小学统计年报档案制度

PAGE小学统计年报档案制度一、总则（一）目的为加强我校统计年报档案管理，确保统计数据的准确性、完整性和可追溯性，充分发挥统计年报档案在学校管理、决策和发展中的重要作用，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门在统计年报工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及教育部门关于统计工作的规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则统计年报数据必须如实反映学校实际情况，档案资料应真实可靠，严禁弄虚作假。3.完整规范原则涵盖统计年报工作全过程的各类文件、报表、数据等资料应齐全完整，并按照规范的格式和要求进行整理归档。4.安全保密原则妥善保管统计年报档案，确保档案信息安全，防止泄露、篡改和丢失，对涉及学校机密的数据严格保密。二、档案管理职责（一）学校统计年报工作领导小组1.全面领导学校统计年报工作，制定统计年报工作方针和政策。2.审核统计年报档案管理制度，确保制度符合学校实际和相关法规要求。3.协调各部门在统计年报工作中的关系，解决工作中出现的重大问题。（二）学校办公室1.负责统计年报档案管理工作的统筹协调，制定档案管理工作计划和流程。2.指导各部门做好统计年报档案的收集、整理、归档和保管工作。3.定期对统计年报档案进行检查和评估，确保档案管理工作规范有序。（三）各部门负责人1.为本部门统计年报档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门统计年报资料的收集、整理和报送。2.确保本部门提供的统计数据真实、准确、完整，并对数据的质量负责。3.配合学校办公室做好本部门统计年报档案的归档和保管工作。（四）档案管理人员1.具体负责统计年报档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。2.建立统计年报档案目录和索引，方便查询和利用。3.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案安全。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题。三、统计年报档案的收集与整理（一）收集范围1.学校基本情况统计资料，如学校规模、班级设置、学生人数、教职工人数等。2.教育教学统计资料，包括课程设置、教学成果、学生成绩等。3.师资队伍建设统计资料，如教师学历结构、职称结构、培训情况等。4.学校财务统计资料，如经费收支、资产状况等。5.学校设施设备统计资料，如图书资料、教学仪器设备等。6.学校安全管理统计资料，如安全事故发生情况、安全检查记录等。7.其他与学校发展相关的统计资料。（二）收集要求1.各部门应按照学校统计年报工作要求，及时、准确地收集本部门相关统计资料，并于规定时间内报送学校办公室。2.收集的统计资料应内容完整、数据准确，有相关人员签字和部门盖章。3.对于电子数据，应确保数据的真实性和完整性，并按照规定格式存储和报送。（三）整理方法1.分类按照统计年报的内容和性质，将档案分为综合类、教育教学类、师资队伍建设类、财务类、设施设备类、安全管理类等类别。2.编号为每一份档案资料编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号。例如，综合类2023001表示2023年综合类的第一份档案。3.装订将相关的统计报表、文件、数据等资料按照顺序整理好，采用A4纸规格进行左侧装订，确保装订牢固、整齐。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查询和管理。四、统计年报档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时对收集整理好的统计年报档案进行归档，确保档案资料按时归入相应的档案类别和年度。2.归档的档案应保持原始资料的完整性，不得擅自修改、删除或销毁。3.对于重要的数据和文件，应进行备份存储，防止数据丢失。（二）保管期限1.统计年报档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括学校重要的统计数据、发展规划、重大决策等文件资料。长期保管的档案一般为1050年，如学校年度统计报表、师资队伍建设规划等。短期保管的档案为110年，如临时性的统计调查资料等。2.具体保管期限根据档案的重要性和实际需要，按照国家档案管理规定和学校档案管理制度确定。（三）保管方式1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放在档案架上，按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份和维护，确保数据的安全性和可读性。五、统计年报档案的查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅统计年报档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.涉及学校机密的统计年报档案，查阅人应严格遵守保密规定，经学校主管领导批准后方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅我校统计年报档案的，须持有单位介绍信，经学校办公室审核，报学校主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理人员应对查阅情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、批准人等信息。2.查阅人应在查阅登记表上签字确认，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.统计年报档案仅供查阅人在规定范围内使用，不得用于其他目的。2.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。如有损坏，应按照相关规定进行赔偿。3.档案管理人员应及时跟踪档案的利用情况，确保档案按时归还，并对档案的完整性进行检查。六、统计年报档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对统计年报档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除已过保管期限且无保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果客观公正。（二）鉴定组织成立由学校办公室、档案管理人员、相关业务部门负责人等组成的档案鉴定小组，负责统计年报档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查。2.对于已过保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有凭证作用、参考价值或历史意义。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报学校主管领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，档案管理人员应将拟销毁的档案清单报档案鉴定小组审核确认。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、统计年报档案管理的监督与检查（一）监督机制1.学校建立统计年报档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.学校统计年报工作领导小组负责对档案管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。（二）检查内容1.档案的收集、整理、归档是否及时、准确、完整。2.档案的保管是否安全，保管条件是否符合要求。3.档案的查阅与利用是否规范，是否严格执行查阅登记和审批制度。4.档案的鉴定与销毁是否按照规定程序进行。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书