军品专项档案管理制度

PAGE军品专项档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司军品专项档案管理，确保军品档案的完整、准确、系统和安全，有效支持军品科研、生产、销售及售后服务等各项工作，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与军品业务相关的各类档案管理，包括但不限于军品科研项目档案、军品生产过程档案、军品销售及售后服务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的军品档案管理部门，对军品专项档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则军品档案应如实反映军品业务活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强军品档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司军品业务提供及时有效的支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司军品专项档案管理制度，并组织实施。2.负责公司军品专项档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、存储等日常管理工作。3.对公司各部门形成的军品档案进行定期检查和指导，确保档案的质量符合要求。4.负责军品档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。5.按照规定的期限和程序，对军品档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.负责军品档案的借阅、查阅、复制等利用服务工作，严格履行审批手续，确保档案安全。7.组织开展军品档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。8.负责与上级主管部门、军队等相关单位的档案业务沟通与协调工作。（二）各部门职责1.负责本部门军品业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按照公司档案管理部门的要求及时移交。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案收集的完整性和及时性。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、数字化处理等工作，提供必要的协助和支持。4.在档案利用过程中，严格遵守公司档案管理制度，履行审批手续，不得擅自扩大档案利用范围。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握国家有关档案管理的法律法规和行业标准，熟悉公司军品专项档案管理制度。2.负责军品档案的具体管理工作，严格按照档案管理流程进行操作，确保档案管理工作的准确性和规范性。3.积极主动地开展档案收集工作，及时了解各部门军品业务进展情况，督促相关人员按时归档。4.对收集到的档案进行认真整理、分类、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。5.负责档案的安全保管工作，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。6.热情为档案利用者提供服务，按照规定办理档案借阅、查阅、复制等手续，及时准确地提供所需档案。7.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.军品科研项目档案包括项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、实验数据、测试报告、科研成果鉴定文件等。2.军品生产过程档案涵盖生产计划、原材料采购合同、生产工艺文件、质量检验记录、生产过程中的各类报表等。3.军品销售及售后服务档案包含销售合同、订单、发货记录、售后服务记录、客户反馈等。4.与军品业务相关的其他文件材料如上级主管部门的指令、军队的要求、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对于在军品业务活动中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，以便于管理和利用。3.收集的文件材料应真实、准确、完整，不得有虚假或遗漏。文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案整理要求。（三）归档程序1.各部门收集整理好本部门的军品文件材料后，应按照档案管理部门规定的时间和要求，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案后，应对档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。3.核对无误后，档案管理部门对档案进行分类、编目、装订等整理工作，建立档案目录清单，并将档案上架存储。四、档案的整理与分类（一）整理原则军品档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法根据文件形成的年度进行分类，将每年形成的军品档案分为不同的年度类别。2.机构分类法按照公司内部的组织机构进行分类，明确各部门形成的档案归属。3.问题分类法结合军品业务的特点，按照问题将档案分为科研项目、生产过程、销售及售后服务等不同类别。（三）整理步骤1.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。2.编页号按照档案的顺序依次编页号，便于查找和统计。3.编目编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录准确、清晰。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息，便于存放和检索。五、档案的编目与编号（一）编目要求1.档案编目应准确反映档案的内容和特征，便于档案的查找和利用。2.档号应按照公司制定的编号规则编制，确保档号的唯一性和系统性。3.题名应简洁明了，准确概括档案的主要内容，一般由责任者、事由、文种等要素组成。4.日期应填写文件形成的具体年月日，确保日期的准确性。5.保管期限应根据档案的重要程度和保存价值，按照国家有关规定和公司实际情况确定。6.密级应严格按照国家保密法律法规和公司保密制度确定，分为绝密、机密、秘密等不同级别。（二）编号规则1.档号结构档号由全宗号、年度号、机构号、问题号、案卷号等部分组成。2.全宗号代表公司的档案全宗，由公司档案管理部门统一编制。3.年度号采用公元纪年，以四位数字表示，如“20XX”。4.机构号按照公司内部组织机构代码编制，如“01”代表公司总部，“02”代表研发部门等。5.问题号根据军品业务的分类，分别用不同的数字或字母表示，如“K”代表科研项目，“S”代表生产过程等。6.案卷号按照档案整理的顺序依次编号，一个案卷编一个号。六、档案的存储与保管（一）存储环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案存储应采用密集架、档案柜等专用设备，按照档案的分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。（二）保管措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如档案有破损、霉变等情况，应及时进行修复或复制。2.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员进入库房时应做好登记，离开时应检查门窗是否关好。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识，确保档案保管工作的安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应坚持全面的历史观点和辩证的方法，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析其内容的重要性、完整性和时效性，确定档案的保存价值。2.综合评估法结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对档案进行综合评估，确定其保存期限。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案的题名、日期、保管期限、档号等详细信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员和监销人员签字确认。八、档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的利用范围，确保档案信息不泄露。2.按照规定的审批程序办理档案利用手续，确保档案利用的合法性和规范性。3.优先满足公司军品业务工作的需要，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅档案时，应在查阅登记簿上登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.复制根据档案利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人姓名等信息。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并办理交接手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或擅自销毁档案。（三）利用审批1.档案利用者应填写档案利用申请表，详细说明利用目的、利用内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。3.档案管理部门负责人根据档案利用的范围和保密规定进行审批，批准后方可办理档案利用手续。九、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等，统计数据应准确、及时、完整。3.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求报送公司领导和上级主管部门。（二）移交工作1.公司因机