工程档案室收发文制度

PAGE工程档案室收发文制度一、总则（一）目的为加强工程档案室文件的收文、发文管理，确保文件传递的准确、及时、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司工程档案室涉及的所有收文、发文工作。（三）基本原则1.严格遵守国家有关法律法规及行业标准，确保文件管理工作合法合规。2.遵循准确、及时、安全、保密的原则，保证文件流转顺畅，信息不泄露。3.实行统一领导、分级管理，明确各部门职责，确保文件管理工作有序进行。二、收文管理（一）收文渠道1.公司各部门、项目组通过内部办公系统、纸质文件等方式将文件传递至工程档案室。2.外部单位（如业主、监理、供应商等）通过邮寄、专人送达等方式将文件发送至工程档案室。（二）收文登记1.工程档案室设立专门的收文登记簿，对收到的文件进行详细登记。2.登记内容包括文件编号、收文日期、发文单位、文件标题、文号、密级、份数、附件等信息。（三）文件初审1.收到文件后，由工程档案室管理人员对文件进行初审，检查文件的完整性、准确性、合法性。2.对于不符合要求的文件，及时与发文单位沟通，要求其补充或更正。（四）文件分类1.根据文件的性质、内容、用途等进行分类，如工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等。2.分类应遵循便于查找、管理的原则，确保文件分类清晰、准确。（五）文件传阅1.对于需要传阅的文件，由工程档案室管理人员按照规定的传阅范围进行传阅。2.传阅过程中，要求传阅人员在文件传阅单上签字，注明传阅日期，确保文件传递的可追溯性。（六）文件办理1.根据文件的内容和要求，确定文件的承办部门或人员，并及时将文件交办。2.承办部门或人员应在规定的时间内完成文件的办理，并将办理结果反馈给工程档案室。（七）文件催办1.工程档案室管理人员对承办部门或人员的文件办理情况进行跟踪催办。2.对于超过规定办理期限的文件，及时发出催办通知，督促承办部门或人员尽快办理。（八）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门或人员应将文件及相关资料整理齐全，移交工程档案室进行归档。2.工程档案室管理人员按照档案管理的要求，对归档文件进行分类、编号、装订、上架等操作，确保文件归档的规范、完整。三、发文管理（一）发文流程1.各部门、项目组根据工作需要，填写发文申请表，详细说明发文的目的、内容、范围、发文对象等信息。2.发文申请表经部门负责人审核签字后，提交至工程档案室。3.工程档案室管理人员对发文申请表进行审核，检查发文内容是否符合法律法规、公司政策及相关规定，格式是否规范等。4.审核通过后，工程档案室管理人员根据发文申请表起草文件初稿，交相关部门或人员进行修改、审核。5.文件修改、审核完成后，由工程档案室管理人员进行编号、排版、校对，确保文件的准确性和规范性。6.文件排版、校对无误后，打印文件，并加盖公司公章或相关部门印章。7.工程档案室管理人员按照发文申请表上的发文对象和方式，将文件发送至相关部门或人员。（二）发文编号1.工程档案室对发出的文件进行统一编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。2.发文编号格式为：[年份][部门代码][流水号]，如[2023][GC][001]，其中[年份]为文件发出的年份，[部门代码]为发文部门的代码，[流水号]为该部门当年发出文件的顺序号。（三）文件审核1.发文审核分为部门审核和综合审核。2.部门审核由文件起草部门负责人对文件内容进行审核，确保文件符合本部门工作要求和相关规定。3.综合审核由工程档案室管理人员会同公司相关领导或部门对文件进行审核，重点审核文件的合法性、准确性、完整性、规范性等。（四）文件校对1.文件打印前，必须进行认真校对，确保文件内容准确无误。2.校对工作由起草人员、审核人员共同完成，实行双人校对制度，避免出现文字错误、格式错误等问题。（五）文件盖章1.文件盖章应严格按照公司印章管理制度执行，确保印章使用的合法性、严肃性。2.盖章前，应检查文件内容是否完整、审核手续是否齐全，确保无误后再加盖印章。（六）文件发放1.文件发放应根据发文申请表上的要求，选择合适的发放方式，如邮寄、专人送达、内部办公系统发送等。2.对于重要文件或机密文件，应采用专人送达的方式，并要求收件人签字确认。3.文件发放后，工程档案室管理人员应及时更新发文登记簿，记录文件的发放时间、发放对象、发放方式等信息。四、文件保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、项目信息等文件。2.密级文件，如绝密、机密、秘密文件。（二）保密措施1.对保密文件进行单独存放，设置专门的保密柜，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.严格限制保密文件的传阅范围，未经批准，不得擅自扩大传阅范围。3.传阅保密文件时，应在专门的保密场所进行，传阅人员不得擅自将文件带出保密场所。4.对保密文件的查阅、复印、摘抄等进行严格登记，未经批准，不得擅自查阅、复印、摘抄保密文件。5.定期对保密文件进行清理、核对，确保保密文件的安全、完整。（三）保密责任1.工程档案室管理人员应严格遵守保密制度，对保密文件的管理负责。2.传阅保密文件的人员应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容。3.对于违反保密制度的行为，将依法依规追究相关人员的责任。五、文件存储与保管（一）存储方式1.文件采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订、上架，存放在专门的档案库房内。3.电子档案应按照文件类别、年度等进行分类存储，存储在服务器或存储设备上，并定期进行备份。（二）保管期限1.根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，确定文件的保管期限。2.文件保管期限分为短期、中期、长期和永久，具体保管期限如下：短期保管期限为15年。中期保管期限为510年。长期保管期限为1030年。永久保管期限为长期保存，直至文件失去保存价值。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求（温度控制在14℃24℃，湿度控制在45%60%）。2.库房内配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，确保档案的安全。3.定期对档案库房进行检查、维护，及时发现和处理存在的问题。（四）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等环节。2.采用先进的电子档案管理软件，对电子档案进行分类、编号、索引等管理，方便查询和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性。六、文件利用与借阅（一）利用原则1.文件利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保文件的利用符合公司利益和相关规定。2.优先满足公司内部工作需要，提高文件的利用效率。（二）利用方式1.公司内部人员因工作需要查阅文件时，应填写文件查阅申请表，经部门负责人批准后，到工程档案室查阅。2.查阅文件时，应在工程档案室管理人员的监督下进行，不得擅自将文件带出档案室。3.如需复印文件，应填写文件复印申请表，经部门负责人批准后，由工程档案室管理人员进行复印，并按规定收取复印费用。（三）借阅管理1.公司内部人员因工作需要借阅文件时，应填写文件借阅申请表，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息。2.文件借阅申请表经部门负责人审核签字后，提交至工程档案室。3.工程档案室管理人员对文件借阅申请表进行审核，检查借阅人是否具备借阅资格，借阅期限是否合理等。4.审核通过后，工程档案室管理人员按照规定办理文件借阅手续，将文件借给借阅人，并要求借阅人签字确认。5.借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，如需延期借阅，应提前办理延期手续。6.借阅人应妥善保