招标代理机构档案制度

PAGE招标代理机构档案制度一、总则（一）目的为加强招标代理机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在招标代理业务中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本招标代理机构在从事招标代理业务过程中形成的各类档案，包括但不限于招标项目文件、投标文件、评标报告、合同文件、往来函件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本机构所有档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映招标代理业务的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，严格限制档案查阅和使用范围，保障档案信息安全。4.便于利用原则档案管理应便于检索、查询和利用，提高档案的使用效率，为招标代理业务及相关工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的有序存放和安全管理。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和时效性。5.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。（二）业务部门职责1.负责本部门在招标代理业务过程中形成档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定提供相关档案资料。3.对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容真实、准确、完整。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，准确、及时地完成档案的收集、整理、归档等工作。3.负责档案的保管、维护和安全保密工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，做好登记和记录工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.招标项目前期文件，包括招标人委托代理协议、项目立项批复、资金来源证明等。2.招标公告、招标文件、答疑文件、补遗文件等招标相关文件。3.投标文件，包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、资格证明文件等。4.开标记录、评标报告、定标文件等评标相关文件。5.中标通知书、合同文件及补充协议等。6.与招标代理业务相关的往来函件、会议纪要、电话记录等。7.其他与招标代理业务有关的文件资料。（二）收集要求1.业务部门应在招标代理业务完成后[X]个工作日内，将形成的档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件相对应，同时做好备份存储。（三）整理方法1.按照招标项目的类别和时间顺序进行分类，同一项目的文件应集中在一起。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.编制文件目录，目录应包含文件编号、名称、日期、来源等信息，确保目录与档案内容一致。4.对文件进行装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保存。对于不宜装订的文件，如超大图纸等，应采用折叠、装袋等方式妥善保管，并在目录中注明。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.业务部门将初步整理好的档案资料移交档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回业务部门进行补充完善。3.审核通过的档案按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、项目名称、年度等信息。4.建立档案台账，记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，确保档案管理的可追溯性。（二）保管期限1.招标代理档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案包括：招标人委托代理协议、项目立项批复、资金来源证明、中标通知书、合同文件及补充协议等重要文件。3.定期保管的档案期限为[X]年，期满后可根据档案的重要性和实际需要进行鉴定和销毁。定期保管的档案包括：招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、往来函件等一般性文件。（三）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案索引和电子检索系统，提高档案查询效率。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施进行处理。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本机构员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经本机构法定代表人或授权负责人批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还时间。（三）借阅权限1.本机构员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.外部单位因工作需要借阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经本机构法定代表人或授权负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。（四）借阅程序1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、日期、借阅目的、预计归还时间等信息。2.申请表经批准后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并与借阅人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还的，应提前向档案管理部门申请并说明原因。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人沟通解决。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要程度，对到期档案进行全面审查，判断其是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍具有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限或转为永久保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一鉴定，形成档案鉴定报告，明确鉴定意见和销毁清单。2.档案鉴定报告经本机构法定代表人或授权负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人应在销毁清单上签字确认。4.销毁完毕后，档案管理部门应将销毁清单归档保存，作为档案销毁的记录凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的招标代理档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描和数字化处理，并建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案管理利用档案信息化管理系统对电子档案进行分类、编号、存储、检索、借阅等管理，实现电子档案的规范化和自动化管理。3.系统安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护措施，设置用户权限管理，防止电子档案信息泄露和被篡改。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.电子档案应按照纸