保险档案流程管理制度

PAGE保险档案流程管理制度一、总则（一）目的为加强公司保险档案管理，规范保险档案流程，确保保险档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在保险业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司保险档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映保险业务活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善保险档案管理制度、流程和标准。2.负责保险档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立保险档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。4.对档案的利用情况进行监督和管理，确保档案的合理使用。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。（二）业务部门职责1.负责本部门保险业务档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门形成的档案质量负责，确保档案内容真实、完整、准确。（三）相关人员职责1.档案管理人员严格遵守档案管理规定，认真履行档案管理职责。负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、归档、保管、借阅登记等。定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。2.业务经办人员在业务办理过程中，负责收集和整理相关档案资料，并确保资料的真实性和完整性。按照规定的流程和要求及时将档案资料移交档案管理部门。三、档案收集（一）收集范围1.保险业务合同类包括保险单、保险合同变更申请书、批单等。2.投保资料类投保人及被保险人的身份证明、营业执照、组织机构代码证、财务报表、风险评估报告等。3.理赔资料类理赔申请书、事故证明、医疗费用清单、伤残鉴定报告、死亡证明等。4.客户服务资料类客户咨询记录、投诉处理记录、回访记录等。5.业务报表类保险业务统计报表、财务报表等。6.其他相关资料与保险业务有关的会议纪要、文件、函件等。（二）收集要求1.业务经办人员应在业务办理完毕后及时收集相关档案资料，并进行初步整理。2.收集的档案资料应齐全、完整、真实、有效，符合法律法规和行业标准的要求。3.对于重要的档案资料，应进行备份或采取其他保护措施，防止丢失或损坏。（三）收集流程1.业务经办人员在业务办理过程中，按照档案收集范围和要求，及时收集相关资料。2.对收集到的资料进行初步整理，核对资料的完整性和准确性。3.将整理好的档案资料移交本部门负责人进行审核。4.部门负责人审核通过后，在规定的时间内将档案资料移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类按照保险业务的类别和档案的性质，将档案分为保险业务合同类、投保资料类、理赔资料类、客户服务资料类、业务报表类等若干类别。2.编号编目对每一份档案进行编号，并编制档案目录。档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。档案目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。3.装订对纸张较多、较厚的档案资料进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。（三）整理流程1.档案管理部门接收业务部门移交的档案资料后，对资料进行再次审核。2.根据整理原则和方法，对档案进行分类、编号编目和装订。3.将整理好的档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。五、档案归档（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，确保档案的连续性和完整性。2.归档的档案应按照规定的保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.档案管理人员应定期对归档的档案进行检查和核对，发现问题及时处理。（二）归档流程1.档案管理部门将整理好的档案按照分类和编号顺序，依次装入档案盒或档案柜。2.在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度、保管期限等信息。3.将档案的存放位置和相关信息录入档案信息管理系统，建立档案索引。4.定期对档案进行盘点，核对档案的实际数量和系统记录是否一致。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放保险档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）保管期限1.保险档案的保管期限根据档案的重要性和价值确定，分为永久保管、定期保管两种。2.定期保管的期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。3.档案保管期限的具体划分按照国家有关规定和公司实际情况执行。（四）保管措施1.建立档案保管制度，明确档案管理人员的职责和档案保管的要求。2.对档案进行定期盘点，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。3.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统、监控系统等，防止无关人员进入档案库房。4.对重要档案采取备份或异地存放等措施，防止档案因自然灾害、人为破坏等原因丢失或损坏。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅保险档案。2.客户因查询本人的保险信息等需要查阅相关档案。3.司法机关、监管部门等因工作需要依法查阅公司保险档案。（二）利用流程1.内部查阅公司内部各部门人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。将申请表提交本部门负责人审批。部门负责人审批通过后，将申请表交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相关档案供查阅人员查阅。查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容等信息。2.内部借阅公司内部各部门人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。将申请表提交本部门负责人审批。部门负责人审批通过后，将申请表交档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，办理档案借阅手续。借阅人员应在档案借阅登记簿上登记借阅时间、借阅期限、归还时间等信息，并签字确认。借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。3.客户查阅客户因查询本人的保险信息等需要查阅相关档案时，应提供本人有效身份证件，并填写《客户档案查阅申请表》。将申请表提交公司客户服务部门。客户服务部门对申请表进行审核，审核通过后，联系档案管理部门提供相关档案供客户查阅。客户查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容等信息。4.司法机关、监管部门查阅司法机关、监管部门等因工作需要依法查阅公司保险档案时，应出具相关法律文书，并填写《档案查阅申请表》。将申请表提交公司法律合规部门。法律合规部门对申请表进行审核，审核通过后，联系档案管理部门提供相关档案供查阅人员查阅。查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容等信息。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案资料。3.档案查阅、借阅人员应在规定的时间和地点查阅、借阅档案，不得将档案带出档案库房或转借他人。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保险档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限和实际价值，确定档案的存毁。3.鉴定工作应遵循客观、公正、科学的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等组成。档案鉴定小组负责对保险档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、业务活动情况和历史价值。2.分析档案的现实利用价值，判断档案是否仍具有保存意义。3.参考国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，确定档案的保管期限和存毁。（四）销毁流程1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.将申请表提交公司分管领导审批。3.分管领导审批通过后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。