财务档案流程管理制度

PAGE财务档案流程管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，规范财务档案工作流程，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理工作。（三）定义本制度所称财务档案，是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务工作相关的重要文件、合同、协议等资料。（四）管理原则1.统一领导，分级管理原则。公司财务部门负责统一领导和管理全公司的财务档案工作，各分支机构应指定专人负责本单位的财务档案管理，并接受公司财务部门的指导和监督。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动的全过程，确保档案内容真实、准确、完整。3.安全保密原则。加强财务档案的安全保护措施，防止档案损坏、丢失和泄密，确保档案信息安全。4.有效利用原则。充分发挥财务档案的作用，为公司财务管理、决策支持和经济活动分析提供依据。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证外来原始凭证，如发票、收据、银行结算凭证等。自制原始凭证，如入库单、出库单、工资表、费用报销单等。2.记账凭证根据审核无误的原始凭证编制的记账凭证，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。（二）会计账簿1.总账按照会计科目分类登记的账簿，全面反映公司的资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。2.明细账按照明细科目分类登记的账簿，详细记录各项经济业务的发生情况。3.日记账包括现金日记账和银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.辅助账簿如固定资产明细账、往来账款明细账等，用于补充和详细记录特定经济业务事项。（三）财务报告1.月度财务报告包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务报告在月度财务报告的基础上，增加季度财务分析等内容，对公司季度财务情况进行综合分析。3.年度财务报告全面、系统地反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量情况的报告，包括审计报告、财务报表及附注、财务情况说明书等。（四）其他财务资料1.财务预算资料包括年度预算、季度预算、月度预算及预算执行情况分析等。2.财务审计资料如内部审计报告、外部审计报告、审计工作底稿等。3.税务资料包括纳税申报表、税务审计报告、税收优惠申请资料等。4.财务制度及相关文件公司制定的财务管理制度、财务工作流程、财务审批制度等文件。5.重要合同及协议与财务活动相关的重要合同，如借款合同、投资合同、采购合同、销售合同等。（五）归档要求1.财务档案应按照分类标准进行整理，确保资料齐全、完整。2.凭证应按月装订成册，每册厚度应适中，一般不超过2厘米。装订时应加具封面、封底，注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.账簿应按年整理归档，在账簿启用页上加盖单位公章，并由记账人员、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。4.财务报告应按年度整理归档，装订成册，并加盖单位公章。5.其他财务资料应根据其性质和类别进行分类整理，分别装订或装盒，并注明资料名称、年度、月份等信息。6.归档后的财务档案应编制目录，以便于查找和利用。目录应包括档案名称、年度、月份、保管期限等内容。三、财务档案的整理与装订（一）整理要求1.对收集到的财务档案进行分类、排序，确保档案资料的系统性和完整性。2.检查档案资料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的资料应及时进行补充或更正。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，防止档案生锈损坏。（二）装订要求1.会计凭证的装订凭证应按编号顺序排列，不得跳号、重号。记账凭证的附件应整齐、牢固地粘贴在记账凭证后面，并在粘贴处加盖骑缝章。装订凭证时，应使用棉线在左上角装订，装订应牢固、整齐，不得有压字、掉页等现象。2.会计账簿的装订账簿应在年末结账后进行装订，将账页按顺序编号，加具封面、封底。封面应注明账簿名称、年度、单位名称等信息，封底应注明账簿页数、保管期限等信息。装订账簿时，应使用棉线在左侧装订，装订应牢固、整齐，不得有账页脱落等现象。3.财务报告的装订财务报告应按规定的格式和内容进行编制，确保报告的准确性和完整性。装订财务报告时，应将报告按顺序排列，加具封面、封底。封面应注明报告名称、年度、单位名称等信息，封底应注明报告页数、保管期限等信息。装订应牢固、整齐，不得有报告散落等现象。四、财务档案的保管与存储安全（一）保管期限1.会计凭证原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿总账、明细账、日记账保管期限为30年。固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告月度、季度财务报告保管期限为10年。年度财务报告永久保管。4.其他财务资料财务预算资料、财务审计资料、税务资料等保管期限为10年。财务制度及相关文件、重要合同及协议等根据实际情况确定保管期限，一般应永久或长期保管。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案保管库，确保保管库具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.保管库应保持干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.财务档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。（三）存储安全措施1.建立财务档案存储安全管理制度，明确档案管理人员的职责和权限。2.对财务档案存储环境进行定期检查和维护，确保档案存储安全。3.采用电子存储方式保存财务档案的，应建立电子档案管理制度，确保电子档案的安全存储和有效利用。电子档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等。备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。4.严格限制非档案管理人员进入财务档案保管库，确需进入的，应经财务部门负责人批准，并进行登记。5.对财务档案的借阅、查阅、复印等情况进行详细记录，确保档案的流向可追溯。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅财务档案，应经所在部门负责人批准，并在财务部门进行登记。查阅时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出财务部门。2.公司外部人员查阅财务档案，如审计机构、税务机关等，应持有单位介绍信，并经公司财务部门负责人批准。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照或带走档案资料。如需摘抄、复制、拍照的，应经公司财务部门负责人批准，并在财务部门进行登记。（二）借阅手续1.公司内部人员借阅财务档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、年度、月份、保管期限等信息，并经所在部门负责人和财务部门负责人批准。2.借阅申请表应包括借阅人姓名、所在部门、借阅日期、归还日期、借阅用途等内容。3.借阅人应在规定的归还日期内归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前向财务部门提出申请，并经财务部门负责人批准。4.借阅人应妥善保管借阅的财务档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向财务部门报告，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅记录1.财务部门应建立财务档案查阅与借阅登记簿，详细记录查阅与借阅的时间、人员、档案名称、查阅与借阅用途、归还日期等信息。2.查阅与借阅登记簿应定期进行整理和归档，作为财务档案管理的重要资料保存。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的财务档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序进行销毁。2.在销毁财务档案前，应进行全面清查和核对，确保销毁的档案资料符合销毁条件。（二）销毁程序1.由财务部门提出销毁申请，填写财务档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、年度、月份、保管期限、数量等信息，并说明销毁原因。2.财务档案销毁申请表应经财务部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。3.经批准后，由财务部门会同档案管理部门共同组织销毁工作。销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应包括销毁档案的名称、年度、月份、保管期限、数量、销毁日期等信息。销毁清单应一式两份，一份由财务部门留存，一份由档案管理部门留存。（三）特殊情况处理1.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案