员查阅的范围、方式和要求。负责提供档案查阅服务，按照查阅要求及时准确地提供档案资料。监督查阅人员的查阅行为，确保查阅活动符合规定。4.档案信息化管理推进干部个人档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索和利用。对档案信息进行安全管理，设置不同的用户权限，防止信息泄露和非法访问。三、查阅申请与审批（一）查阅申请主体1.本公司/组织内部因工作需要查阅干部个人档案的部门或个人。2.按照法律法规规定有权查阅干部个人档案的外部单位或个人。（二）查阅申请内容查阅申请应包括以下内容：1.查阅人员的姓名、所在部门、职务。2.查阅目的和用途。3.拟查阅的档案内容范围。4.查阅时间安排。（三）查阅申请审批流程1.查阅人员填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，重点审核查阅目的是否正当、查阅范围是否合理、查阅时间是否合适等。3.对于涉及干部重要信息或敏感内容的查阅申请，档案管理部门应报公司/组织分管领导审批。4.经审批同意的查阅申请，档案管理部门留存查阅申请表，并通知查阅人员查阅时间和地点。四、查阅方式与范围（一）查阅方式1.现场查阅：查阅人员可在档案管理部门指定的场所，按照规定的方式查阅干部个人档案。2.复制查阅：根据查阅需要，查阅人员可申请复制档案中的部分内容。复制应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件一致。（二）查阅范围1.因工作需要了解干部基本情况、工作经历、考核评价等信息的，可查阅相应的档案内容。2.按照干部选拔任用、评先评优、组织处理等工作要求，查阅干部档案中相关的任免、奖惩、考核等材料。3.法律法规规定的其他可查阅范围。（三）限制查阅内容1.涉及干部个人隐私的信息，如健康状况、婚姻状况等，未经干部本人同意，不得查阅。2.档案中明确标注为保密的材料，按照保密规定进行管理，不得查阅。查阅人员不得擅自查阅超出审批范围的档案内容。五、查阅人员行为规范（一）遵守查阅场所规定查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出指定场所。（二）爱护档案资料查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。（三）不得泄露档案信息查阅人员对查阅过程中知悉的干部个人档案信息负有保密义务，不得向无关人员泄露。（四）按时归还档案查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案查阅登记与记录（一）查阅登记档案管理部门应建立查阅登记台账，对每一次查阅申请和查阅活动进行详细登记。登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、职务、查阅目的、查阅范围、查阅时间、档案归还情况等。（二）查阅记录查阅人员查阅档案时，档案管理部门应安排专人在场监督，并做好查阅记录。记录内容包括查阅人员的查阅行为、查阅内容、查阅过程中发现的问题等。查阅记录应妥善保存，以备查阅。七、档案查阅监督与检查（一）内部监督档案管理部门应定期对档案查阅情况进行自查，检查查阅登记是否完整、查阅行为是否规范、档案信息是否安全等。发现问题及时整改，并向公司/组织报告。（二）外部监督接受上级主管部门、纪检监察部门等外部单位对干部个人档案查阅制度执行情况的监督检查。对于监督检查中发现的问题，及时进行整改，并按照要求提交整改报告。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅干部个人档案。2.查阅人员超出审批范围查阅档案内容。3.查阅人员泄露档案信息。4.查阅人员在查阅过程中损坏、丢失档案材料。5.其他违反档案查阅制度的行为。（二）违规处理措施1.对于违规查阅行为，档案管理部门应及时制止，并要求查阅人员立即纠正。2.视情节轻重，对违规查阅人员给予批评教育、警告、通报批评等处理。3.对于因违规查阅行为给干部个人或公司/组织造