兰台驿站档案制度上墙

PAGE兰台驿站档案制度上墙一、总则（一）目的为加强兰台驿站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于兰台驿站全体员工及与驿站有档案往来的相关单位和个人。（三）档案定义本制度所称档案，是指兰台驿站在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映兰台驿站的工作历程和实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便员工和相关人员查阅利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立兰台驿站档案管理室，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善兰台驿站档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，提高档案查询利用效率。4.负责档案的保管和保护工作，采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.按照规定向公司内部和外部提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。8.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的完整收集和有效利用。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、总结等。2.业务经营类：涵盖业务合同、协议、订单、市场调研报告、客户资料等。3.财务审计类：包含财务报表、账目、审计报告、税务资料等。4.人事管理类：如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.工程技术类：涉及工程图纸、技术方案、施工记录、验收报告等。6.其他类：与兰台驿站工作相关的其他有保存价值的资料，如荣誉证书、宣传资料、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地移交档案管理部门。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压或拖延。3.对于重要文件和资料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理、业务经营、财务审计、人事管理、工程技术等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于检索和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，如涉及机密的文件、珍贵的历史资料等，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映兰台驿站主要职能活动和历史面貌的、对公司和社会具有长远利用价值的档案，应永久保存。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是反映公司一定时期内的工作情况和重要业务活动的档案。4.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，主要是一般性的业务文件和资料。（四）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案的完整和准确。2.每年对档案保管情况进行全面检查，检查档案的保管环境、保管设备、档案质量等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对档案的清点和检查情况应做好记录，并存档备查。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅档案。3.法律法规规定的其他档案利用情形。（二）利用方式1.查阅：员工和相关人员可到档案管理室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于不能借出的档案，可根据利用者的需求提供档案复印件，复印件应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。（四）保密规定1.利用档案时，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。2.对于涉及国家机密和商业秘密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，确保档案完整无损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和档案的实际情况，对档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应及时进行销毁处理；对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，应进行重新鉴定，确定是否继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门派人监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.在档案销毁过程中，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁情况记录存档。七、档案信息化管理（如有相关需求）（一）信息化建设目标建立兰台驿站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和图像处理，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合兰台驿站档案管理需求的信息系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息化数据的安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案管理人员按照扫描规范对纸质档案进行扫描，将扫描后的图像文件进行整理、命名和存储，并录入档案目录信息。2.档案信息系统操作流程：档案管理人员通过档案管理信息系统进行档案的录入、修改、查询、借阅审批等操作，利用者可通过系统进行档案查阅申请和在