档案管理制度附则

PAGE档案管理制度附则一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的工作活动，保证档案的完整性和连续性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责档案管理的日常工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的具体业务操作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统。6.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的及时归档和有效利用。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的真实、完整和及时归档。2.各部门应按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类整理，并编制档案目录。3.各部门应积极配合档案管理部门的工作，及时提供档案利用所需的资料和信息。4.各部门应加强对本部门档案的安全管理，防止档案的丢失、损坏和泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司/组织员工个人在工作中形成的重要文件和资料。4.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案收集齐全，并移交档案管理部门。2.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。3.对重要的档案材料，档案管理人员应及时进行收集和整理，确保档案的完整性和准确性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应使用符合档案管理要求的装订材料，不得使用金属物装订。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门、防盗窗等。（二）保管设备1.档案管理部门应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、密集架、温湿度计、防虫药品等。2.档案保管设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。3.对电子档案，应配备必要的存储设备，如硬盘、磁带、光盘等，并定期进行备份，确保电子档案的安全。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为1年至15年。（四）档案的清点与核对1.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量。2.清点和核对的内容包括档案的数量、编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对清点和核对中发现的问题，应及时进行处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合公司/组织的实际情况，对档案进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司/组织的整体利益出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握档案的保管期限，避免随意延长或缩短保管期限。（二）鉴定组织1.公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定人员应逐件逐页地审查档案，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。2.分析比较法：对同类档案进行分析比较，找出档案之间的差异和共同点，从而确定档案的价值。3.效益评估法：从档案的利用效益出发，评估档案对公司/组织各项工作的作用和影响，确定档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁时，应确保档案彻底销毁，不得泄露档案信息。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括档案销毁的时间、地点、人员、档案名称和数量等信息。记录应保存备查。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.方便快捷原则：档案管理部门应提供方便快捷的档案利用服务，满足利用者的需求。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案。2.公司/组织外部单位因工作需要查阅档案，应按照有关规定办理查阅手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案，应按照法律程序办理查阅手续。（三）利用手续1.公司/组织内部员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司/组织外部单位查阅档案，应填写档案查阅申请表，提交单位介绍信和查阅人员有效身份证件，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关法律文书，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可查阅。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的地点查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。3.复制：利用者因工作需要确需复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应使用符合档案管理要求的复制设备和材料，确保复制质量。（五）利用监督1.档案管理部门应加强对档案利用的监督，确保档案利用符合规定要求。2.档案管理人员应认真登记档案利用情况，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息。3.对违反档案利用规定的行为，档案管理部门应及时进行制止和纠正，并视情节轻重给予相应的处理。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描和数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全管理：建立档案信息安全管理制度，采取必要的安全技术措施，如防火墙、加密技术、备份恢复等，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：包括档案扫描、图像处理、数据挂接、数据验收等环节。2.档案管理信息系统操作流程：各部门应按照档案管理信息系统的操作要求，及时录入和更新档案信息。档案管理部门应定期对档案信息进行维护和管理，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案信息安全管理流程：包括用户认证、权限管理、数据备份、数据恢复、安全审计等环节。（四）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.各部门应积极配