档案网络信息制度包括

PAGE档案网络信息制度包括一、总则（一）目的为加强公司/组织档案网络信息管理，确保档案信息的安全、完整与有效利用，保障公司/组织各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及档案网络信息管理的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案网络信息管理活动合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障档案网络信息的存储、传输与使用安全，防止信息泄露、篡改与丢失。3.完整性原则：保证档案网络信息的全面、准确与完整，维护档案的原始性与真实性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案网络信息进行严格保密，防止信息被非法获取或利用。5.便捷性原则：在确保安全与规范的前提下，优化档案网络信息管理流程，提高信息利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷支持。二、档案网络信息管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案网络信息管理制度、流程与标准，并监督执行。2.组织开展档案网络信息的收集、整理、分类、编目、存储与保管工作。3.建立档案网络信息数据库，确保信息录入准确、完整，维护数据库的正常运行。4.负责档案网络信息的安全管理，包括设置用户权限、进行数据备份与恢复、防范网络安全风险等。5.定期对档案网络信息进行清理与鉴定，按照规定进行销毁或移交。6.为公司/组织各部门提供档案网络信息查询、借阅等服务，指导和监督各部门的档案网络信息管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案网络信息的收集、整理与初步分类，及时移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案网络信息的日常管理，确保信息的真实、准确与完整。3.按照档案管理部门的要求，配合做好档案网络信息的安全管理工作，如设置合理的用户权限、遵守数据使用规定等。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案网络信息查询、借阅等申请，并在规定期限内归还。（三）信息技术部门职责1.提供档案网络信息管理所需的技术支持与保障，确保网络系统的稳定运行。2.协助档案管理部门进行档案网络信息系统的建设与维护，优化系统功能，提高信息管理效率。3.负责网络安全防护工作，制定安全策略，防范网络攻击、病毒入侵等安全事件，保障档案网络信息安全。4.配合档案管理部门进行数据备份与恢复工作，确保数据的安全性与可恢复性。（四）人员职责1.档案管理人员具备专业的档案管理知识与技能，熟悉档案网络信息管理流程与系统操作。负责档案网络信息的具体管理工作，严格按照制度要求进行信息处理，确保工作质量。保守档案网络信息秘密，不得擅自泄露或违规使用信息。2.信息录入人员认真负责地进行档案网络信息的录入工作，保证录入信息准确无误。严格遵守信息录入规范，确保数据格式统一、内容完整。对录入的信息进行初步核对，发现问题及时与相关部门或人员沟通核实，避免错误信息进入系统。3.系统维护人员定期对档案网络信息系统进行检查、维护与优化，确保系统正常运行，及时处理系统故障。负责系统安全防护工作，监控系统运行状态，防范网络安全风险，保障系统数据安全。根据档案管理部门的需求，对系统功能进行调整与升级，提高系统的适应性与易用性。4.使用人员严格遵守档案网络信息使用规定，经授权后按照权限查询、借阅档案信息。妥善保管个人账号与密码，不得转借他人使用，确保信息使用安全。在使用档案网络信息过程中，如发现问题及时向档案管理部门反馈，不得擅自处理或更改信息。三、档案网络信息收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等，包括纸质档案、电子文档、多媒体资料等。2.上级主管部门下发的与公司/组织相关的文件、通知、规定等。3.对外签订的合同、协议、函件等。4.公司/组织内部的会议纪要、工作报告、财务报表、人事档案等各类档案信息。（二）收集要求1.及时性：各部门应在档案形成或获取后的规定时间内，将档案信息移交档案管理部门，确保信息收集的及时性，避免信息遗漏或延误。2.完整性：收集的档案信息应完整无缺，包括文件的正文、附件、相关审批手续等，确保档案信息能够全面反映工作活动的真实情况。3.准确性：对收集的档案信息进行认真核对，确保信息内容准确无误，数据真实可靠，避免虚假或错误信息进入档案网络信息系统。（三）整理方法1.分类：按照档案信息的来源、内容、性质等进行分类，如分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类等大类，再在大类下细分具体的小类，形成科学合理的分类体系。2.编号：为每一份档案信息赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案信息的识别、查询与管理。3.编目：编制档案信息目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，确保档案信息能够快速检索与定位。四、档案网络信息存储与保管（一）存储方式1.电子存储：建立档案网络信息数据库，采用服务器存储、磁盘阵列存储或云存储等方式，对电子档案信息进行集中存储。确保存储设备具备足够的容量、可靠性与安全性，能够满足公司/组织档案信息存储的需求。2.纸质存储：对于具有长期保存价值或需要纸质查阅的档案，应按照档案管理规定进行纸质打印或归档，存放在专门的档案库房中。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保纸质档案的安全保存。（二）存储要求1.数据备份：定期对档案网络信息进行备份，备份频率应根据信息的重要程度和变化情况确定，重要信息应实时备份或每日备份。备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或外接存储设备，以防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。2.存储环境：电子存储设备应放置在适宜的环境中，保持温度、湿度适宜，避免设备因环境因素损坏。档案库房应保持清洁、通风良好，防止纸质档案受潮、发霉或遭受虫害。3.数据安全：设置严格的用户权限，对档案网络信息进行分级管理，不同级别用户只能访问其权限范围内的信息。采用加密技术对重要档案信息进行加密存储，防止信息在传输与存储过程中被窃取或篡改。（三）保管期限根据档案的性质、重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，一般分为永久保管、长期保管（[具体年限]年）和短期保管（[具体年限]年）。档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对于超过保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）档案库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火设备（灭火器、消防栓等）、防潮设备（除湿机等）、防虫设备（防虫剂等）、防盗设备（门禁系统、监控系统等）。2.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，确需进入的，应经过批准并进行登记。3.定期对档案库房进行检查与清理，确保档案存放有序，环境整洁，设备正常运行。五、档案网络信息利用与服务（一）利用权限1.根据档案信息的保密级别和使用需求，设定不同的用户权限。一般分为查阅权、借阅权、下载权、修改权等，用户只能在其权限范围内对档案网络信息进行操作。2.对于涉及公司/组织机密的档案信息，严格限制访问权限，只有经过授权的特定人员才能查阅、借阅或使用。（二）利用流程1.申请：使用人员如需查询、借阅档案网络信息，应填写相应的申请表，注明申请利用的档案信息名称、用途、使用期限等内容，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据申请内容进行审核，对于符合规定且确实需要利用档案信息的申请予以批准，并签署意见。3.办理：档案管理部门根据审批结果，为使用人员办理档案信息查询、借阅等手续。对于借阅纸质档案的，应登记借阅时间、归还时间、借阅人等信息；对于电子档案信息，根据权限提供相应的访问方式。4.归还：使用人员应在规定期限内归还档案信息，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员责任。（三）服务方式1.在线查询：通过档案网络信息系统，为使用人员提供在线查询服务，使用人员可根据授权在系统中检索所需档案信息。2.线下查阅：对于需要查阅纸质档案的，档案管理部门应提供专门的查阅场所，并安排专人协助查阅。3.咨询服务：档案管理部门应设立咨询热线或邮箱，解答使用人员在档案网络信息利用过程中遇到的问题，提供相关业务指导。六、档案网络信息安全管理（一）安全策略1.网络安全策略：设置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络访问。制定网络访问规则，限制内部网络用户的访问权限，禁止未经授权的网络连接。2.数据安全策略：对重要档案网络信息进行加密存储与传输，采用加密算法对数据进行加密处理，确保数据在传输过程中不被窃取或篡改。定期对数据进行完整性校验与备份恢复测试，确保数据的准确性与可恢复性。3.用户安全策略：建立用户身份认证机制，使用用户名、密码、数字证书等多种方式对用户进行身份验证。定期更新用户密码，提醒用户注意密码安全，防止密码泄露。对用户的操作行为进行审计，记录用户的登录时间、操作内容等信息，以便及时发现异常行为。（二）安全培训1.定期组织档案网络信息安全培训，提高全体员工的安全意识和操作技能。培训内容包括网络安全知识、数据保护意识、信息系统操作规范等。2.针对不同岗位的人员，开展有针对性的安全培训，如档案管理人员的安全管理培训、系统维护人员的网络安全技术培训、使用人员的信息安全操作培训等。3.通过案例分析、模拟演练等方式，增强员工对档案网络信息安全风险的认识和应对能力，提高员工在实际工作中防范安全事故的能力。（三）安全审计与监控1.建立档案网络信息安全审计机制，定期对网络系统、数据库、用户操作等进行审计，检查是否存在安全漏洞和违规操作行为。2.利用安全监控系统，实时监测档案网络信息系统的运行状态，及时发现并处理异常情况，如网络攻击、系统故障、数据异常等。3.对安全审计与监控结果进行分析总结，针对发现的问题及时采取措施进行整改，不断完善档案网络信息安全管理体系。七、档案网络信息保密管理（一）保密范围1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等各类机密信息的档案网络信息。2.尚未公开的公司/组织重大决策、战略规划、业务数据等档案信息。3.按照法律法规或合同约定需要保密的档案网络信息。（二）保密措施1.人员管理：与涉及档案网络信息保密工作的人员签订保密协议，明确保密责任与义务。加强对保密人员的背景审查与监督管理，防止因人员变动或违规行为导致信息泄露。2.物理隔离：对于涉及高度机密的档案网络信息，采用物理隔离的方式进行存储与处理，如使用专门的涉密服务器、存储设备，并与其他网络进行物理隔离。3.信息加密：对保密档案网络信息进行加密处理，确保信息在存储、传输与使用过程中的保密性。加密密钥应严格管理，专人负责保管，防止密钥泄露。4.访问控制：设置严格的保密档案网络信息访问权限，只有经过授权的人员才能访问。对访问过程进行详细记录，以便进行审计与追踪。（三）保密监督与检查1.定期开展档案网络信息保密监督检查工作，检查保密制度的执行情况、保密措施的落实情况等。2.对发现的保密问题及时进行整改，对违反保密规定的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。3.加强与公司/组织内部其他部门以及外部合作伙伴的沟通协调，共同做好档案网络信息保密工作，防止信息在交流与合作过程中泄露。八、档案网络信息系统管理（一）系统建设与维护1.根据公司/组织档案网络信息管理的需求，规划和建设档案网络信息系统。系统应具备功能完善、操作简便、安全可靠等特点，能够满足档案信息的收集、整理、存储、利用等各项管理工作需求。2.定期对档案网络信息系统进行维护与升级，及时修复系统漏洞，优化系统性能，确保系统的稳定运行。根据业务发展和管理要求，适时增加系统功能模块，提高系统的适应性与扩展性。3.建立系统维护日志，记录系统维护的时间、内容、人员等信息，以便对系统维护情况进行跟踪与管理。（二）系统安全管理1.按照档案网络信息安全管理要求，加强档案网络信息系统的安全防护。设置系统安全访问控制机制，对用户登录、操作权限、数据访问等进行严格管理。2.安装防病毒软件、防火墙等安全防护软件，定期进行病毒查杀与系统安全扫描，防范网络攻击、病毒入侵等安全风险。3.制定系统应急响应预案，在系统出现故障或遭受安全事件时，能够迅速启动应急预案，采取有效的应急措施，确保系统数据安全和业务的连续性。（三）系统用户管理1.建立系统用户档案，记录用户的基本信息、权限设置、使用情况等内容。对用户账号进行定期清理，删除长期未使用或已离职人员的账号。2.为用户分配合理的系统操作权限，根据用户的工作职责和业务需求，设置相应的查询、录入、修改、删除等权限，确保用户只能在其权限范围内操作档案网络信息系统。3.定期对系统用户进行培训与指导，