项目工程档案巡检制度

PAGE项目工程档案巡检制度一、总则（一）目的为加强项目工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本巡检制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有在建项目工程档案的巡检工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准要求，开展工程档案巡检工作。2.全面覆盖原则：对项目工程档案形成、收集、整理、归档等全过程进行全面巡检。3.及时整改原则：对巡检中发现的问题及时提出整改意见，督促相关责任人限期整改。二、巡检组织与职责（一）巡检小组组成成立由公司档案管理部门负责人担任组长，各项目工程负责人、档案管理人员为成员的巡检小组。（二）职责分工1.组长职责全面负责项目工程档案巡检工作的组织、协调和指导。审核巡检报告，对重大问题提出决策意见。2.项目工程负责人职责配合巡检小组开展本项目工程档案的巡检工作。组织本项目相关人员对巡检中发现的问题进行整改。3.档案管理人员职责具体实施项目工程档案的巡检工作，记录巡检情况。对巡检中发现的档案管理问题进行分析，提出整改建议。三、巡检内容（一）档案管理制度执行情况1.检查项目是否建立健全工程档案管理制度，明确档案管理职责。2.查看档案管理制度是否符合国家法律法规及行业标准要求。（二）档案收集情况1.检查工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等是否及时收集。2.核实文件资料的完整性，是否存在缺失、遗漏现象。（三）档案整理情况1.查看文件分类是否合理，编号是否规范。2.检查档案装订是否整齐，目录与内容是否相符。（四）档案保管情况1.检查档案存放环境是否符合要求，有无防潮、防虫、防火、防盗等措施。2.核实档案存储设备是否完好，数据是否安全备份。（五）档案利用情况1.了解档案借阅、查阅制度是否执行，手续是否完备。2.检查档案利用记录，查看是否满足项目建设及管理需要。四、巡检方式与频率（一）巡检方式1.定期检查：每月对部分项目工程档案进行集中巡检。2.不定期抽查：根据项目实际情况，随时对个别项目档案进行抽查。3.专项检查：针对重点项目或档案管理问题较多的项目，进行专项巡检。（二）巡检频率1.定期检查：每月至少开展一次，每次检查项目数量不少于公司在建项目总数的[X]%。2.不定期抽查：每季度至少进行一次，每次抽查项目数量根据实际情况确定。3.专项检查：根据需要适时开展，原则上每年不少于[X]次。五、巡检程序（一）巡检准备1.制定巡检计划，明确巡检时间、范围、内容和人员分工。2.准备巡检所需的文件资料，如巡检标准、记录表格等。（二）现场巡检1.巡检人员按照分工对项目工程档案进行实地检查，详细记录检查情况。2.与项目工程负责人、档案管理人员进行沟通交流，了解档案管理工作中的实际问题。（三）问题记录与汇总1.巡检人员对发现问题进行详细记录，包括问题描述、发现地点、责任人等。2.巡检结束后，由档案管理人员对问题进行汇总整理，并形成问题清单。（四）反馈与整改1.巡检小组及时向项目工程负责人反馈巡检中发现的问题，提出整改要求。2.项目工程负责人组织相关人员制定整改措施，明确整改责任人及整改期限。3.整改完成后，项目工程负责人向巡检小组提交整改报告，由巡检小组进行复查。六、问题处理（一）一般问题处理对于巡检中发现的一般性问题，如文件编号不规范、档案装订不整齐等，巡检小组可当场提出整改意见，要求项目工程负责人立即组织整改。整改完成后，由巡检小组进行复查确认。（二）严重问题处理对于涉及档案缺失、损坏、管理混乱等严重问题，巡检小组应下达整改通知书，要求项目工程负责人限期整改。整改期限届满后，项目工程负责人应提交整改报告，详细说明整改情况。巡检小组对整改情况进行评估，如整改不到位，应继续督促整改，直至达到要求。（三）责任追究对因档案管理问题导致项目建设受到影响或造成损失的，按照公司相关规定追究责任人的责任。责任追究方式包括批评教育、经济处罚直至解除劳动合同等。七、巡检结果应用（一）纳入绩效考核将项目工程档案巡检结果纳入项目工程负责人及档案管理人员的绩效考核体系，作为评先评优、薪酬调整的重要依据。（二）改进管理工作通过对巡检结果的分析总结，发现公司档案管理工作中的薄弱环节，及时调整完善档案管理制度和工作流程，不断提高档案管理水平。（三）促进项目建设确保项目工程档案的完整、准确和有效利用，为项目建设提供有力的支持和保障，促进项目顺利推进。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织项目工程负责人、档案管理人员参加档案管理培训，提高其业务水平和责任意识。2.根据巡检中发现的问题，有针对性地开展专项培训，解决实际工作中的难题。（二）宣传1.利用公司内部刊物、宣传栏等渠道，宣传工程档案管理的重要性及相关法律法规、行业标准。2.分享档案管理工作中的先进经验和典型案例，营造良好的档案管理氛围。九、附则