电力公司工程档案制度

PAGE电力公司工程档案制度一、总则（一）目的为加强电力公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、生产运营、维护检修、技术改造以及项目管理等提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电力公司所属各部门、各工程项目部、各参建单位在工程建设、改造、维护等项目活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则电力公司工程档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保各类工程档案资料归口管理，避免分散保存和管理混乱。2.完整准确原则工程档案应全面、完整地反映工程建设全过程的真实情况，数据准确、图表清晰、签字盖章齐全，保证档案的真实性和可靠性。3.同步管理原则工程档案管理与工程建设进度同步，从项目立项开始，各部门和参建单位应将档案管理工作纳入工程建设管理程序，做到工程建设与档案形成同步进行、同步检查、同步验收。4.有效利用原则建立健全工程档案利用机制，充分发挥工程档案在公司生产经营、技术创新、决策支持等方面的作用，提高档案的利用价值。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司工程档案管理制度，并组织实施。2.负责对公司各类工程档案管理工作进行监督、指导和检查，定期开展档案管理工作评估，提出改进意见和建议。3.接收、收集、整理、保管公司工程建设项目各阶段形成的档案资料，建立工程档案数据库，实现档案的数字化存储和网络化管理。4.负责工程档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。5.组织开展工程档案的开发利用工作，为公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，积极参与公司重大决策、工程建设、技术改造等项目的档案信息支持工作。6.负责与上级主管部门、地方档案管理部门及相关单位的档案业务联系，及时报送工程档案统计报表和工作总结。（二）工程项目部职责1.负责本工程项目档案管理工作的组织和实施，明确项目档案管理责任人，确保档案管理工作与工程建设同步推进。2.按照档案管理要求，组织项目各参建单位做好工程文件材料的收集、整理、归档工作，对项目档案的完整性、准确性和系统性负责。3.定期对项目档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，配合公司档案管理部门做好档案的验收工作。4.在项目建设过程中，督促各参建单位严格按照档案管理规定进行文件材料的形成、积累和整理，确保项目档案符合归档要求。5.负责向公司档案管理部门移交项目竣工档案，并办理档案移交手续，提供项目档案移交清单及相关说明材料。（三）参建单位职责1.严格遵守国家档案管理法律法规和公司工程档案管理制度，负责本单位承担工程项目范围内文件材料的收集、整理、归档工作，并对所形成档案的质量负责。2.明确本单位项目档案管理责任人，配备必要的档案管理人员和设备，确保档案管理工作正常开展。3.在工程建设过程中，按照档案管理要求及时整理项目文件材料，做到分类科学、组卷合理、编目规范、装订整齐，并定期向工程项目部移交档案资料。4.积极配合工程项目部和公司档案管理部门的档案管理工作，接受监督检查，对提出的问题及时整改落实。三、工程文件材料的形成与积累（一）文件材料的来源1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件、初步设计文件等，由项目前期工作部门负责收集、整理。2.工程设计文件涵盖初步设计图纸、施工图设计图纸、设计变更通知、技术交底文件等，由设计单位按照工程建设进度及时提供给建设单位和相关部门。3.工程施工文件施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告、工程签证单、工程进度报表等文件材料，由施工单位负责收集、整理。4.工程监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告、工程进度控制文件等，由监理单位负责形成和积累。5.设备材料文件设备采购合同、设备监造文件、设备安装调试记录、设备运行维护手册、材料采购清单、质量证明文件等，由设备材料采购部门和使用单位负责收集、整理。6.工程竣工验收文件竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等，由工程项目部组织相关单位编制和收集。（二）文件材料形成要求1.各项文件材料应真实反映工程建设实际情况，内容完整、数据准确、字迹清晰、签字盖章齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。3.工程文件材料应采用A4幅面纸张进行打印、复印或书写，图纸应折叠成A4幅面并按要求装订。4.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可利用性，并按照档案管理要求进行备份和存储。（三）文件材料积累与整理1.各部门和参建单位应建立健全文件材料形成、积累制度，明确专人负责文件材料的收集、整理工作，确保文件材料随工程进度同步积累。2.文件材料应按照分类标准进行分类整理，一般分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、设备材料文件、工程竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。3.整理后的文件材料应按照卷、册、盒等形式进行组卷，卷内文件应按照顺序排列，编写页号，填写卷内目录和备考表。4.工程图纸应单独组卷，并按照专业和图号顺序排列，折叠后的图纸应加盖竣工图章，注明竣工图编制单位、编制日期、审核人、技术负责人等信息。四、工程档案的归档与移交（一）归档范围1.工程项目从立项到竣工验收全过程形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。2.与工程建设相关的合同协议、会议纪要、来往信函、招投标文件等资料。3.工程建设过程中形成的各类图表、数据、报告等资料，如工程进度图、质量检验报告、试验检测数据等。（二）归档时间1.项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.工程设计文件应在设计完成并经审核后归档。3.工程施工文件应随工程进度同步归档，每月定期整理归档一次，工程竣工后一个月内完成全部施工文件的归档工作。4.工程监理文件应按照监理工作周期及时归档，工程竣工后一个月内完成全部监理文件的归档工作。5.设备材料文件应在设备到货验收、安装调试完成后及时归档。6.工程竣工验收文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。（三）归档要求1.归档的工程档案应符合档案整理规范要求，做到分类科学、组卷合理、编目清晰、装订整齐。2.纸质档案应使用符合档案保管要求的档案盒、档案夹等装具进行装订和存放，电子档案应存储在专用的存储介质上，并按照规定格式进行命名和分类存储。3.归档的工程档案应编制详细的档案目录，包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等信息，便于查询和利用。4.声像档案应进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并配以文字说明，与纸质档案或电子档案一同归档。（四）档案移交1.工程项目竣工后，工程项目部应按照档案管理规定，组织各参建单位对项目档案进行系统整理，编制档案移交清单，向公司档案管理部门移交项目竣工档案。2.档案移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。移交的档案应完整齐全、装订整齐、编目规范，电子档案应与纸质档案内容一致，并确保存储介质完好、数据可读。3.公司档案管理部门在接收工程项目档案时，应按照档案移交清单进行核对验收，对不符合要求的档案，应及时通知工程项目部进行整改，直至验收合格。五、工程档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放工程档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫鼠设备等，保证档案存放环境适宜。（二）保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括工程项目立项批复、可行性研究报告、初步设计文件、竣工验收报告、竣工决算报告、重大设计变更文件等具有重要历史价值和长期利用价值的文件材料。3.长期保管的档案一般为工程建设过程中形成的重要文件材料，如工程质量检验记录、设备材料质量证明文件、工程监理文件等，保管期限为30年。4.短期保管的档案为工程建设过程中形成的一般性文件材料，如工程进度报表、一般性会议纪要等，保管期限为10年。（三）档案整理与上架1.档案管理部门应定期对接收的工程档案进行整理和上架，按照档案分类标准和保管期限进行存放，便于查找和利用。2.上架的档案应排列有序，标识清晰，档案盒上应注明案卷题名、保管期限、档号等信息。3.对电子档案应建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用，并定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（四）档案保护措施1.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，检查档案的保管状况、库房环境条件等，及时发现和处理存在的问题。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对档案库房温湿度的监测和控制，保持库房温湿度适宜，温度一般控制在14℃2４℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.定期对档案进行防虫、防鼠处理，投放防虫、防鼠药物，防止档案受到虫害和鼠害。5.做好档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全防范设施，如监控设备、门禁系统等，确保档案库房安全。六、工程档案的利用与保密（一）利用原则1.遵循方便利用、服务生产的原则，积极为公司内部各部门提供工程档案查阅、借阅服务，充分发挥工程档案的作用。2.严格按照档案利用审批程序办理档案利用手续，确保档案利用过程的规范、安全。（二）利用方式1.查阅公司内部各部门因工作需要查阅工程档案的，应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应提供必要的查阅场所，并按照查阅申请表的要求提供档案资料。2.借阅因特殊情况需要借阅工程档案的，应填写《工程档案借阅申请表》，经部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案，归还档案时应进行认真核对，确保档案完整无损。（三）保密规定1.工程档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案信息予以保密。2.在档案利用过程中，档案管理人员应对查阅、借阅人员进行保密教育，提醒其不得泄露档案内容。对涉及保密内容的档案，应限定查阅、借阅范围，严格控制知悉人员。3.严禁将工程档案私自携带外出或提供给无关人员查阅、借阅，严禁在互联网等公共网络平台上传输涉及公司保密的工程档案信息。4.对违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程项目部负责人、相关专业技术人员等组成，负责对到期工程档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司工程档案管理制度，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从档案的完整性、准确性、系统性以及与公司生产经营、技术创新、决策支持等方面的关联程度等进行综合评估。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期工程档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，提交工程档案鉴定小组。2.工程档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《工程档案销毁清单》，详细记录档案的题名、编制单位、编制日期、保管期限、销毁原因等信息，并经鉴定小组全体成员签字确认。（四）销毁实施1.经鉴定小组批准销毁的工程档案，由档案管理部门负责组织实施销毁。销毁工作