大学档案工作管理制度

PAGE大学档案工作管理制度一、总则（一）目的为了加强大学档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为学校教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院及附属单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，严禁篡改、伪造档案。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案内容的完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便学校各部门及师生员工查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）学校档案工作领导小组1.组成由学校党委书记担任组长，校长担任副组长，各职能部门负责人为成员。2.职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作发展规划和规章制度。研究决定档案工作中的重大问题，协调解决档案工作中的困难和矛盾。监督检查学校档案工作的开展情况，对档案工作进行指导和考核。（二）综合档案室1.隶属关系综合档案室为学校直属正科级机构，归口学校办公室管理。2.人员配备根据工作需要，配备专职档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，并保持相对稳定。3.职责贯彻执行国家档案工作的法律法规和学校档案工作管理制度，负责学校档案工作的日常组织和实施。负责接收、整理、保管全校各类档案，确保档案的安全和完整。开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索和利用。编制档案检索工具和参考资料，积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供档案信息服务。组织开展档案鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理和统计。对学校各部门及附属单位的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训和交流活动。（三）各部门及学院档案工作兼职人员1.设置各部门及学院应指定专人负责本部门、本学院的档案收集、整理和移交工作，兼职档案人员名单报综合档案室备案。2.职责负责收集、整理本部门、本学院在工作活动中形成的各类文件材料，按照学校档案管理要求进行分类、立卷和归档。定期将整理好的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。协助综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供相关档案信息和线索。接受学校综合档案室的业务指导和监督检查，参加档案业务培训和学习活动。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群类包括学校党委、纪委、工会、团委等组织在工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政类学校行政部门在行政管理、教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、后勤管理等工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。3.教学类教学计划、教学大纲、课程教案、教学日历、学生成绩册、实习报告、毕业论文（设计）、教学改革成果等。4.科研类科研项目申请书、立项批复、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定材料、科研奖励证书等。5.基本建设类学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等。6.仪器设备类仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.财会类会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、预决算文件等。（二）收集要求1.及时性各部门及兼职档案人员应及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，确保档案的完整性和时效性。2.准确性收集的文件材料应真实、准确反映工作实际情况，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.完整性全面收集各类文件材料，包括正本、副本、定稿、草稿、附件等，保证档案内容的完整。（三）归档时间1.当年形成的档案一般应在次年上半年完成归档工作。2.重大活动、重要项目档案应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.整理兼职档案人员按照档案分类方案对收集的文件材料进行分类、组卷、编目，填写卷内文件目录和备考表。2.装订将整理好的文件材料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。3.编页号对装订好的档案进行编页号，以便于查阅和统计。4.装盒将编页号后的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、年度、保管期限、起止卷号等信息。5.移交兼职档案人员将整理好的档案移交学校综合档案室，填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。2.机构分类法按照学校内部机构设置，将档案分为党群、行政各部门及学院等类别。3.问题分类法在机构分类的基础上，按照档案内容所反映的问题进行细分。（三）分类方案1.党群类档案分类方案党委文件纪委文件工会文件团委文件其他党群工作文件2.行政类档案分类方案学校文件办公室文件教务处文件科研处文件人事处文件财务处文件后勤管理部门文件其他行政工作文件3.教学类档案分类方案教学综合管理文件专业建设文件课程建设文件实践教学文件学生学籍管理文件学生成绩管理文件教学质量监控文件其他教学工作文件4.科研类档案分类方案科研项目管理文件科研成果管理文件学术交流与合作文件其他科研工作文件5.基本建设类档案分类方案项目前期文件设计文件施工文件监理文件竣工验收文件其他基本建设文件6.仪器设备类档案分类方案购置计划与合同文件验收文件使用与维护文件其他仪器设备文件7.财会类档案分类方案会计凭证会计账簿财务报表财务审计文件预决算文件其他财会文件五、档案的保管与保护（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方。2.建筑要求库房应具有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，采用坚固耐用的建筑材料，确保库房安全。3.面积要求根据学校档案数量和发展规划，合理确定档案库房面积，满足档案存放需要。（二）档案装具配备1.档案架选用符合国家标准的档案架，档案架应排列整齐，便于档案存放和查找。2.档案盒使用统一规格的档案盒，档案盒应具备良好的密封性和耐腐蚀性。3.防虫、防霉药品在档案库房内放置适量的防虫、防霉药品，定期检查和更换。（三）档案保管措施1.温湿度控制档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.防火防盗配备必要的消防器材，安装防火防盗报警装置，定期进行检查和维护。3.防虫防霉定期对档案进行检查，发现虫害、霉变及时处理。4.防光防尘档案库房应采用防光窗帘和防尘措施，减少光线和灰尘对档案的损害。5.档案整理与修复定期对档案进行整理和修复，确保档案的完整性和可读性。（四）档案安全检查1.定期检查综合档案室每月对档案库房进行一次安全检查，发现问题及时处理。2.专项检查在重大节日、重要活动前，对档案库房进行专项安全检查，确保档案安全。3.检查记录每次检查应做好记录，对发现的问题和处理情况进行详细记载。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法利用原则严格遵守国家法律法规和学校档案管理制度，依法为利用者提供档案服务。2.方便利用原则简化利用手续，提高服务效率，方便学校各部门及师生员工查阅利用档案。3.保密原则在提供档案利用服务过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.本校师生员工本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用本人或本部门相关档案。2.校外单位校外单位因工作需要查阅本校档案，须持有单位介绍信，经学校档案工作领导小组批准后，方可查阅。3.特殊情况涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，须经学校保密委员会批准后，方可查阅利用。（三）利用方式1.查阅利用者可到综合档案室查阅档案原件或复印件，查阅时应遵守档案查阅规定，爱护档案。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，须填写档案借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，须办理续借手续。3.出具证明利用者如需档案部门出具档案证明，应填写档案证明申请表，经综合档案室审核后，出具档案证明。（四）利用登记1.查阅登记利用者查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、利用者姓名、单位名称、查阅内容等信息。2.借阅登记借阅档案时，应在档案借阅登记簿上登记借阅日期、借阅者姓名、单位名称、借阅档案名称、期限等信息。3.证明出具登记出具档案证明时，应在档案证明出具登记簿上登记证明出具日期、利用者姓名、单位名称、证明内容等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管期限等因素。2.价值鉴定原则根据档案的历史价值、现实价值和保存价值，确定档案的存毁。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.存毁鉴定对保管期满的档案，经鉴定小组鉴定后，确定存毁。对失去保存价值的档案，予以销毁；对仍有保存价值的档案，继续保管。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对保管期满的档案进行初步审查，提出存毁意见。2.鉴定小组审议档案鉴定小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审议，形成鉴定结论。3.审批鉴定结论报学校档案工作领导小组审批。（四）销毁程序1.编制销毁清册对批准销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、卷号等信息。2.审批签字销毁清册经学校档案工作领导小组负责人签字批准。3.监销销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁记录对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入将纸质档案信息录入计算机系统，建立档案数据库。2.检索查询提供多种检索方式，方便利用者快速查询所需档案信息。3.借阅管理实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能。4.统计分析对档案数据进行统计分析，为学校档案工作决