地铁档案资料管理制度

PAGE地铁档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强地铁档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在地铁建设、运营、管理等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司及所属各部门、各分支机构在地铁规划、设计、建设、运营、维护等活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则地铁档案资料实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应如实反映地铁建设、运营等活动的实际情况，确保数据准确、内容真实。3.安全保密原则加强档案资料的安全保密工作，采取有效措施防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.有效利用原则充分发挥档案资料的作用，提高档案资料的利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案资料管理制度。2.负责公司档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.指导和监督各部门、各分支机构的档案资料管理工作。4.定期对公司档案资料进行清查和盘点，确保档案资料的安全和完整。5.组织开展档案资料的编研工作，为公司提供档案信息服务。（二）各部门职责1.负责本部门在地铁建设、运营等活动中形成的档案资料的收集、整理和初步归档工作。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将本部门的档案资料移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案资料的清查、盘点和利用工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案资料的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、借阅等。3.对档案资料进行分类、编号、编目等工作，确保档案资料的规范化管理。4.定期对档案资料进行检查和维护，发现问题及时处理。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.地铁规划、设计文件，包括规划报告、设计图纸、技术方案等。2.地铁建设项目文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、工程勘察报告、设计变更文件、施工图纸、施工记录、工程质量验收文件、工程结算文件等。3.地铁运营管理文件，包括运营规章制度、行车组织文件、客运组织文件、设备维护文件、安全管理文件、应急处置预案等。4.地铁设备档案，包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护记录、设备技术资料等。5.地铁人员档案，包括员工基本信息、培训记录、考核记录、奖惩记录等。6.地铁财务档案，包括财务报表、会计凭证、审计报告等。7.地铁其他档案，包括会议纪要、工作汇报、技术交流资料、对外合作协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案资料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案资料的性质、内容等进行分类，可分为工程档案、运营档案、设备档案、人员档案、财务档案等。2.编号对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案资料目录和索引，包括档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。四、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在档案资料形成后及时进行整理，并按照公司档案管理部门的要求进行归档。2.归档的档案资料应齐全、完整、准确，符合档案整理的要求。3.档案管理部门应定期对归档的档案资料进行检查和验收，对不符合要求的档案资料应及时退回原部门进行整改。（二）保管期限1.地铁档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括地铁规划、设计文件，地铁建设项目的重要文件，地铁运营管理的核心文件等。3.长期保管的档案资料主要包括地铁建设项目的一般性文件，地铁运营管理的重要文件，地铁设备的重要技术资料等，保管期限为30年。4.短期保管的档案资料主要包括地铁建设项目的一般性文件，地铁运营管理的一般性文件，地铁设备的一般性技术资料等，保管期限为10年。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全保管。2.对电子档案资料应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案资料进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查和盘点应填写清查盘点表，对发现的问题应及时进行处理，并记录处理情况。3.对清查盘点中发现的档案资料丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。五、档案资料的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司档案资料管理制度，确保档案资料的安全和保密。2.充分发挥档案资料的作用，为公司各项工作提供有力支持。3.按照规定的程序和手续办理档案资料的利用手续，确保利用工作的规范、有序。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案资料。2.公司外部单位因合作、调研等需要查阅档案资料。3.法律法规规定的其他利用情况。（三）利用手续1.公司内部人员查阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司外部单位查阅档案资料，应提前向公司档案管理部门提交查阅申请，并提供相关证明材料，经公司主管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案资料应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案资料带出档案库房。4.查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。5.如需复印、复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理手续。（四）档案资料的借阅1.公司内部人员借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.公司外部单位借阅档案资料，应提前向公司档案管理部门提交借阅申请，并提供相关证明材料，经公司主管领导批准后，方可借阅。3.借阅档案资料应明确借阅期限，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。5.借阅人员归还档案资料时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关法律法规和公司档案资料管理制度的要求，对档案资料进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织1.公司成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对档案资料进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案资料的完整性、准确性和系统性。2.档案资料的保管期限是否符合规定。3.档案资料的现实利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案资料，应填写《档案资料销毁申请表》，报公司主管领导批准。2.档案管理部门应按照批准的销毁清单，组织对档案资料进行销毁。3.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底、安全。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。七、信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的地铁档案资料信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案资料管理的效率和水平，为公司提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理系统功能1.档案资料录入功能，实现档案资料的电子化录入和存储。2.档案资料检索功能，提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案资料。3.档案资料借阅管理功能，实现档案资料借阅的在线申请、审批和管理。4.档案资料统计分析功能，对档案资料的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。5.安全保密功能，采取加密、备份等措施，确保档案资料的安全和保密。（三）数据备份与恢复1.定期对档案资料信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。2.制定数据恢复预案，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门档案资料管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.对违反档案资料管理制度的行为