科技档案管理规范制度

PAGE科技档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科技档案在公司科研、生产、经营和管理中的作用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及科技活动形成的档案管理，包括但不限于科研项目、技术改造、新产品开发、设备仪器、知识产权等方面的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则科技档案应如实反映公司科技活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则涵盖科技活动各环节形成的各类文件材料，确保档案的全面性。4.准确性原则档案内容准确无误，数据、图表等信息应与实际情况相符。5.安全性原则采取有效措施确保科技档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善科技档案管理规范制度，并组织实施。集中管理公司科技档案，对各部门科技档案工作进行监督、指导和检查。负责科技档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.科技项目承担部门负责本部门科技项目文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定及时移交档案管理部门。明确专人负责科技档案管理工作，配合档案管理部门做好相关工作。3.其他部门在各自职责范围内，做好与科技档案管理相关的工作，如提供文件材料、协助档案整理等。二、科技档案的收集（一）收集范围1.科研项目档案包括项目立项申请、可行性研究报告、项目计划任务书、研究方案、实验记录、研究总结、成果鉴定材料、专利申请文件等。2.技术改造档案涵盖技术改造项目的申报文件、设计方案、施工图纸、设备清单、调试记录、验收报告等。3.新产品开发档案有新产品开发计划、设计图纸、工艺文件、测试报告、用户反馈等。4.设备仪器档案包含设备仪器的购置合同、说明书、安装调试记录、操作规程、维修保养记录、报废鉴定等。5.知识产权档案如专利证书、商标注册文件、著作权登记证书、技术秘密相关材料等。（二）收集要求1.各部门应明确科技文件材料的形成、积累和归档责任人，确保文件材料及时、完整地收集。2.科技文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.收集过程中要注意文件材料的真实性和完整性，对不符合要求的应及时补充或修正。（三）收集时间1.科研项目、技术改造项目、新产品开发项目等在项目完成后[X]个月内，项目承担部门应将全部文件材料整理归档并移交档案管理部门。2.设备仪器到货后，使用部门应在验收合格后[X]周内将相关档案材料移交档案管理部门。3.知识产权取得相关证书或文件后，应在[X]个工作日内移交档案管理部门。三、科技档案的整理（一）整理原则遵循科技档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按项目分类以科研项目、技术改造项目、新产品开发项目等为单位进行分类，每个项目下再按文件材料的性质和时间顺序进行排列。2.按专业分类根据公司的专业领域，如电子、机械、化工等，对科技档案进行分类，同一专业的档案集中存放。3.按载体分类将纸质档案、电子档案、声像档案等分别进行整理和存放。（三）整理步骤1.装订对纸质文件材料进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修复。2.编目编制科技档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，确保目录准确、清晰。3.编号为每份科技档案编制唯一的档号，档号应体现分类、项目、顺序等信息，便于查找和管理。4.装盒将整理好的科技档案装入档案盒，并在盒脊上标明档号、题名等信息。四、科技档案的归档（一）归档要求1.项目承担部门应按照档案管理部门的要求，将整理好的科技档案及时移交归档。2.移交的科技档案应齐全、完整、准确，档案盒和目录应填写规范。3.档案管理部门对接收的科技档案进行核对，对不符合要求的应退回项目承担部门重新整理。（二）归档流程1.项目承担部门填写《科技档案移交清单》，一式两份，详细列出移交档案的名称、数量、档号等信息。2.档案管理部门审核《科技档案移交清单》，无误后双方签字确认，一份留存档案管理部门，一份由项目承担部门保存。3.档案管理部门将接收的科技档案按照分类和编号顺序上架存放。五、科技档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案盒或档案架存放，按分类和编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、检索等管理。3.声像档案应单独存放，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行数字化处理，存储在电子档案管理系统中。（三）保管期限科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司主要科技活动和具有重要历史价值、长远利用价值的档案，如公司重大科研项目档案、核心技术档案、知识产权档案等，应永久保管。2.长期保管的档案对公司科研、生产、经营等有一定影响，在较长时间内有利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案在较短时间内有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（四）档案鉴定1.档案管理部门定期对科技档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对失去保存价值的档案提出销毁意见。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、科技项目承担部门等相关人员组成，对拟销毁的档案进行审核。3.经鉴定小组审核通过的拟销毁档案，编制《科技档案销毁清单》，报公司主管领导批准后进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。六、科技档案的统计（一）统计内容1.科技档案的数量统计，包括纸质档案、电子档案、声像档案的数量。2.档案的分类统计，如按项目、专业、载体等分类的档案数量。3.档案的利用情况统计，如查阅档案的人次、利用档案的项目等。4.档案的移交、归档、销毁等情况统计。（二）统计方法1.档案管理部门应建立科技档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和统计。2.统计数据应准确、及时，统计报表应规范、清晰。3.每年年底，档案管理部门应编制科技档案统计年报，报公司主管领导和相关部门。七、科技档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在科研、生产、经营、管理等工作中需要查阅科技档案的。2.公司外部单位因合作、交流、技术咨询等需要查阅公司科技档案的，应按照相关规定办理手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅科技档案，应填写《科技档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司外部单位查阅科技档案，须持有单位介绍信，注明查阅内容和范围，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需复制的，应按照规定办理审批手续。（三）利用方式1.