广告档案管理制度模板

PAGE广告档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强公司广告档案的科学管理，确保广告档案的完整、准确、系统和安全，便于广告档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有广告项目从策划、设计、制作、投放至效果评估等全过程所形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司广告档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映广告项目的实际情况，数据准确，资料完整。3.分类科学原则：按照广告项目的类别、阶段、载体等进行科学分类，便于检索和管理。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司利益。二、广告档案的分类与编号（一）分类1.策划类档案广告策划书：包括市场分析、目标受众定位、广告主题、策略、预算等内容。调研资料：市场调研报告、消费者调查问卷、竞争对手分析报告等。创意提案：广告创意概念、表现形式、文案脚本等。2.设计类档案设计初稿：平面设计初稿、广告视频脚本初稿、动画设计初稿等。设计修改稿：根据客户意见或内部审核反馈进行修改后的设计稿件。设计定稿：最终确定用于广告制作或投放的设计稿件。3.制作类档案制作合同：与广告制作公司签订的制作合同，包括制作内容、要求、价格、交付时间等条款。制作素材：广告制作过程中使用的图片、音频、视频素材等原始资料。制作样片/样稿：制作过程中的样品，用于审核和确认效果。修改记录：制作过程中对样片/样稿的修改记录，包括修改原因、内容、时间等。4.投放类档案投放计划：广告投放的时间安排、媒体选择、投放区域、投放量等计划。投放合同：与媒体签订的广告投放合同，明确投放细节和费用等。投放监测报告：对广告投放效果进行监测的报告，包括曝光量、点击量、转化率等数据。5.效果评估类档案效果评估方案：制定的广告效果评估指标、方法、流程等方案。评估报告：根据评估方案对广告效果进行评估后形成的报告，分析广告的成效与不足。6.其他类档案客户沟通记录：与客户就广告项目进行沟通的邮件、会议纪要、电话记录等。内部审批文件：广告项目在公司内部的审批流程中形成的文件，如申请报告、审批意见等。荣誉证书与相关证明：广告项目获得的荣誉证书、奖项证明等资料。（二）编号1.广告档案编号采用“广告类别代码年份项目序号”的格式。2.广告类别代码：按照上述分类，分别用“CH”表示策划类、“SJ”表示设计类、“ZZ”表示制作类、“TF”表示投放类、“PG”表示效果评估类、“QT”表示其他类。3.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.项目序号：按照广告项目的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，一份2023年的策划类广告档案，其编号为“CH2023001”。三、广告档案的收集与整理（一）收集1.各部门在广告项目开展过程中，应及时将形成的各类档案资料移交至档案管理部门或指定专人。移交时需填写《广告档案移交清单》，详细注明档案名称、数量、形成时间、移交部门等信息。2.档案管理部门应定期对各部门的档案移交情况进行检查，确保档案资料及时、完整收集。3.对于外部单位提交的与广告项目相关的资料，如合作方提供的设计稿件、制作素材等，在接收时要进行严格审核，确保资料的真实性和完整性，并及时归档。（二）整理1.档案管理人员按照广告档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的纸张进行修补或复制。4.按照档案形成的时间顺序，对每份档案内的资料进行排序，确保资料的逻辑性和连贯性。5.对于同一项目的多份相关档案，如策划书、设计稿、制作合同等，应建立档案关联，确保档案之间的关联性清晰可查。四、广告档案的归档与存储（一）归档1.整理后的广告档案应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备中。2.纸质档案应按照类别和编号顺序依次排列存放，便于查找和调阅。3.电子档案应按照分类建立文件夹，文件夹命名与纸质档案类别一致，并按照编号顺序存储在服务器或移动存储设备中。同时，建立电子档案索引目录，方便快速检索。（二）存储1.档案存储环境应保持干燥、通风、温度适宜，避免档案受潮、发霉、虫蛀等。2.对于纸质档案，应配备防火、防潮、防虫、防盗的档案柜，并定期对档案进行检查和维护。3.电子档案应定期进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行病毒查杀和数据完整性检查。4.档案存储区域应设置明显的标识，注明档案类别、年份、项目序号等信息，便于识别和管理。五、广告档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅广告档案时，应填写《广告档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供的信息，迅速查找并提供相应的档案资料，查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出。3.查阅人员查阅档案时，应保持档案资料的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行办理。（二）借阅1.公司内部人员因特殊原因需要借阅广告档案时，应填写《广告档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请并说明原因，经批准后方可延长。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。六、广告档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应对广告档案的内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.涉及公司商业机密、客户隐私等敏感信息的广告档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保护。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员的行为，确保档案信息不被泄露。4.对于离职人员，在办理离职手续时，应收回其借阅的广告档案，并确认其未带走任何档案资料的复印件或电子备份。（二）安全1.加强档案存储场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应按照应急预案及时采取措施，保护档案资料的安全，并及时向上级报告。七、广告档案的销毁（一）销毁条件1.广告档案已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.广告项目终止，相关档案已不再具有利用价值的。3.因其他原因，经公司批准需要销毁的广告档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对广告档案进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写《广告档案销毁申请表》，详细注明档案名称、编号、形成时间、销毁原因等信息。2.《广告档案销毁申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁广告档案