档案管理要求十项制度

PAGE档案管理要求十项制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本十项制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集和保存公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的门类齐全、内容完整。4.准确性原则档案的整理、编目等工作应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案形成制度（一）文件材料形成要求1.各部门及员工在工作中应及时形成各类文件材料，确保文件内容真实、准确、完整。文件材料应字迹清晰、签署完备，并采用耐久性强的书写材料和载体。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应指定专人负责记录和整理，确保文件材料形成的及时性和准确性。（二）电子文件形成要求1.电子文件的形成应符合国家相关标准和公司/组织的信息化管理要求。电子文件应采用规范的格式和元数据标准进行存储，确保电子文件的可读性和可追溯性。2.各部门应定期对电子文件进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。同时，应建立电子文件的版本管理机制，确保电子文件的有效性和一致性。三、档案收集制度（一）收集范围1.公司/组织在行政管理、生产经营、财务管理、人力资源管理、技术研发、市场营销等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.上级主管部门下发的与公司/组织相关的文件、通知以及公司/组织上报给上级主管部门的文件材料。3.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件以及往来信函等。4.公司/组织内部会议记录、纪要、工作报告、统计报表等文件材料。5.公司/组织的产品研发资料、技术图纸、工艺文件以及科研成果等。6.公司/组织的财务凭证、账簿、报表等财务档案。7.公司/组织员工的人事档案、培训记录、绩效考核材料等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集时间1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将整理好的文件材料移交至档案管理部门。2.对于年度性文件材料，应在次年的[X]月前完成收集和移交工作。3.对于重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后的[X]个工作日内及时收集并移交。（三）收集流程1.各部门指定专人负责文件材料的收集工作，按照档案收集范围对本部门形成的文件材料进行分类整理。2.整理后的文件材料应填写《档案移交清单》，详细注明文件材料的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.档案管理部门收到各部门移交后的文件材料后，应进行认真核对，对不符合要求的文件材料及时退回原部门进行补充或修正。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家档案分类标准和公司/组织的档案分类方案进行整理，确保档案分类科学、合理。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。即先将文件按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构或问题进行排列。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类。以项目为单位，将项目内的文件按专业（如设计、工艺、施工等）进行分类，再根据项目进展阶段（如前期调研、设计、实施、验收等）进行排列。3.财务档案按照会计年度类别进行分类。如分为会计凭证、会计账簿、财务报表等类别，再按年度顺序排列。4.人事档案按照员工类别（如正式员工、临时工等）个人进行分类，每个员工的档案单独整理成册。（三）编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。例如，2023年永久保管的第1份文件编号为“2023Y001”，其中“Y”代表永久保管期限。2.科技档案编号：采用“项目编号+专业代码+阶段代码+流水号”的形式。如某项目的设计文件，编号为“XM001S01001”，其中“XM001”为项目编号，“S”代表设计专业代码，“01”代表设计阶段代码。3.财务档案编号：采用“年度+类别代码+流水号”的形式。如2023年的会计凭证第5册编号为“2023K005”，“K”代表会计凭证类别。4.人事档案编号：采用员工工号作为档案编号。（四）装订要求1.纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。2.对于幅面过大的文件材料，应折叠成A4纸大小后再进行装订。3.电子档案应按照规定的存储格式和命名规则进行整理存储，建立清晰的电子档案目录结构。五、档案保管制度（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案保管环境安全、适宜。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并有明显的标识。（三）档案保管期限1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管保管期限为[X]年的档案，主要是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值时，应长期保管。如一般性会议文件、年度工作计划等。3.短期保管保管期限为[X]年以下的档案，主要是在较短时间内对公司/组织有参考价值的文件材料，应短期保管。如临时性通知、一般性报表等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写《档案清查登记表》，详细记录清查情况。六、档案借阅制度（一）借阅范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织相关领导批准，并办理借阅手续。（二）借阅审批1.公司/组织内部员工借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位借阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、范围等内容，经公司/组织分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）借阅期限1.内部员工借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。2.外单位借阅档案的期限根据查阅内容和审批意见确定，最长不得超过[X]个工作日。（四）借阅归还1.借阅人应在规定期限内归还所借档案，归还时档案管理部门应认真核对档案的数量、完整性等情况。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任，并按照公司/组织相关规定进行赔偿。七、档案利用制度（一）利用方式1.提供档案原件借阅，供利用者直接查阅。2.根据利用者需求，提供档案复印件或电子副本，但需注明出处和用途。3.开展档案编研工作，编写档案资料汇编、专题概要等参考资料，为公司/组织各项工作提供决策依据。（二）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。记录内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用档案名称及数量、利用目的等。2.定期对档案利用登记情况进行统计分析，了解档案利用动态，为档案管理工作的改进提供参考依据。（三）利用反馈1.鼓励利用者对档案利用情况进行反馈，提出意见和建议。档案管理部门应认真对待利用者的反馈信息，及时进行整理和分析。2.根据利用者反馈，对档案管理工作中存在的问题进行改进和完善，提高档案服务质量和利用效率。八、档案鉴定制度（一）鉴定组织及人员1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对公司/组织档案进行定期鉴定工作，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容、来源、价值等因素，按照国家档案鉴定标准和公司/组织制定的档案保管期限表进行鉴定。2.对于失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于保管期限已满但仍有利用价值的档案，应重新确定保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，将拟鉴定的档案清单提交给鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。3.鉴定结果经公司/组织分管领导审核批准后，按照规定进行处理。九、档案销毁制度（一）销毁范围经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（二）销毁审批档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，详细注明拟销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，经公司/组织分管领导批准后，方可实施销毁。（三）销毁方式1.对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。（四）销毁记录档案销毁过程