重庆会计档案管理制度

PAGE重庆会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强重庆地区会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于重庆市行政区域内的国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.单位应当加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。2.单位的档案管理机构负责会计档案工作的指导、监督和检查，会同会计管理机构对单位会计档案进行定期或不定期的检查，确保会计档案管理工作规范有序。3.单位的会计管理机构负责会计档案的整理、立卷、归档、保管和提供利用等工作，并指定专人负责会计档案管理。会计人员应当积极配合档案管理机构做好会计档案管理工作。二、会计档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（二）收集要求1.单位的会计机构或会计人员在进行会计核算过程中，应当及时将形成的会计资料收集齐全，确保会计档案的完整性。2.对于从外单位取得的原始凭证，必须是原件，并加盖填制单位的公章或财务专用章；自制的原始凭证，必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。3.记账凭证应当附有原始凭证，并注明原始凭证的张数。原始凭证汇总表所附的原始凭证，应当与原始凭证汇总表的内容和编号一致。（三）整理原则1.会计档案的整理应当遵循真实性、完整性、系统性、连续性和规范性的原则，按照会计档案形成的规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用。2.会计凭证应按记账凭证的编号顺序排列，记账凭证所附原始凭证应按顺序折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。3.会计账簿应按账页顺序编号，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。活页式账簿应抽出空白页，并在使用过的账页上加盖“作废”戳记，然后按顺序编号，装订成册。4.财务会计报告应按年度、季度、月度分别整理，加具封面，装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。封面应注明单位名称、年度、季度、月度、报表名称等内容。（四）整理方法1.会计凭证的整理去除凭证上的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。将整理好的会计凭证，按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理撤去账夹，将账页逐张清点齐全，按科目排列顺序检查有无颠倒、缺页、跳行等情况。按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、账页、封底的顺序排列整理，加具封面、封底，装订成册。对于活页式账簿，应在使用完毕后，将账页抽出，整理编号，然后再装订成册。对于卡片式账簿，应在使用完毕后，将卡片穿孔固定，然后再装订成册。3.财务会计报告的整理按财务会计报告的种类和时间顺序，将月度、季度、半年度、年度财务会计报告分别整理，加具封面，装订成册。封面应注明单位名称、年度、季度、月度、报表名称等内容，并加盖单位公章。对于财务会计报告中的文字说明部分，应与会计报表一并整理，不得遗漏。三、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为永久；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。（二）保管要求1.单位应当按照国家有关规定，定期将会计档案移交本单位档案管理机构统一保管；未设立档案管理机构的，应当在会计管理机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。3.单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。4.单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。5.单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。6.单位应当采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。对电子会计档案应当进行双套备份，存储在不同的介质上，并异地存放。（三）保管场所1.单位应当设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防磁、防尘等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.会计档案保管库房应设置明显的标识，标明会计档案的类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。四、会计档案的利用（一）查阅与复制1.单位内部人员查阅会计档案，应当填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经单位会计管理机构负责人批准后，方可查阅。查阅时，应当在指定的地点进行，并由会计档案管理人员在场监督。2.单位外部人员查阅会计档案，应当持有单位介绍信，并填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应当在指定的地点进行，并由会计档案管理人员在场监督。查阅人员不得擅自将会计档案携带外出或复制。3.单位因工作需要复制会计档案，应当填写《会计档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经单位会计管理机构负责人批准后，方可复制。复制时，应当由会计档案管理人员进行操作，并在复制件上加盖单位公章。（二）借出1.单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。2.会计档案借用单位应当填写《会计档案借出申请表》，注明借用目的、借用内容、借用时间等信息，经单位负责人批准后，方可借出。借用时，应当由会计档案管理人员与借用单位办理交接手续，并在《会计档案借出登记簿》上登记。3.会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。归还时，应当由会计档案管理人员与借用单位办理交接手续，并在《会计档案借出登记簿》上注销。（三）利用限制1.查阅、复制、借出会计档案时，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、损坏会计档案。2.查阅、复制、借出会计档案时，不得将会计档案用于非本单位规定的用途。3.查阅、复制、借出会计档案时，应当遵守国家有关保密规定，不得泄露会计档案中的机密信息。五、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。2.会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。3.会计档案鉴定过程中，应当对会计档案的保管期限、内容完整性、准确性等进行全面审查，并形成鉴定意见。鉴定意见应当经单位负责人签署同意。（二）销毁1.经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。2.保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。六、监督与检查（一）内部监督1.单位应当建立健全会计档案管理的内部监督制度，定期对会计档案管理工作进行检查，确保会计档案管理工作规范有序。2.单位的档案管理机构应当会同会计管理机构对单位会计档案进行定期或不定期的检查，并形成检查记录。检查记录应当包括检查时间、检查人员、检查内容、检查结果等信息。3.对于检查中发现的问题，应当及时提出整改意见，并督促相关人员进行整改。整改情况应当进行跟踪检查，确保问题得