彩色档案管理制度规范

PAGE彩色档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司彩色档案的管理，确保彩色档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的彩色档案的管理，包括但不限于彩色照片、彩色图纸、彩色图表、彩色电子文档等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司彩色档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实性原则：彩色档案应真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：确保彩色档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的彩色档案进行妥善保管，防止泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度。2.负责制定和完善公司彩色档案管理的各项规章制度。3.组织开展公司彩色档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。4.指导和监督各部门的彩色档案管理工作。5.负责公司彩色档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门彩色档案的形成、积累和整理工作，并定期向公司档案管理部门移交。2.配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门彩色档案的日常管理工作。3.严格遵守公司彩色档案管理制度，确保本部门彩色档案的安全和完整。三、彩色档案的收集（一）收集范围1.公司各类会议、活动的彩色照片、录像等资料。2.公司产品研发、生产、销售等业务活动中形成的彩色图纸、图表、样本等。3.公司基本建设项目、技术改造项目形成的彩色工程图纸、效果图、竣工图等。4.公司对外宣传、广告、公关活动中使用的彩色资料。5.公司员工个人获得的荣誉证书、奖状等彩色原件。6.其他具有保存价值的彩色档案。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的彩色档案收集齐全，并按照规定进行整理。2.对于重要的彩色档案，应在形成后[X]个工作日内移交公司档案管理部门。3.收集的彩色档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁、拼接。四、彩色档案的整理（一）分类标准1.按年度分类：将彩色档案按形成年度进行分类。2.按机构分类：根据公司内部机构设置，将彩色档案按部门进行分类。3.按问题分类：根据彩色档案的内容，将其分为不同的问题类别，如会议类、业务类、工程类等。4.按保管期限分类：根据彩色档案的重要程度和保存价值，将其分为永久、长期、短期三类。（二）整理方法1.照片整理对照片进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。填写照片说明，包括照片的拍摄时间、地点、人物、事件等信息。将照片按照分类标准进行排列，并装入相册或照片档案盒。2.图纸整理对图纸进行折叠，使其符合档案盒的尺寸要求。在图纸上加盖归档章，注明图纸名称、编号、日期、归档部门等信息。将图纸按照分类标准进行排列，并装入图纸档案袋。3.电子文档整理对电子文档进行命名，命名应规范、准确，便于识别和查找。建立电子文档目录，记录电子文档的名称、存储位置、日期等信息。将电子文档按照分类标准进行存储，并定期进行备份。（三）编目1.编制彩色档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限、存放位置等信息。2.目录应一式两份，一份装订在档案盒内，另一份单独成册，便于查阅。五、彩色档案的鉴定（一）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关专家组成的彩色档案鉴定小组，负责对公司彩色档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.重要性标准：根据彩色档案对公司生产经营、管理决策、历史研究等方面的重要程度进行鉴定。2.完整性标准：检查彩色档案是否齐全、完整，是否能够反映公司相关活动的全貌。3.准确性标准：核实彩色档案的内容是否真实、准确，有无虚假信息。4.时效性标准：根据彩色档案的形成时间和保存价值，判断其是否仍具有利用价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存彩色档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案，鉴定小组应进行复审，决定是否继续保存或销毁。4.鉴定结果应形成书面报告，经公司领导批准后执行。六、彩色档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放彩色档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、相册、光盘柜等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保其正常使用。（三）档案存放1.按照分类标准和编号顺序，将彩色档案存放在档案架或档案盒内。2.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并建立备份制度，定期进行备份。3.对重要的彩色档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对彩色档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，发现问题应及时采取措施进行处理。七、彩色档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保彩色档案的安全。2.坚持方便利用、提高效率的原则，为公司的生产经营、管理决策和历史研究等提供服务。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅彩色档案，应填写《彩色档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅彩色档案的，应填写《彩色档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制彩色档案，应填写《彩色档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门安排专人进行复制。复制件应加盖档案管理部门公章，并注明出处。（三）利用登记1.档案管理部门应建立彩色档案利用登记制度，对利用档案的时间、人员、内容、用途等进行详细记录。2.利用登记记录应妥善保管，以备查阅。八、彩色档案的数字化（一）数字化目的为提高彩色档案的管理效率和利用水平，实现彩色档案的远程查阅和共享，公司应逐步推进彩色档案的数字化工作。（二）数字化范围根据公司实际情况，确定彩色档案数字化的范围，优先对重要的、利用率高的彩色档案进行数字化。（三）数字化流程1.扫描：采用专业的扫描设备，对彩色档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的彩色档案图像与对应的目录信息进行挂接，建立索引关系。4.存储：将数字化后的彩色档案存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。5.验收：对数字化后的彩色档案进行验收，确保数字化质量符合要求。（四）数字化管理1.建立数字化彩色档案管理制度，规范数字化工作流程和操作要求。2.加强对数字化设备和存储设备的管理，定期进行维护和检查，确保设备正常运行。3.对数字化彩色档案进行分类管理，设置不同的访问权限，确保档案信息安全。九、监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对各部门的彩色档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.彩色档案管理制度的执行情况。2.彩色档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作的开展情况。3.彩色档案管理设施设备的配备和使用情况。4.彩色档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门每年至少组织一次对各部门彩色档案管理工作的全面检查。2.不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门的彩色档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对彩色档案管理中的突出问题或重要事项，组织专项检查。（四）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向责任部门发出整改通知，要求限期整改。2.责任部门应认真落实整改措施，按时提交整