档案室上墙制度

PAGE_档案室上墙制度一、总则1.目的为加强本公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工。2.适用范围本制度涵盖公司各类文件、合同、报表、技术资料、人事档案等具有保存价值的资料。3.基本原则档案室管理遵循集中统一、分类管理、安全保密、方便利用的原则。二、档案管理职责1.档案室管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。制定档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范化。定期对档案进行清查、核对，保证档案的准确性和完整性。维护档案室的安全和卫生，防止档案损坏、丢失和泄密。2.各部门兼职档案员职责负责本部门文件资料的收集、整理和初步分类，定期移交档案室。协助档案室管理人员开展档案整理、清查等工作。遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或转借档案。三、档案收集与整理1.收集范围公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。上级机关、外单位发来的与本公司有关的文件、函件等。公司签订的各类合同、协议、章程等。公司的工作计划、总结、报告、统计报表等。公司的技术资料、图纸、专利等。公司员工的人事档案、培训记录、考核材料等。2.收集要求各部门应及时将本部门产生的文件资料收集齐全，不得遗漏。收集的文件资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。对于重要文件资料，应同时收集电子文档和纸质文档。3.整理方法按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单。去除档案中的金属物，对破损的档案进行修复。将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案归档与保管1.归档流程档案整理完成后，由档案室管理人员进行审核，审核通过后办理归档手续。归档档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架。建立档案检索系统，便于快速查找和利用档案。2.保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括公司成立以来的重要文件、合同、章程等。长期保管的档案保管期限为10年至50年，包括一般性文件、技术资料等。短期保管的档案保管期限为1年至10年，包括临时性文件、报表等。3.保管条件档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案室温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于查找。五、档案利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和完整。利用档案应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容等。2.借阅流程公司内部人员借阅档案，需填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或泄露档案内容。归还档案时，档案室管理人员应认真检查档案是否完好，如有问题应及时处理。3.查阅限制涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅。档案原件一般不得外借，确需外借的，应经公司领导批准，并办理相关手续。六、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要销毁。2.鉴定方法成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关部门负责人等组成。鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保管期限进行判定。对已失去保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经公司领导批准后进行销毁。3.销毁流程档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销。销毁档案应采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化管理和远程查询利用。提高档案管理工作效率和服务质量，为公司决策提供有力支持。2.数据录入与维护档案室管理人员应及时将档案信息录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。定期对档案管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。3.信息安全管理加强档案信息安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。八、监督与考核1.监督检查公司定期对档案室管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。档案室管理人员应定期对各部门档案管理情况进行检查，指导兼职档案员做好档案工作。2.考核办法制定档案管理工作考核标准，对各部门和档案室管理人员进行考核。考核