印章档案利用制度规定

PAGE印章档案利用制度规定一、总则（一）目的为加强公司印章档案的管理，规范印章档案的利用行为，确保印章档案的安全与完整，充分发挥印章档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于公司各部门及全体员工在涉及公司印章档案相关事务中的利用活动。（三）基本原则1.依法依规原则印章档案的利用必须严格遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度，确保利用行为合法合规。2.安全保密原则在印章档案利用过程中，要采取有效措施保障印章档案的安全，防止信息泄露、篡改或丢失，对涉及的机密信息严格保密。3.规范有序原则明确印章档案利用的流程和要求，做到利用申请、审批、登记、归还等环节规范有序，确保利用工作有条不紊地进行。4.高效服务原则在确保安全保密的前提下，以提高工作效率、服务公司业务为宗旨，合理安排印章档案的利用，满足公司正常经营管理的需要。二、印章档案概述（一）印章档案定义印章档案是指公司在各项活动中使用的具有法律效力的各类印章的相关记录，包括印章的刻制、启用、变更、废止等过程中形成的文件材料，以及印章使用过程中的登记、审批等资料。（二）印章种类1.公司公章：代表公司的法定权威，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：由法定代表人持有，用于特定的文件签署或业务办理。3.财务专用章：专门用于公司财务相关事务，如开具发票、支票等。4.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于本部门相关业务文件的处理。（三）印章档案内容1.印章刻制文件：包括印章刻制申请、公安部门审批文件、刻制合同等。2.印章启用文件：印章启用通知、启用时间记录等。3.印章变更文件：变更申请、审批文件、变更后的印章样本等。4.印章废止文件：废止申请、审批文件、废止印章的处理记录等。5.印章使用登记台账：详细记录每次印章使用的日期、事由、申请人、批准人、用印文件名称及编号等信息。6.印章使用审批文件：对印章使用申请的批准文件，明确批准意见和权限。三、印章档案利用流程（一）利用申请1.公司员工因工作需要使用印章档案时，应填写《印章档案利用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及编号、预计用印时间等信息。2.申请表应经部门负责人审核签字，确保申请事项真实、合理，符合部门工作要求。（二）利用审批1.根据用印事项的重要程度和风险等级，按照公司规定的审批权限进行审批。2.一般事项由部门分管领导审批；重要事项或涉及金额较大、风险较高的事项，需经公司主要领导审批。3.审批人应认真审核申请内容，对不符合规定或存在风险的申请予以驳回，并说明理由。（三）利用登记1.印章档案管理人员在收到经审批的《印章档案利用申请表》后，进行详细登记。2.登记内容包括申请日期、申请人、部门、用印事由、用印文件名称及编号、预计用印时间、批准人、实际用印时间、归还时间等。3.同时，在印章使用登记台账上进行相应记录，确保台账信息与申请表一致。（四）印章使用1.申请人凭经审批和登记的《印章档案利用申请表》到印章档案管理部门领取印章。2.印章档案管理人员应严格按照申请表上的批准内容进行用印操作，不得擅自更改用印事项。3.用印过程中，要确保印章使用规范，印迹清晰、端正，符合文件格式要求。（五）归还印章1.用印完毕后，申请人应及时将印章归还印章档案管理部门。2.印章档案管理人员在收回印章时，要仔细检查印章是否完好，有无损坏、丢失等情况。3.在确认印章归还无误后，在《印章档案利用申请表》及印章使用登记台账上记录归还时间，并由双方签字确认。四、利用权限与范围（一）利用权限1.公司公章、法定代表人章的使用需经公司主要领导批准。2.财务专用章的使用需经财务负责人批准，涉及重大财务事项的还需公司主要领导批准。3.合同专用章的使用需经合同业务部门负责人审核，公司分管领导批准。4.部门章的使用由各部门负责人审批，并报印章档案管理部门备案。（二）利用范围1.公司内部文件、报告、通知等的签署。2.对外签订的合同、协议、承诺书等具有法律效力的文件。3.财务报表、票据、税务申报等财务相关文件的盖章确认。4.其他经公司批准的需要使用印章的事项。五、安全与保密措施（一）印章保管1.设立专门的印章保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等，确保印章存放安全。2.印章应指定专人保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交他人保管或带出保管场所。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，发现问题及时报告并处理。（二）利用过程保密1.在印章档案利用过程中，涉及的机密信息不得泄露给无关人员。2.用印现场应安排专人监督，防止他人私自接触印章或获取用印文件内容。3.用印完毕后，对用印文件的草稿、复印件等应妥善保管，按照公司保密规定进行处理，不得随意丢弃。（三）档案查阅保密1.查阅印章档案应经批准，并在指定的查阅场所进行。2.查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容，确需复制的，应经印章档案管理部门负责人批准，并注明用途。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还，不得私自留存或转借他人。（四）人员培训与教育1.定期对涉及印章档案利用的人员进行安全保密培训，提高其保密意识和防范能力。2.培训内容包括法律法规、公司保密制度、印章档案利用流程及安全注意事项等。3.对新入职员工或涉及印章档案利用工作调整的员工，应及时进行专门的培训，确保其熟悉相关规定和要求。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对印章档案利用情况进行审计检查，重点检查利用流程是否合规、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。2.印章档案管理部门应定期对印章使用登记台账进行核对，确保台账信息准确无误，并对印章保管情况进行自查，发现问题及时整改。3.各部门负责人应对本部门员工的印章使用情况进行监督，发现违规行为及时制止并报告。（二）违规处理1.对于违反印章档案利用制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。3.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、信息化管理（一）建立印章档案管理系统1.利用信息化技术建立印章档案管理系统，实现印章档案的电子化管理。2.系统应涵盖印章档案的基本信息、利用申请、审批、登记、查询等功能模块，提高管理效率和信息准确性。（二）电子印章应用1.根据公司实际情况，逐步推进电子印章的应用。2.电子印章应具备与实物印章同等的法律效力，通过加密技术确保其安全性和可靠性。3.制定电子印章使用管理办法，规范电子印章的申请、审批、使用、存储等流程。（三）数据安全与备份1.加强印章档案管理系统的数据安全防护，设置用户权限管理，防止数据被非法访问、篡改或丢失。2.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上