法院档案完善管理制度

PAGE法院档案完善管理制度一、总则（一）目的为加强法院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审判工作及其他各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于案件卷宗、行政文件、人事档案、财务档案、基建档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则法院档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门应及时、准确地将工作中形成的各类文件材料收集齐全，确保档案内容完整、真实、准确，能够全面反映法院工作的历史面貌。3.方便利用原则档案管理工作应充分考虑利用需求，优化档案整理和保管方式，建立科学合理的检索体系，提高档案利用效率，为审判工作及其他各项工作提供便捷的服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本院设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全院档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订本院各部门形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，严格履行档案查阅、借阅手续，做好登记和记录工作。6.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。8.对本院各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.案件卷宗涵盖各类刑事、民事、行政案件的立案材料、庭审记录、证据材料、裁判文书等。2.行政文件包括本院制定的各类规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等。3.人事档案干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资福利等相关资料。4.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.基建档案本院基本建设项目从规划、设计到施工、竣工等全过程形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。6.其他档案本院在开展各类专项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集齐全。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，使用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为不同的类别，如文书档案、诉讼档案、人事档案、财务档案等。每个类别下再根据具体情况进行二级分类，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、审判业务类等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案或每一组档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保编号能够准确反映档案的类别、年度、保管期限等信息。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便快速查找和了解档案的基本情况。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，定期对库房进行检查和维护。（二）保管方式1.纸质档案按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，采用密集架或档案柜等方式进行保管，确保档案排列有序，便于查找和利用。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，定期进行备份，确保电子档案的安全。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在较长时间内对本院工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为30年。3.短期保管的档案在较短时间内对本院工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。清查内容包括档案的数量、完整性、保管期限、密级等，发现问题及时进行处理。五、档案的利用（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本院档案。3.司法机关、律师及其他相关人员因办案需要查阅本院案件卷宗。（二）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.上级机关、有关部门查阅本院档案，需出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经本院分管领导批准后，由档案管理部门提供查阅服务。3.司法机关、律师及其他相关人员查阅本院案件卷宗，需按照相关法律法规和规定办理查阅手续，经本院案件承办部门负责人同意后，到档案管理部门查阅。查阅时需在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。（三）利用登记档案管理部门对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅人的姓名、单位、时间、档案名称、期限等信息，确保档案利用情况可追溯。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，需经本院分管领导批准，并办理严格的外借手续，限期归还。六、档案数字化管理（一）数字化建设目标逐步实现本院档案的数字化管理，建立涵盖各类档案的数字化数据库，提高档案管理工作的信息化水平和利用效率。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。扫描过程中应做好图像的命名、存储等工作，便于后续处理。2.图像处理对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。同时，对图像进行格式转换，统一存储为符合档案管理要求的格式。3.数据挂接将数字化档案与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的索引关系，方便档案的检索和利用。4.存储管理将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，确保数据的安全。（三）数字化安全管理1.建立数字化档案安全管理制度，加强对数字化档案数据的安全防护，防止数据泄露、丢失或被篡改。2.对数字化档案数据的访问进行严格权限控制，只有经过授权的人员才能访问相关数据。3.定期对数字化档案数据进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经本院分管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定