学生资助档案收集制度

PAGE学生资助档案收集制度一、总则（一）目的为加强我校学生资助档案管理，确保学生资助工作资料的完整性、准确性和规范性，有效发挥档案在学生资助工作中的凭证和参考作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校在开展各类学生资助工作过程中形成的档案资料收集、整理、归档等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映学生资助工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生资助工作各个环节产生的资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案资料进行整理、归档，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学生个人隐私的档案资料妥善保管，防止信息泄露。二、档案收集职责分工（一）资助管理部门1.负责制定学生资助档案收集工作方案，明确档案收集的范围、内容、标准和要求。2.组织、指导和监督各相关部门及人员开展档案收集工作。3.对收集到的档案资料进行初步审核和整理，确保资料的完整性和准确性。4.定期对档案收集工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施。（二）各二级学院1.按照学校资助管理部门的要求，负责本学院学生资助档案资料的收集、整理和报送工作。2.明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。3.对本学院收集的档案资料进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料的有序存放。4.协助学校资助管理部门做好档案的审核、归档等工作。（三）其他相关部门1.财务部门负责提供与学生资助资金相关的财务凭证、账目等资料。2.教务处负责提供学生学籍信息、成绩等相关资料。3.招生就业处负责提供学生招生录取信息、就业情况等相关资料。4.其他部门按照各自职责，提供与学生资助工作相关的资料。三、档案收集范围（一）资助政策宣传资料1.国家及地方政府出台的学生资助政策文件、宣传手册、海报等。2.学校制作的学生资助政策宣传资料，如宣传单页、展板、视频等。（二）资助申请与审核资料1.学生资助申请表、申请材料及相关证明文件。2.班级民主评议记录、学院初审意见及公示材料。3.学校资助管理部门审核意见及相关审批文件。（三）资助资金发放资料1.资助资金发放明细表、汇总表。2.银行代发凭证、学生签收记录。3.资助资金使用情况报告及相关审计资料。（四）受助学生信息资料1.受助学生基本信息表，包括姓名、性别、身份证号、家庭住址、联系电话等。2.受助学生家庭经济情况证明材料，如低保证、残疾证、贫困证明等。3.受助学生学习成绩、综合素质评价等相关资料。（五）资助工作管理资料1.学生资助工作年度计划、总结。2.资助工作会议记录、纪要。3.资助工作检查、评估资料。4.学生资助工作投诉、举报处理记录。（六）其他相关资料1.学生资助工作相关的照片、视频等影像资料。2.与学生资助工作有关的其他文件、资料。四、档案收集要求（一）资料内容要求1.档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。2.所有资料应真实有效，不得伪造、篡改。3.复印件应与原件核对无误，并注明出处。（二）资料格式要求1.纸张规格：一般采用A4纸。2.字体字号：标题一般用二号宋体，正文一般用三号仿宋体。3.排版格式：页面边距一般为上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距一般为28磅。（三）资料收集时间要求1.各部门应按照学校资助管理部门规定的时间及时收集、整理档案资料，并报送至资助管理部门。2.对于临时性的资助工作，应在工作结束后[X]个工作日内完成档案资料的收集和报送。（四）资料收集方式要求1.纸质资料应按照分类顺序整理，采用装订成册或装入档案盒的方式保存，并在档案盒封面注明档案名称、类别、年度等信息。2.电子资料应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质上，同时建立电子档案目录。五、档案收集流程（一）资料形成各部门及人员在开展学生资助工作过程中，应及时形成各类档案资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。（二）资料整理1.各部门收集到的档案资料应按照本制度规定的分类标准进行初步整理，剔除无关资料，确保资料的有效性。2.对整理后的资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明资料名称、日期、来源等信息。（三）资料报送1.各二级学院将整理好的本学院学生资助档案资料报送至学校资助管理部门。2.其他相关部门按照规定将涉及学生资助的资料报送至资助管理部门。（四）资料审核1.学校资助管理部门对各部门报送的档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。2.对于审核中发现的问题，及时反馈给相关部门进行补充、修正。（五）资料归档1.经审核无误的档案资料，由学校资助管理部门按照档案管理的要求进行归档，存入专门的档案库房。2.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。六、档案整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案收集范围的分类标准，对档案资料进行分类。2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。（三）归档要求1.档案应按照年度、类别进行归档，同一类档案应集中存放。2.归档的档案应编制档案盒封面和脊背标签，注明档案名称、年度、类别等信息。3.电子档案应与纸质档案同步归档，存储在专门的存储设备上，并建立电子档案目录。七、档案保管与利用（一）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（二）利用要求1.建立档案查阅制度，明确查阅档案的范围、程序和要求。2.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅档案人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。5.对涉及个人隐私或机密的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。八、档案销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的档案资料。2.因机构调整、工作变动等原因不再使用的档案资料。3.经鉴定确需销毁的其他档案资料。（二）销毁程序1.由学校资助管理部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、年度、类别、数量等信息。2.学校档案管理部门对销毁申请进行审核，报学校分管领导批准。3.批准后，由学校档案管理部门会同资助管理部门共同组织档案销毁工作，并指定专人负责监销。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存。九、监督与检查（一）监督检查主体学校设立学生资助档案管理监督检查小组，由学校纪检监察部门、档案管理部门和资助管理部门相关人员组成，负责对学生资助档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案收集制度的执行情况，包括档案收集的范围、内容、标准、要求等是否符合规定。2.档案收集工作的组织实施情况，包括职责分工是否明确、收集流程是否规范、时间要求是否落实等。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少开展一次全面的学生资助档案管理工作检查。检查小组按照本制度规定的监督检查内容，对各部门的档案收集、整理、归档、保管、利用等情况进行检查。2..不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的学生资助档案管理工作进行不定期抽查。抽查内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性等方面。3.专项检查：针对学生资助工作中的重点环节或突出问题，适时开展专项检查。专项检查应明确检查重点和要求，确保检查工作的针对性和有效性。（四）监督检查结果处理1.对于监督检查中发现的