单位档案安全保密制度

PAGE单位档案安全保密制度一、总则（一）目的为加强单位档案的安全保密工作，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在档案的收集、整理、保管、利用、销毁等过程中的安全保密管理。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，依法开展档案安全保密工作。2.预防为主原则：强化档案安全保密意识，建立健全各项安全保密措施，预防档案安全事故的发生。3.分级管理原则：根据档案的重要程度和保密级别，实行分级管理，确保重点档案的安全保密。4.谁主管谁负责原则：各部门负责人为本部门档案安全保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案安全保密工作。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立单位档案管理领导小组，由单位主要领导担任组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责统筹协调单位档案安全保密工作，研究解决档案安全保密工作中的重大问题。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门负责制定和完善档案安全保密制度，组织实施档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作，对各部门档案安全保密工作进行监督检查。（三）各部门职责各部门负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责档案安全保密工作，确保本部门档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照国家有关规定和本单位实际工作需要，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集责任人应按照档案管理部门的要求，对收集的档案材料进行初步整理，确保档案材料的齐全、完整。3.对于重要档案材料，应及时向档案管理部门移交，不得擅自留存或销毁。（三）整理规范档案管理部门应按照国家有关档案整理规范，对收集的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护。（二）保管设备1.应配备档案密集架、档案柜、防磁柜等档案保管设备，确保档案的安全存放。2.档案保管设备应定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案存放索引，便于查找和利用。2.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全。3.档案存储应遵循便于保管和利用的原则，不得随意堆放或混存。（四）档案保管人员职责1.档案保管人员应严格遵守档案安全保密制度，负责档案库房的日常管理和维护。2.档案保管人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施进行处理。3.档案保管人员应做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。4.档案保管人员应严格遵守档案出入库登记制度，对档案的出入库情况进行详细记录。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的安全。2.档案利用应根据工作需要，严格履行审批手续，未经批准不得擅自查阅、借阅、复制档案。（二）利用范围1.本单位员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经本单位档案管理部门负责人批准。（三）利用审批1.本单位员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.外单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅档案的函件等相关材料，经本单位档案管理部门负责人审核后，报单位主管领导批准。（四）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅档案应办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作，复制的档案应加盖档案管理部门印章。（五）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。六、档案的保密措施（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密工作的责任和要求，加强对档案保密工作的管理。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理。（二）保密教育1.定期组织员工参加档案安全保密教育培训，提高员工的档案安全保密意识和技能。2.在新员工入职培训中，应将档案安全保密知识作为重要内容进行培训。（三）保密标识1.对涉及保密的档案，应在档案封面、卷内目录等显著位置标注保密标识。2.保密标识应包括保密级别、保密期限等内容。（四）保密监督1.档案管理部门应加强对档案保密工作的监督检查，定期对档案保管场所、档案利用情况等进行检查，发现问题及时整改。2.对违反档案安全保密制度的行为，应依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容档案鉴定小组应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面审查，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报档案管理部门负责人审核，单位主管领导批准。2.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并指定专人负责监销。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化管理（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和措施，推进档案管理工作的信息化、数字化。（二）信息化系统建设1.建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备档案数据录入、存储、查询检索、统计分析、安全保密等功能。（三）电子档案管理1.加强对电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。2.电子档案应按照国家有关规定进行分类、编号、存储，并建立电子档案备份制度。3.电子档案的利用应通过档案信息化管理系统进行，严格履行审批手续。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息化安全保障体系，加强对档案信息化系统的安全防护，防止信息泄露、篡改或丢失。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。3.加强对档案信息化管理人员的安全保密教育，提高其安全意识和技能。九、监督与检查（一）监督检查机制建立档案安全保密监督检查机制，定期对各部门档案安全保密工作进行监督检查，确保档案安全保密制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案保管场所的安全防护设施情况。3.档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作情况。4.档案信息化管理系统的运行情况。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门每年至少组织一次全面的档案安全保密检查。2.不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对各部门档案安全保密工作进行抽查。（四）问题整改对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。十、责任追究（一）责任界定1.因工作失误或违反档案安全保密制度，导致档案信息泄露、篡改或丢失的，应追究相关人员的责任。2.对故意泄露档案信息或利用档案信息谋取私利的，应依法依规追究其法律责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的，给予批评教育。2.