机关档案定期检查制度

PAGE机关档案定期检查制度一、总则（一）目的为加强机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位的档案定期检查工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格按照国家有关档案法律法规和行业标准开展档案定期检查工作，确保检查工作合法合规。2.全面检查原则对机关各类档案进行全面检查，涵盖文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等各个门类，不留死角。3.突出重点原则在全面检查的基础上，重点关注重要档案、关键环节和易出现问题的领域，确保档案管理的核心要点得到有效把控。4.及时整改原则对检查中发现的问题，及时进行分析研究，制定切实可行的整改措施，明确整改责任人和整改期限，确保问题得到及时有效解决。二、检查组织与人员（一）检查组织成立机关档案定期检查工作领导小组，由机关分管领导担任组长，成员包括办公室主任、档案部门负责人及各相关业务部门负责人。领导小组负责统筹协调档案定期检查工作，研究解决检查工作中出现的重大问题。（二）检查人员1.档案部门工作人员负责对档案的整理、分类、编目、装订等基础工作进行检查，确保档案整理规范、有序。2.业务部门兼职档案员熟悉本部门业务流程和档案形成情况，协助档案部门对本部门档案进行检查，重点检查档案内容的完整性、准确性和关联性。3.专业技术人员根据需要，邀请档案管理、信息技术、保密等方面的专业技术人员参与检查工作，对档案数字化、信息安全、保密措施等方面进行专业指导和检查。三、检查内容（一）档案实体1.档案的齐全完整情况检查档案是否涵盖机关工作活动的各个方面，是否有应归档而未归档的文件材料。2.档案的整理质量查看档案分类是否合理，编号是否规范，装订是否牢固，卷内文件排列是否有序，目录与文件是否一致等。3.档案的保管状况检查档案存放环境是否符合要求，有无防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等设施设备，档案载体是否完好，有无破损、褪色、霉变等现象。（二）档案信息资源1.档案的编目情况核对档案目录的准确性，包括档号、题名、日期、页号、保管期限等项目是否填写完整、准确。2.档案的检索工具检查现有检索工具是否齐全、有效，能否满足快速查找利用档案的需求，检索工具的更新是否及时。3.档案信息化建设查看档案数字化工作进展情况，数字化成果的质量是否符合要求，档案信息系统是否安全稳定运行，数据备份是否及时、完整。（三）档案管理制度执行情况1.档案收集制度检查各部门是否按照规定及时收集应归档的文件材料，有无拖延、遗漏现象。2.档案整理制度查看档案整理工作是否严格按照标准和流程进行，有无违规操作。3.档案保管制度检查档案保管场所的安全管理措施是否落实，档案出入库登记是否规范，档案清点、核对等工作是否定期开展。4.档案利用制度了解档案查阅、借阅手续是否完备，利用登记是否详细，有无超范围利用、涂改、损毁档案等情况。四、检查周期档案定期检查分为年度检查和专项检查。年度检查每年开展一次，专项检查根据工作需要适时进行。五、检查方法（一）实地查看对档案保管场所进行实地检查，查看档案存放状况、设施设备运行情况等。（二）查阅档案逐卷逐件查阅档案实体和相关目录、检索工具等，检查档案的整理质量、编目情况等。（三）数据核对通过档案信息系统核对档案数据的准确性、完整性，检查数字化成果与纸质档案的一致性。（四）问卷调查与访谈向机关各部门发放调查问卷，了解档案管理制度的执行情况和存在的问题；与相关工作人员进行访谈，获取第一手信息。六、检查程序（一）准备阶段1.制定检查方案明确检查的目的、范围、内容、方法、时间安排和人员分工等。2.组织检查人员培训使检查人员熟悉检查内容、方法和标准，掌握相关业务知识和技能。3.准备检查所需的工具和材料如检查表、调查问卷、笔记本电脑等。（二）实施阶段1.听取汇报听取档案部门关于档案管理工作情况的汇报，了解档案管理工作现状。2.实地检查按照检查方案，对档案实体、档案信息资源和档案管理制度执行情况进行全面检查，做好检查记录。3.问题汇总对检查中发现的问题进行梳理、汇总，形成问题清单，明确问题所在部门、问题内容和问题性质。（三）总结阶段1.撰写检查报告根据检查情况，撰写详细的检查报告，报告内容包括检查工作概况、档案管理工作成绩、存在的问题及原因分析、整改建议等。2.召开总结会议组织召开档案定期检查总结会议，通报检查情况，对档案管理工作进行总结评价，提出下一步工作要求。3.反馈检查结果将检查报告和问题清单反馈给各相关部门，要求其针对问题制定整改措施，并按时报送整改情况。七、整改落实（一）整改责任各相关部门负责人为整改工作的第一责任人，负责组织本部门制定整改方案，明确整改措施、整改期限和整改责任人，确保整改工作落到实处。（二）整改措施1.针对档案实体存在的问题如档案缺失，应及时查找补充；档案整理不规范，要重新进行整理；档案保管条件不符合要求，需改善保管环境，增添必要的设施设备。2.针对档案信息资源方面的问题编目错误的要及时更正；检索工具不完善的要进行补充或优化；档案信息化建设滞后的要加快推进数字化工作，完善信息系统功能。3.针对档案管理制度执行方面的问题加强制度宣传培训，提高工作人员的制度意识；建立健全监督机制，对制度执行情况进行跟踪检查；对违反制度的行为进行严肃处理。（三）整改期限一般问题应在[X]个工作日内完成整改，较为复杂的问题可根据实际情况适当延长整改期限，但最长不超过[X]个月。（四）整改跟踪档案部门负责对各部门整改情况进行跟踪检查，定期向档案定期检查工作领导小组汇报整改进展情况。对整改不力的部门，要进行督促指导，必要时可采取通报批评等措施。八、结果运用（一）纳入绩效考核将档案定期检查结果纳入机关各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门给予表彰和奖励，对存在问题较多、整改不力的部门进行扣分，并取消当年评先评优资格。（二）推动工作改进通过档案定期检查，总结经验教训，发现档案管理工作中的薄弱环节和存在的共性问题，及时调整和完善档案管理制度和工作流程，推动机关档案管理工作水平不断提高。（三）促进业务协同加强档案部门与各业务部门之间的沟通协作，以档案定期检查为契机，共同研究解决档案管理工作中涉及业务流程、文件形成等方面的问题，促进机关各项工作的协同发展。九、监督与问责（一）监督机制建立健全档案定期检查工作监督机制，档案定期检查工作领导小组负责对检查工作全过程进行监督，确保检查工作公正、公平、公开。同时，鼓励机关工作人员对档案管理工作中的违规行为进行监督举报，对举报属实的给予奖励。（二）问责制度对在档案定期检查中发现的违反档案法律法规和本制度的行为，视情节轻重，对相关责任人员进行问责。问责方式包括责令作出书面检查、通报批评、诫勉谈话、党纪