规范档案归档移交制度

PAGE规范档案归档移交制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案归档移交工作流程，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案归档移交管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.完整准确原则各部门应按照档案形成规律和特点，及时、全面、准确地收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，保证档案的完整性和准确性。3.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查询和利用效率，为公司各项工作提供有效支持。二、档案归档范围与要求（一）归档范围1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。公司内部管理制度、规定、办法、通知等文件。公司会议记录、纪要、工作报告、总结等文件。公司人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料。公司财务管理文件，如财务预算、决算、审计报告、财务报表等。公司行政管理文件，如公文处理、印章管理、办公用品管理、车辆管理等相关材料。2.业务经营类市场调研、营销策划、客户信息等文件。产品研发、生产工艺、质量控制等文件。销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等各类业务合同。项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目总结等文件。招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。3.技术研发类科研项目立项申请书、任务书、合同书等文件。技术方案、设计图纸、实验报告、技术总结等文件。专利申请文件、软件著作权登记文件等知识产权相关材料。技术引进、技术合作等相关文件。4.党群工作类党组织建设、党员管理、思想政治工作等文件。工会工作文件，如工会组织建设、职工权益保障、工会活动等相关材料。共青团工作文件，如团组织建设、青年活动等相关材料。（二）归档要求1.文件材料齐全完整各部门应确保归档的文件材料齐全完整，能够准确反映本部门工作活动的全过程。对于重要文件的定稿、修改稿、附件等应一并归档。2.文件格式规范归档文件应采用统一的格式，如A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。电子文件应采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保文件内容可正常读取。3.文件分类准确各部门应按照档案分类方案对归档文件进行分类整理，确保文件分类准确、合理，便于查找和利用。4.文件编号清晰对于有编号的文件，应在归档文件上注明编号，以便于识别和管理。三、档案归档流程（一）收集整理1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集整理工作，按照档案归档范围和要求，定期对本部门形成的文件材料进行收集、分类、整理。2.收集到的文件材料应进行初步筛选，剔除无关或重复的文件，确保归档文件的质量。3.整理过程中，应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，对每份文件进行编号、编目，并填写档案盒封面、盒脊等相关信息。（二）装订编目1.归档文件应进行装订，去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用线装或胶装方式，确保文件整齐、牢固。2.装订后的文件应进行编目，编制归档文件目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，确保目录准确、清晰。3.编目完成后，应将归档文件目录打印一式两份，一份随档案装入档案盒，一份单独保存，作为档案检索工具。（三）移交归档1.各部门整理好的档案应定期向公司综合管理部门移交，移交时间为每年[具体时间]。2.移交时，各部门应填写档案移交清单，清单应包括档案盒编号、档案题名、档案数量、移交日期等项目，并由移交人和接收人签字确认。3.公司综合管理部门收到各部门移交的档案后，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。4.核对无误后，公司综合管理部门应将档案按照档案分类方案进行上架存放，并建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。四、档案移交期限与要求（一）移交期限1.当年形成的档案，在次年[具体时间]前完成归档移交。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后[具体时间]内完成归档移交。（二）移交要求1.档案移交应确保档案的完整性和准确性，不得擅自抽取、涂改、伪造档案材料。2.移交的档案应编制详细的目录清单，清单应与档案内容一致，并注明档案的保管期限。3.档案移交时，移交部门应向接收部门提供必要的档案说明和背景资料，以便接收部门更好地了解档案内容和价值。五、档案保管与保护（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管公司设立、变更、注销等重要文件。公司年度财务决算、审计报告等重要财务文件。公司重大项目、重要活动等形成的具有重大历史价值和现实意义的文件。2.长期保管公司内部管理制度、规定、办法等文件，保管期限为[具体年限]。公司人事管理文件，如员工档案等，保管期限为[具体年限]。公司业务经营类文件，如合同、协议等，保管期限为[具体年限]。3.短期保管公司行政管理文件，如一般性通知、便函等，保管期限为[具体年限]。公司临时性工作形成的文件，保管期限为[具体年限]。（三）档案保护1.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全保管。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案保管设施设备进行维护和保养，确保其正常运行。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。六、档案利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，并严格按照档案管理规定办理相关手续。（二）利用范围公司内部各部门因工作需要可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司领导批准。（三）借阅手续1.公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部单位借阅档案，应提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关材料，并填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、数量、查阅时间、查阅用途等信息，经公司综合管理部门审核后，报公司领导批准。3.档案借阅申请表应一式两份，一份由借阅人留存，一份随档案一同借出。借阅人应按照申请表注明的借阅时间及时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（四）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、损坏、转借档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行复印。2.档案利用过程中，如需摘录、引用档案内容，应注明档案来源，确保档案信息的真实性和准确性。3.档案利用结束后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务人员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的价值和保管期限。对于已到保管期限且确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出销毁意见后，应填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并经公司领导批准。2.档案销毁申请表批准后，档案管理部门应按照保密规定，组织专人对拟销毁的档案进行清点、登记，并在指定地点进行销毁。销毁过程中，应确保档案信息的安全，防