政府档案工作制度

PAGE政府档案工作制度一、总则（一）目的为加强政府档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在政府工作中的作用，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本政府实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本政府机关及所属各部门、各单位的档案工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。各部门、各单位形成的档案材料，由本部门、本单位档案管理机构集中统一管理，不得分散保存。2.真实、准确、完整原则档案内容必须真实反映政府工作活动的实际情况，做到准确无误、完整齐全。严禁对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。3.方便利用原则档案管理应充分考虑利用需求，建立科学合理的档案管理体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则档案管理要确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密和敏感信息的档案进行妥善保管。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门本政府设立专门的档案管理部门，负责统筹协调和指导全政府的档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本政府档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管和统计本政府机关及所属各部门、各单位形成的各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、数字化处理等，建立科学的档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全政府档案工作人员的业务素质和档案意识。6.监督检查各部门、各单位的档案工作，对违反档案工作制度的行为进行纠正和处理。（二）部门档案管理人员职责各部门、各单位应指定专人负责本部门的档案管理工作，其职责如下：1.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门的档案进行分类、编号、装订等初步整理工作，并及时移交本政府档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用工作，提供必要的档案信息和服务。4.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏等情况发生。5.定期对本部门的档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本政府工作相关的文件、指示、通知等。2.本政府机关形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件等。3.本政府所属各部门、各单位上报的文件、报告、请示等。4.本政府在履行职能过程中形成的各类业务档案，如行政审批档案、行政执法档案、项目建设档案等。5.本政府组织的各类会议、活动形成的文件材料、照片、音像资料等。6.本政府工作人员在工作中形成的个人业务档案，如人事档案、培训档案、考核档案等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并优先处理，确保文件的时效性。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、剪裁、损毁等。4.对电子文件的收集，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据文件内容所涉及的部门或问题进行划分；保管期限分类按照国家规定的档案保管期限划分，一般分为永久、长期（30年）、短期（10年）。3.对纸质文件进行整理时，应去除文件上的金属物，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，保持文件页面整齐。按照分类方案进行编号、编目，编制卷内目录、备考表等。4.对电子文件进行整理时，应按照电子文件管理的相关标准和规范，进行元数据著录、分类存储等操作，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）保管场所1.本政府档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或修复，防止档案因装具问题受到损坏。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，不同年度、机构（问题）、保管期限的档案应分开存放，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。3.定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，做到账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因并报告，采取相应的补救措施。4.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。同时，应定期对电子档案进行检测和维护，确保其可读性和可用性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和辩证的分析方法，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案专业人员等组成。2.档案鉴定工作小组定期对已满保管期限的档案进行鉴定。鉴定时，应逐卷逐件地审查档案内容，根据档案的价值确定其存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等信息。《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份报本政府分管领导审批。4.经本政府分管领导批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（三）销毁档案的注意事项1.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。2.对销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，记录材料应妥善保存。3.对于涉及国家机密和敏感信息的档案，应按照国家保密规定进行特殊处理，确保信息安全。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用工作应严格遵守国家法律法规和本政府档案工作制度，确保档案利用合法合规。2.服务大局原则档案利用工作应围绕本政府中心工作，为政府决策、行政管理、社会服务等提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用范围1.本政府机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他政府部门因工作需要查阅相关档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅相关档案。4.公民、法人和其他组织因涉及自身权益等合法事由需要查阅相关档案。（三）利用手续1.本政府机关工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、年度、保管期限、查阅或借阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.上级机关、其他政府部门查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容、范围等，经档案管理部门负责人批准后办理查阅手续。3.司法机关、社会组织等查阅档案，应出具相关法律文书或证明材料，经档案管理部门负责人审核，报本政府分管领导批准后办理查阅手续。4.公民、法人和其他组织查阅档案，应提交有效身份证件和相关证明材料，说明查阅档案的用途，经档案管理部门负责人审核，报本政府分管领导批准后办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅利用者可在档案管理部门指定的查阅场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导，确保查阅工作顺利进行。查阅档案时，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应严格按照规定的借阅期限归还档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量、核对档案内容，并办理借阅登记手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案丢失、损坏等情况，借阅者应承担相应责任。（五）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、查阅或借阅档案名称、数量、用途等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。统计内容包括档案利用人次、利用档案数量、利用目的分布等。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统体系，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享利用，为政府决策、行政管理、社会服务等提供及时、准确、全面的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行全面数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立数字化档案资源库。2.档案信息化管理系统建设开发或选用适合本政府档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理，具备档案检索、借阅管理、统计分析、安全保密等功能。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，与政府内部办公系统、政务服务平台等进行对接，实现档案信息的互联互通和共享利用。同时，按照国家有关规定，做好档案信息公开工作，为社会公众提供档案信息服务。（三）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露、病毒感染等安全事件发生。2.采用先进的安全技术和设备，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，保障档案信息的安全传输和存储。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。加强对档案信息化工作人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。八、监督与检查（一）监督检查主体本政府档案管理部门负责对全政府的档案工作进行监督检查，定期或不定期对各部门、各单位的档案工作进行指导和检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节是否符合规定要求。2.档案管理机构和人员的配备情况，档案管理人员是否具备相应的业务知识和技能。3.档案库房建设和设施设备配备情况，是否满足档案保管的安全要求。4.档案信息化建设情况，档案数字化程度、信息化管理系统运行情况等。5.档案的完整、准确、系统情况，是否存在档案丢失、损坏、涂改等问题。（三）检查方式与频率1.检查方