保密工作档案移交制度

PAGE保密工作档案移交制度一、总则（一）目的为加强公司保密工作档案管理，规范档案移交行为，确保公司保密信息的安全与完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在保密工作档案形成、整理、保管、移交等过程中的管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关保密法律法规及行业标准，确保档案移交工作合法合规。2.安全保密原则：在档案移交过程中，采取有效措施保障保密信息的安全，防止信息泄露。3.完整准确原则：保证移交的档案内容完整、准确，能够真实反映公司保密工作实际情况。4.及时规范原则：档案形成部门应按照规定及时整理、移交档案，确保档案管理工作的规范化、制度化。二、档案移交责任主体（一）档案形成部门公司各部门负责本部门保密工作档案的收集、整理、立卷和初步审查，确保档案内容真实、准确、完整，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。（二）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责接收、保管、整理和提供利用各部门移交的保密工作档案。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，具备相应的保密知识和技能，确保档案管理工作的质量。（三）移交责任人各部门应指定专人作为档案移交责任人，负责与档案管理部门进行档案移交的具体沟通和操作。移交责任人应熟悉本部门保密工作档案情况，严格按照制度要求办理移交手续。三、档案移交范围（一）文件资料1.涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等保密内容的各类文件、通知、报告、合同、协议等。2.公司内部制定的保密制度、规定、流程等文件。3.与外部机构签订的保密协议、合作协议等相关文件。（二）会议记录1.涉及公司保密事项的各类会议记录、纪要，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议等。2.重要业务会议中关于保密工作的讨论记录和决策文件。（三）工作记录1.员工在工作过程中形成的涉及保密信息的工作笔记、工作日志、业务报表等。2.项目执行过程中与保密相关的工作记录，如项目计划、进度报告、技术文档等。（四）电子数据1.存储在计算机、服务器、移动存储设备等载体上的涉及公司保密信息的电子文件、数据表格、数据库等。2.电子邮件中包含公司保密内容的往来邮件。（五）其他资料1.公司组织的涉及保密工作的培训资料、宣传资料等。2.与保密工作相关的照片、影像资料等。四、档案移交流程（一）档案整理1.档案形成部门在档案移交前，应按照档案管理的要求，对本部门的保密工作档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案资料齐全、完整、有序。2.整理后的档案应编制详细的档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和管理。（二）初步审查1.档案形成部门在整理完成后，应对档案进行初步审查，检查档案内容是否符合保密要求，是否存在敏感信息未妥善处理的情况。2.对于涉及重要保密事项的档案资料，应进行重点审查，确保档案内容准确无误，不涉及任何可能导致信息泄露的风险。（三）移交申请1.档案形成部门完成档案整理和初步审查后，填写《保密工作档案移交申请表》，详细说明移交档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并提交给档案管理部门。2.《保密工作档案移交申请表》应经部门负责人签字确认，确保移交申请的真实性和准确性。（四）接收审核1.档案管理部门收到《保密工作档案移交申请表》后，对移交申请进行审核，检查申请资料是否齐全、规范，档案移交范围是否符合本制度要求。2.审核通过后，档案管理部门安排专人与档案形成部门的移交责任人进行对接，确定档案移交的具体时间、地点和方式。（五）档案移交1.档案形成部门按照约定的时间和方式，将整理好的保密工作档案移交给档案管理部门。移交过程中，双方应办理详细的交接手续，填写《保密工作档案移交清单》，注明档案名称、数量、编号等信息，并由双方移交责任人签字确认。2.对于电子数据档案，应采用安全可靠的方式进行传输，并确保数据的完整性和保密性。移交责任人应向档案管理部门提供电子数据的存储介质，并协助进行数据导入和验证工作。（六）档案验收1.档案管理部门接收档案后，对移交的档案进行验收，检查档案的数量、内容、整理质量等是否符合要求。2.如发现档案存在问题或不符合要求的情况，档案管理部门应及时与档案形成部门沟通，要求其限期整改或补充完善相关档案资料。（七）入库保管1.经验收合格的保密工作档案，由档案管理部门按照档案保管期限和分类要求，进行入库保管。档案应存放在专门的保密档案库房，确保档案的安全存储。2.档案管理部门应建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息，便于对档案进行跟踪和管理。五、档案保管期限（一）确定原则保密工作档案的保管期限应根据档案的重要性、敏感性以及对公司的影响程度等因素进行确定，确保档案在规定的期限内能够为公司的保密工作提供有效支持。（二）具体期限分类1.长期保管档案涉及公司核心商业秘密、关键技术秘密等重要保密信息的档案，保管期限为[X]年。公司与重要客户签订的长期保密协议、合作协议等档案，保管期限为协议有效期届满后[X]年。2.中期保管档案一般性的保密制度、规定、流程等文件，保管期限为[X]年。涉及公司重要业务项目的阶段性保密工作记录，保管期限为项目结束后[X]年。3.短期保管档案临时性的保密工作文件、通知等，保管期限为[X]年。员工在日常工作中形成的一般性保密工作笔记、报表等，保管期限为[X]年。（三）保管期限调整1.随着公司业务发展和保密工作要求的变化，档案管理部门可根据实际情况对档案保管期限进行适时调整。调整后的保管期限应及时通知相关部门，并在档案管理系统中进行更新。2.对于保管期限届满的档案，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全处理。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅保密工作档案的，应填写《保密工作档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，并经所在部门负责人审批。2.涉及重要保密事项的档案查阅申请，需经公司保密工作领导小组审批后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司保密工作档案的，必须经过公司严格的审批程序，并签订保密协议，明确查阅范围、期限和保密责任。（二）查阅流程1.查阅申请人提交《保密工作档案查阅申请表》后，档案管理部门对申请进行审核，符合查阅权限和要求的，安排专人陪同查阅，并在指定的查阅场所进行查阅。2.查阅过程中，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需复制档案资料，应按照规定办理相关手续，经档案管理部门负责人批准后方可复制。（三）利用限制1.保密工作档案的利用应仅限于公司内部工作需要，不得用于任何与公司利益相悖或可能导致保密信息泄露的用途。2.未经公司书面授权，任何单位和个人不得将公司保密工作档案提供给第三方使用或公开披露。七、档案保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识和技能。2.档案库房应具备完善的安全保密设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设备，确保档案的安全存储。3.对档案的查阅、借阅、复制等操作应进行严格的登记和监控，防止档案信息在流转过程中被泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对存储电子数据的设备应进行定期备份，防止数据丢失。2.加强对档案存储介质的管理，严格控制存储介质的使用和流转，确保存储介质的安全。对报废的存储介质应进行安全处理，防止数据恢复和泄露。3.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件时的应急处置措施，确保档案信息的安全。八、档案销毁（一）销毁条件1.保密工作档案保管期限届满，且经过鉴定确认不再具有保存价值的，应进行销毁处理。2.因公司业务调整、机构变更等原因，导致某些保密工作档案失去使用价值的，可按照规定进行销毁。3.档案在保管过程中出现损坏、变质等情况，无法继续保存的，经审批后可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《保密工作档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并提交公司保密工作领导小组审批。2.经审批同意后，档案管理部门安排专人负责档案销毁工作。销毁过程应在公司内部指定的安全场所进行，确保销毁彻底、安全。3.档案销毁时，应进行现场监督，并由销毁人员和监督人员在《保密工作档案销毁清单》上签字确认。销毁清单应长期保存，以备查阅。（三）特殊情况处理1.对于涉及国家秘密或重要商业秘密的档案，销毁前应按照国家有关规定进行特殊处理，确保信息安全。2.销毁后的档案存储介质应进行粉碎、消磁等处理，防止数据恢复和泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.公司保密工作领导小组负责对各部门保密工作档案移交制度的执行情况进行定期监督检查，确保制度的有效落实。2.档案管理部门应加强对档案移交、保管、查阅、销毁等环节的日常监督管理，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核机制1.将保密工作档案管理纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员在档案移交、保管、利用等方面的工