行政单位档案保管制度

PAGE行政单位档案保管制度一、总则（一）目的为加强行政单位档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则行政单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实性原则档案应如实反映行政单位的工作活动和历史面貌，确保档案内容的真实性、准确性和完整性。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案信息的安全。4.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立健全档案检索体系和利用制度，为行政单位的各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置本行政单位设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本行政单位档案管理的规章制度和业务规范。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本行政单位的各类档案，确保档案的完整、安全和有效利用。3.指导和监督本行政单位各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.参与本行政单位重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。6.定期向上级档案管理部门报送档案工作情况，接受上级部门的业务指导和监督检查。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类档案包括行政单位的各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务工作类档案包括行政单位在履行职能过程中形成的各类业务文件、合同协议、项目资料、技术文件、业务报表等。3.特殊载体类档案包括照片、录音、录像、光盘、磁盘等电子档案，以及印章、证书、奖杯等实物档案。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集应遵循全面、系统、真实的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保档案资料的质量。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。（四）档案整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”为单位进行装订、编目和装盒。2.业务档案整理根据业务特点和档案管理要求，制定相应的分类方案，对业务档案进行分类整理。3.特殊载体档案整理对照片、录音、录像等电子档案，应按照相关标准进行整理和存储；对实物档案，应进行登记造册，妥善保管。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案存储介质管理1.对电子档案应采用安全可靠的存储介质进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。2.根据电子档案的重要性和保存期限，确定不同的备份策略和存储地点。3.对存储介质应进行标识和管理，建立存储介质使用登记制度，确保存储介质的安全和可追溯性。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本行政单位的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）档案鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.根据档案的保管期限表，确定档案的保管期限。3.对超过保管期限的档案进行鉴定，区分永久保存、定期保存和销毁的档案。（四）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.报经本行政单位负责人批准后，编制档案销毁清册。3.档案销毁清册应包括档案的题名、文号、日期、保管期限、数量等内容，并由档案鉴定小组成员签字确认。4.按照规定的程序进行档案销毁，销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。5.档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的统计与利用（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案管理人员应定期编制档案统计报表，及时向上级档案管理部门和本行政单位领导报送档案统计信息。3.档案统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。（二）档案利用1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序和审批权限。2.档案管理部门应积极为行政单位的各项工作提供档案信息服务，根据利用者的需求，及时、准确地提供档案资料。3.对档案利用情况应进行登记，记录利用者的姓名、单位、利用时间、利用目的、利用档案的名称和数量等信息。4.加强档案利用过程中的保密工作，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息的泄露。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理效率和服务水平，为行政单位的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息资源的开发利用，充分发挥档案在行政管理、决策支持、历史研究等方面的作用。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案、照片、录音、录像等档案资料进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合本行政单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在行政单位内部的共享和交换，提高档案信息的利用效率。（三）档案信息化管理要求1.加强档案信息化安全管理，采取必要的安全防护措施，防止档案信息的泄露、篡改