档案制度亮点工作总结

PAGE档案制度亮点工作总结一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对公司档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.组织开展公司档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值或保密期限已满的档案，提出鉴定意见，报公司领导批准后进行销毁。7.负责对公司各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和系统。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受公司综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交公司综合管理部门集中保管。4.在工作中积极配合公司综合管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等档案。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等档案。3.公司各项规章制度、管理办法、操作规程等档案。4.公司年度工作计划、总结、统计报表等档案。5.公司各类合同、协议、订单等档案。6.公司财务报表、审计报告、税务资料等档案。7.公司项目立项、可行性研究报告、设计方案、施工图纸、竣工验收资料等档案。8.公司员工人事档案、培训档案、考核档案等。9.公司设备采购、安装、调试、维修等档案。10.公司市场营销、客户关系管理等档案。11.公司对外宣传、广告策划、活动资料等档案。12.其他与公司工作相关的各类档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案形成的时间顺序和类别，对档案进行分类整理，确保档案资料齐全、完整。3.对重要文件和资料，应及时进行备份，防止档案丢失或损坏。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类，编制档案分类目录。3.对每份档案应进行编号、编目，填写档案盒封面、盒脊和备考表等，确保档案整理规范、有序。四、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类目录进行存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房清洁卫生，防止档案霉变、虫蛀等。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对电子档案的存储环境进行监控，确保电子档案的安全。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。2.查阅档案应在指定的档案查阅室进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。查阅档案应严格按照公司规定的程序进行，查阅人员不得擅自复制、传播档案内容。4.因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等，确保档案的安全和完整。借阅期满后，应及时归还档案。（二）档案复制1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和公司综合管理部门负责人签字同意后，方可复制。2.档案复制应使用公司统一规定的复制设备和材料，确保复制件与原件内容一致。3.复制的档案应加盖公司档案专用章，并注明复制日期、份数等。（三）档案证明出具1.公司员工因工作需要出具档案证明，应填写《档案证明申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理。2.《档案证明申请表》应注明证明事项、证明用途等内容。3.公司综合管理部门应根据档案内容，如实出具档案证明，并加盖公司档案专用章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。（二）鉴定标准1.对已超过保管期限，且确无保存价值的档案，应予以销毁。2.对涉及公司机密、商业秘密等重要档案，应根据保密规定确定保管期限，未经批准不得擅自销毁。3.对虽已超过保管期限，但仍具有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案名称、文号、日期、保管期限、鉴定意见等内容。3.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由公司综合管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行全面数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、存储、检索、利用等功能。3.安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。2.档案信息系统应具备完善的用户权限管理、数据备份与恢复、日志记录与审计等功能。3.加强对档案信息化管理人员的培训，提高其业务水平和操作技能。八、监督与考核（一）监督检查1.公司综合管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立公司档案工作考核评价制度，对各部门档案工作进行年度考核评价。考核评价内容包括档案管理制度执行